Flow Chart (Sơ đồ luồng) là một công cụ mạnh mẽ giúp trực quan hóa các quy trình và hệ thống phức tạp. Bằng cách sử dụng các ký hiệu đơn giản và dễ hiểu, Flow Chart giúp phân tích, tối ưu hóa và quản lý quy trình một cách hiệu quả. Xem ngay bài viết của Viindoo để hiểu thêm về Flowchart nhé!
Sơ lược về công cụ Flow Chart
Flow Chart hay còn gọi là lưu đồ là một công cụ trực quan hóa quy trình bằng cách sử dụng các ký hiệu đồ họa để mô tả các bước trong một quy trình. Cụ thể:
Flow Chart là gì?
Flow Chart là một sơ đồ minh họa các bước hoặc quy trình theo trình tự từ đầu đến cuối. Mỗi bước trong quy trình được biểu diễn bằng một hình dạng nhất định. Chúng liên kết với nhau thông qua các đường thẳng hoặc mũi tên, thể hiện dòng chảy và mối quan hệ giữa các bước trong quy trình đó. Sở hữu một Flow Chart trong tay, bất cứ ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt cách thức hoạt động của một quy trình phức tạp. Đây chính là sức mạnh của việc biến các quy trình thành “bản đồ hành động trên giấy”.
Flow Chart hay còn gọi là lưu đồ
Lợi ích của Flow Chart
Trong môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc trình bày và triển khai ý tưởng cho các dự án là một phần không thể thiếu. Vì vậy, việc sử dụng Flow Chart trở nên cực kỳ hữu ích và tiện lợi khi cần đưa ra quyết định hoặc thuyết trình. Flow Chart đã trở thành công cụ phổ biến trong nhiều công việc và lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là hai lợi ích thực tế mà công cụ này mang lại:
- Dễ dàng hiểu và theo dõi: Flow Chart cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình, giúp người dùng dễ dàng theo dõi các bước thực hiện.
- Tối ưu hóa quy trình: Bằng cách phân tích sơ đồ, người dùng có thể xác định các điểm nghẽn hoặc chỗ cần cải tiến trong quy trình.
- Giao tiếp hiệu quả: Flow Chart giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và trực quan, hỗ trợ việc thảo luận và ra quyết định trong nhóm.
- Hỗ trợ đào tạo: Giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và làm quen với quy trình công việc của công ty.
Khi nào nên sử dụng Flow Chart
Flow Chart là công cụ hữu ích khi bạn cần:
- Phân tích và thiết kế quy trình: Giúp cải thiện hoặc tối ưu hóa một quy trình hiện có.
- Ghi lại các bước thực hiện: Tạo tài liệu hướng dẫn hoặc quy trình làm việc.
- Giải thích quy trình cho người khác: Giúp các bên liên quan hiểu rõ quy trình làm việc.
- Quản lý dự án: Theo dõi tiến độ và kiểm soát quy trình thực hiện dự án.
Ký hiệu và quy tắc khi vẽ sơ đồ Flow Chart
Có hàng chục ký hiệu để biểu thị các điều kiện khác nhau trong một quy trình, nhưng đối với các quy trình đơn giản trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn chỉ cần tập trung vào một số ký hiệu phổ biến nhất dưới đây:
- Hình chữ nhật: Đại diện cho các bước hoặc nhiệm vụ trong quy trình.
- Hình thoi: Biểu thị các điểm quyết định hoặc điều kiện cần lựa chọn.
- Hình bầu dục: Biểu thị điểm bắt đầu hoặc kết thúc của quy trình.
- Hình bình hành: Đại diện cho dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra.
- Mũi tên: Chỉ hướng đi hoặc mối liên kết giữa các bước.
Ký hiệu trong Flow Chart
Khi đọc hoặc tạo Flow Chart, bạn cần tuân thủ một số quy tắc sau:
- Hiển thị luồng quy trình từ trái qua phải và từ trên xuống dưới.
- Vẽ mũi tên trả về ở phía dưới để tránh chồng chéo các đường chỉ.
- Duy trì khoảng cách đồng nhất và thẳng hàng giữa các bước.
- Sử dụng ký hiệu chuẩn (ví dụ: hình chữ nhật cho bước bình thường, hình thoi cho quyết định, elip cho điểm bắt đầu hoặc kết thúc) và đảm bảo tính nhất quán trong thiết kế (màu sắc, hình dạng).
- Màu sắc có thể làm nổi bật các yếu tố quan trọng, nhưng hãy đảm bảo không ảnh hưởng đến tính nhất quán và khả năng đọc của biểu đồ. .
- Để giữ cho Flow Chart dễ theo dõi, hãy cố gắng giữ kích thước lưu đồ trong một trang.
Đối với các quy trình phức tạp, chia nhỏ thành nhiều lưu đồ sẽ giúp việc theo dõi và kiểm soát dễ dàng hơn.
Các bước vẽ sơ đồ Flow Chart đúng chuẩn
Thoạt nhìn, vẽ Flow Chart có vẻ đơn giản với chỉ vài hình khối và mũi tên. Tuy nhiên, việc tạo ra một Flow Chart chính xác và logic là thách thức lớn, đặc biệt khi các doanh nghiệp có nhiều quy trình liên kết phức tạp.
Các bước vẽ sơ đồ Flow Chart đúng chuẩn
Xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi của quy trình
Để xác định nhu cầu và mục đích, hãy tự hỏi:
- Khó khăn gặp phải khi chưa có quy trình là gì?
- Quy trình được viết ra nhằm giải quyết vấn đề nào?
- Quy trình sẽ giúp tối ưu hóa điều gì?
- Lợi ích nào sẽ được mang lại khi áp dụng quy trình này?
Để xác định phạm vi, hãy cân nhắc:
- Quy trình áp dụng cho một chi nhánh hay toàn bộ hệ thống?
- Nó sẽ được thực hiện trong một bộ phận hay trên toàn công ty?
- Khi nào quy trình sẽ được áp dụng và hiệu lực trong bao lâu?
Hiểu rõ nhu cầu, mục đích, và phạm vi giúp bạn xác định được đầu ra mong muốn của Flow Chart, từ đó tạo ra một Flow Chart có giá trị thực tiễn cao nhất.
Liệt kê đầu vào, đầu ra của quy trình, công việc cần thực hiện
Một quy trình luôn có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng và việc xác định hai điểm này sẽ giúp bạn làm rõ phạm vi của Flow Chart. Ví dụ, trong quy trình đặt hàng, điểm khởi đầu có thể là yêu cầu đặt hàng của khách hàng còn điểm kết thúc có thể là ký kết hợp đồng hoặc thanh toán trước.
Trong nhiều trường hợp, đầu ra của một quy trình có thể trở thành đầu vào của quy trình tiếp theo. Chẳng hạn, sau khi khách hàng ký hợp đồng, quy trình sẽ chuyển sang giai đoạn thiết kế, với đầu vào là yêu cầu của khách và đầu ra là bản mẫu.
Sau khi xác định được điểm bắt đầu và kết thúc, bạn có thể điền dần các bước ở giữa. Hãy tự hỏi: Bước tiếp theo là gì? Có cần xác nhận hoặc kiểm tra trước khi chuyển sang bước tiếp theo không?
Một lời khuyên hữu ích là hãy nghiên cứu tất cả các tài liệu hiện có liên quan đến quy trình này, hoặc trao đổi trực tiếp với những người đang thực hiện nó. Tốt nhất là nếu bạn có thể tham gia và trải nghiệm từng bước trong quy trình để đánh giá mức độ khả thi của từng giai đoạn. Đôi khi, việc ở vị trí quản lý quá lâu có thể khiến bạn xa rời thực tế vận hành của nhân sự.
Trong khi liệt kê các bước, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Kết quả cuối cùng của quá trình này thường sẽ là một bản mô tả chi tiết bằng chữ các bước của quy trình.
Xác định những người tham gia vào quy trình
Thông thường, có hai nhóm đối tượng tham gia vào quy trình: nhóm bên ngoài và nhóm bên trong doanh nghiệp.
Nhóm bên ngoài bao gồm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, và cơ quan chức năng. Vì Flow Chart thường phục vụ cho nội bộ, nên bạn nên loại bỏ các bước trung gian do đối tượng bên ngoài thực hiện để quy trình trở nên ngắn gọn và rõ ràng hơn, đặc biệt về trách nhiệm nội bộ.
Đối với nhóm bên trong doanh nghiệp, cần xác định rõ:
- Ai là người thực thi chính của bước này?
- Ai là người giám sát, kiểm tra?
- Ai đóng vai trò hỗ trợ?
- Ai chịu trách nhiệm hoàn thành công việc ở bước này?
Trong một số trường hợp, một bước có thể không được giao cho một cá nhân cụ thể mà cho cả phòng ban. Khi đó, người quản lý phòng ban chịu trách nhiệm chính, và nhân viên trong bộ phận sẽ thực hiện.
Khi xác định rõ các vai trò nội bộ, hãy chỉ đưa vào Flow Chart thông tin về người thực hiện và người chịu trách nhiệm hoàn thành. Nhóm giám sát hoặc hỗ trợ có thể được lược bỏ để tránh làm cho Flow Chart trở nên phức tạp không cần thiết.
Phân loại theo các quy tắc, ký hiệu và tiến hành vẽ
Sau khi liệt kê tất cả các giai đoạn của quy trình, đã đến lúc phân loại chúng theo các ký hiệu tương ứng. Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về ký hiệu đã được đề cập trước đó để không vi phạm các nguyên tắc quy trình.
Khi tất cả các bước chuẩn bị đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu vẽ bản nháp Flow Chart đầu tiên. Bạn có thể làm việc này thủ công bằng bút và giấy hoặc sử dụng các ứng dụng chuyên dụng để việc vẽ lưu đồ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Kiểm tra lại sau khi vẽ
Xem xét và rà soát lại sơ đồ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Kiểm tra các đường kết nối và mối quan hệ giữa các bước để đảm bảo không có lỗi sai hoặc thiếu sót.
Tiếp theo, hãy tổ chức một cuộc họp để thảo luận về Flow Chart với những người tham gia vào quy trình nhằm thu thập ý kiến và phản hồi của họ.
Cuối cùng, một trong những lợi ích của Flow Chart là cho phép bạn xác định các bước không cần thiết hoặc quá phức tạp trong quá trình rà soát, từ đó đưa ra các giải pháp để tối ưu hóa quy trình.
Các ví dụ minh họa về sơ đồ Flow Chart
Dưới đây là một số ví dụ thực tế về lợi ích mà Flow Chart mang lại cho doanh nghiệp trong công việc:
Thiết lập quy trình onboarding cho nhân viên mới
Khi gia nhập công ty, mọi nhân sự mới đều cần làm quen với văn hóa, cơ cấu tổ chức, và quy trình công việc. Việc thiết lập quy trình onboarding là vô cùng cần thiết trong trường hợp này. Mỗi công ty có thể có một Flow Chart riêng, nhưng thường bao gồm các bước cơ bản sau:
1. Nhân viên mới nộp đầy đủ hồ sơ và giấy tờ theo yêu cầu.
2. Bộ phận nhân sự kiểm tra hồ sơ và thông báo nếu cần bổ sung hoặc chỉnh sửa.
3. Nhân viên HR giới thiệu về cấu trúc và quy trình của công ty.
4. Bàn giao trang thiết bị làm việc, đồng phục, mã chấm công, email, và các công cụ cần thiết khác.
Quy trình Onboard nhân viên mới
Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn, giấy tờ
Hàng ngày, các bộ phận trong công ty phải xử lý nhiều công văn cần được phê duyệt. Quá trình này dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn, hoặc thậm chí bỏ sót.
Do đó, cần có một Flow Chart chi tiết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là các bước cơ bản:
- Công văn được gửi đi để phê duyệt.
- Nếu công văn không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ; nếu cần chỉnh sửa, người làm công văn sẽ thực hiện.
- Lưu trữ công văn cuối cùng trong một thư mục quy định sẵn.
- Gửi email xác nhận phê duyệt thành công đến người gửi để hoàn tất quy trình.
Quy trình duyệt công văn, hồ sơ
So Sánh Flow Chart và Business Process Model and Notation
Business Process Model and Notation (BPMN) là một chuẩn quốc tế để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. BPMN cung cấp một ngôn ngữ đồ họa để biểu diễn các bước của quy trình kinh doanh dưới dạng một sơ đồ dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan, từ các nhà phân tích kinh doanh cho đến các nhà phát triển kỹ thuật. BPMN giúp đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh được mô tả một cách nhất quán và có thể được thực hiện, phân tích và tối ưu hóa.
Bảng so sánh giữa Flowchart và BPMN
Tính năng | Flowchart | BPMN |
Mục đích | Mô tả các thuật toán, quy trình đơn giản, các phần nhỏ của một quy trình lớn. | Mô hình hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, bao gồm các yếu tố tổ chức, thông tin và hệ thống. |
Ký hiệu | Sử dụng các ký hiệu cơ bản như hình chữ nhật, mũi tên, hình thoi. | Có một tập hợp các ký hiệu chuẩn hóa, bao gồm các ký hiệu đặc biệt để biểu diễn các hoạt động, sự kiện, gateways. |
Phạm vi | Thường tập trung vào các bước xử lý và logic. | Có thể mô tả toàn bộ quy trình kinh doanh, bao gồm cả các yếu tố tổ chức, thông tin và hệ thống. |
Độ phức tạp | Thường đơn giản hơn và dễ hiểu hơn. | Có thể trở nên phức tạp khi mô hình hóa các quy trình lớn và phức tạp. |
Ứng dụng | Phù hợp cho các quy trình đơn giản, các thuật toán. | Phù hợp cho các quy trình kinh doanh phức tạp, các dự án cải tiến quy trình. |
Các câu hỏi thường gặp
Mỗi hình dạng trong Flow Chart đều có ý nghĩa riêng. Hình chữ nhật biểu diễn các bước thực hiện, hình thoi biểu thị các điểm quyết định, hình bầu dục thể hiện điểm bắt đầu hoặc kết thúc, và hình bình hành đại diện cho dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra.
- Sử dụng ký hiệu chuẩn: Đảm bảo sử dụng các ký hiệu đã được tiêu chuẩn hóa để mọi người đều có thể hiểu được.
- Đơn giản hóa quy trình: Tránh vẽ quá nhiều chi tiết phức tạp để giữ cho sơ đồ dễ hiểu.
- Sắp xếp theo thứ tự logic: Sắp xếp các bước theo thứ tự thực hiện từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới.
- Sử dụng ký hiệu đúng cách: Sử dụng đúng ký hiệu cho từng loại bước trong quy trình.
- Tránh chồng chéo: Đảm bảo các đường kết nối không chồng chéo để giữ sơ đồ rõ ràng.
- Kiểm tra tính logic: Đảm bảo mọi bước đều có mối liên hệ logic và không có bước nào bị bỏ sót.
- Rà soát quy trình: Kiểm tra lại từng bước trong quy trình để đảm bảo không có lỗi sai.
- Xin ý kiến từ người khác: Nhờ đồng nghiệp hoặc người có chuyên môn rà soát lại sơ đồ.
- Thử nghiệm quy trình: Áp dụng sơ đồ vào thực tế để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả.
Flow Chart là một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa quy trình và tối ưu hóa hoạt động trong nhiều lĩnh vực. Việc hiểu rõ và ứng dụng hiệu quả Flow Chart không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn nâng cao chất lượng giao tiếp và phối hợp trong tổ chức. Hy vọng với những thông tin mà Viindoo để được trải nghiệm những lợi ích mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp của bạn!