Slack là gì? Mẹo sử dụng Slack đơn giản và hiệu quả

Phần mềm Slack là gì?

Slack là dịch vụ nhắn tin trực tuyến và phần mềm quản lý công việc nhóm doanh nghiệp sử dụng nội bộ. Ứng dụng Slack có chức năng tạo ra một nền tảng trực tuyến, qua đó, các cá nhân trong tổ chức có thể dễ dàng giao tiếp và kết nối với nhau. Phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng gửi tin nhắn và chia sẻ các báo cáo, tài liệu, file hình ảnh,… một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Internet Relay Chat (IRC). Có thể nói IRC và Slack có chức năng tương tự nhau. Doanh nghiệp có thể xây dựng phòng chat theo nhóm, phòng ban trong tổ chức. Các chức năng sẽ được tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng.

Xem thêm: Phần mềm giao việc

Slack được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng vì những tính năng tuyệt vời mà nó mang lại. Nhờ công cụ này, các hoạt động giao tiếp trong tổ chức sẽ diễn ra suôn sẻ và mạch lạc hơn. Ngoài ra, thông tin giữa các phòng ban cũng sẽ được truyền tải nhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc.

Một số tính năng đặc biệt của Slack bao gồm:

• Tự động nhắc nhở: Đối với nhân viên văn phòng bận rộn thì đây là chức năng tiện dụng. Slack cho phép người dùng đặt thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ. Khi đến hạn, phần mềm nhắc nhở sẽ đưa ra thông báo. Điều này sẽ đảm bảo các nhiệm vụ được giải quyết theo trình tự, đạt hiệu suất cao.
• Ghim tin nhắn: Khi doanh nghiệp có thông tin quan trọng cần chuyển đi, ứng dụng sẽ hỗ trợ ghim tin nhắn để đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm đều có thể truy cập được thông báo.
• Chủ đề: Ứng dụng sẽ có chủ đề mặc định là màu tím. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể thay đổi màu sắc của cuộc trò chuyện để tạo sự mới mẻ. Ngoài ra, tính năng này sẽ phân biệt các nhóm làm việc với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm.
• Chỉnh sửa tin nhắn: Nếu người dùng cung cấp thông tin không chính xác, rất tiếc, bạn cũng đừng quá lo lắng. Slack cho phép chỉnh sửa tin nhắn ngay cả khi chúng đã được gửi đi. Doanh nghiệp cần click vào bánh răng cưa và trực tiếp chỉnh sửa nội dung gốc.
• Liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác: Phần mềm Slack cho phép lưu trữ dữ liệu lên tới 5GB, tương đương 10.000 tin nhắn. Ứng dụng còn hỗ trợ lưu tài liệu trên các nền tảng khác như Google Drive Drive, Dropbox, GitHub,… Tính năng này sẽ đáp ứng tối đa nhu cầu lưu trữ thông tin của doanh nghiệp.
• Emoji: Các biểu tượng trong Slack sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên vui vẻ và thoải mái hơn. Người dùng hoàn toàn có thể tự tạo những biểu tượng cảm xúc độc đáo của mình.
• Thư mục nhóm: Slack sẽ cung cấp cho người dùng thông tin đầy đủ về chức danh và vị trí của các đồng đội khác trong nhóm.

Xem thêm: Microsoft teams là gì?

Cách đơn giản và dễ dàng để sử dụng Slack

Sau khi đã hiểu cơ bản về Slack là gì , doanh nghiệp cũng cần biết cách sử dụng phần mềm này trong các hoạt động của tổ chức mình. Các tính năng của Slack đều cực kỳ trực quan và dễ hiểu. Người dùng hoàn toàn có thể tạo kênh chat riêng mà không tốn nhiều thời gian.

Tổng hợp các lệnh cơ bản trong Slack

Các lệnh trong ứng dụng Slack sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình kinh doanh. Việc nắm bắt được từng lệnh cũng như chức năng, cách sử dụng sẽ giúp cho hoạt động của phần mềm diễn ra suôn sẻ hơn. Dưới đây là danh sách các lệnh nổi bật nhất trong Slack:

• @channel: Channel còn được gọi là "phòng thảo luận" trên Slack. Lệnh này sẽ nhóm các thành viên theo các phòng ban và công việc khác nhau. Người dùng có thể gửi tin nhắn tới mọi người trong kênh bằng cách gõ @channel rồi thêm nội dung tin nhắn. Tuy nhiên, hãy cân nhắc tính riêng tư của thông tin khi sử dụng lệnh này. Đôi khi, không phải tất cả thành viên trong nhóm đều tham gia vào việc gửi tin nhắn.
• @username: Lệnh này dùng để gắn thẻ một thành viên nào đó trong nhóm. Ví dụ: khi người dùng muốn trao đổi thông tin với một người tên Mai thì nhập @Mai kèm theo nội dung tin nhắn.
• @here: Lệnh này có chức năng giống như @channel. Tuy nhiên, khi sử dụng lệnh @here, tin nhắn công việc sẽ chỉ được gửi tới những người hiện đang trực tuyến.
• DM: Khi nội dung tin nhắn ở chế độ riêng tư, người dùng có thể chọn gửi tin nhắn đến một cá nhân cụ thể bằng DM.
• Nhóm riêng tư: Không giống như Kênh, trong Nhóm riêng tư, tin nhắn sẽ chỉ được trao đổi giữa một nhóm người nhất định. Điều này hỗ trợ bảo mật thông tin quan trọng trong tổ chức.
• /nhún vai: Lệnh này sẽ thêm \_(ツ)_/¯ vào tin nhắn đã gửi.
• /open: Lệnh này sẽ mở một phòng thảo luận mới.
• /leave: Lệnh này đề cập đến việc rời khỏi Kênh.
• /collapse: Khi sử dụng lệnh này, tất cả các file và hình ảnh gif thông thường trên kênh sẽ bị ẩn.

>>>> Xem thêm: Quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Các cách tạo thêm Kênh

Việc thêm Kênh mới vào Slack có mục đích chính là mở ra cuộc trò chuyện và kết nối mọi người lại với nhau. Thao tác tạo phòng thảo luận trên phần mềm cũng vô cùng đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trong menu bên trái nền tảng Slack, nhấp vào Thêm kênh rồi nhấp vào Tạo kênh.

Bước 2: Tiến hành đặt tên cho Kênh vừa tạo ở phần Tên. Người dùng có thể mô tả kênh tại Description. Chọn Đặt ở chế độ riêng tư nếu doanh nghiệp muốn tạo Kênh riêng tư. Cuối cùng, nhấp vào Tạo.

Bước 3: Mời thành viên bằng cách nhập email của thành viên, sau đó nhấn Thêm.

Sau khi hiểu Slack là gì , người dùng có thể đã biết ứng dụng này mang lại cho họ rất nhiều lợi ích. Các tùy chọn tùy chỉnh trong Slack tạo ra một kênh liên lạc phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Người dùng có thể cá nhân hóa nền tảng Slack bằng cách:

Bước 1: Click vào Channel mà bạn muốn tùy chỉnh, sau đó chọn biểu tượng i .

Bước 2: Nhấn Add để thêm thành viên. Tiếp theo các bạn chọn More, màn hình sẽ hiển thị các cài đặt sau:

• Thông báo kênh: Chọn thông báo xuất hiện trong kênh trò chuyện.
• Tắt tiếng: Tắt tiếng cuộc trò chuyện.
• Đổi tên kênh.
• Chuyển đến ngày.
• Thêm ứng dụng .
• Tùy chọn bổ sung.
• Quản lý quyền đăng bài.

Đôi khi, người dùng sẽ muốn nhắn tin cho một thành viên cụ thể. Vì nội dung thông tin là riêng tư nên việc gửi thông tin đó đến Kênh là không phù hợp. Hiểu được điều này, Slack hỗ trợ gửi tin nhắn riêng tư một cách dễ dàng. Trong phần Tin nhắn trực tiếp, bạn chỉ cần nhấn vào tên người nhận, sau đó soạn và gửi tin nhắn trong khung trò chuyện.

Trong một nhóm, thông tin được truyền đi giữa nhiều người khác nhau, gây nên nguồn thông tin phức tạp. Phần mềm Slack còn có tính năng hỗ trợ tìm tin nhắn, tài khoản đồng nghiệp khi cần. Thao tác cực kỳ đơn giản. Người dùng chỉ gõ nội dung muốn tìm vào thanh tìm kiếm, sau đó kết quả sẽ hiện ra ngay lập tức.

Như thông tin đã đề cập ở trên, phần mềm có chức năng chỉnh sửa tin nhắn rất tiện lợi. Người dùng có thể sử dụng các tùy chọn khác nhau cho tin nhắn như sửa chữa, xóa vĩnh viễn hoặc ghim tin nhắn. Để thực hiện việc này, chỉ cần trỏ vào tin nhắn, nhấp vào ba dấu chấm, chọn Chỉnh sửa tin nhắn, Xóa tin nhắn và Ghim vào cuộc trò chuyện này.

Đôi khi, các thành viên của doanh nghiệp được thêm vào nhiều nhóm khác nhau khiến họ cảm thấy bối rối. Trong trường hợp này, việc tùy chỉnh thông báo sẽ cực kỳ hữu ích. Người dùng chỉ cần nhấn chuột phải vào một Kênh nào đó, sau đó chọn Thông báo kênh.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ có những dự án tạm thời, ngắn hạn. Sau khi hoàn tất, cuộc trò chuyện nhóm giữa các cá nhân trong dự án sẽ không còn tồn tại. Lúc này một số thành viên trong nhóm muốn rời khỏi kênh để tránh nhận những thông báo không liên quan. Người dùng có thể nhấn chuột phải vào Kênh muốn rời rồi chọn Rời khỏi kênh.

Slack cho phép người dùng thêm Emoji mà họ muốn vào cuộc trò chuyện. Thậm chí, các thành viên còn có thể thiết kế những biểu tượng thú vị của riêng mình. Để chèn Biểu tượng cảm xúc, chỉ cần đặt chuột lên tin nhắn, sau đó chọn biểu tượng răng cưa ở khung bên phải và thêm biểu tượng cảm xúc phù hợp.

Tùy chỉnh chủ đề của Slack

Việc thay đổi Chủ đề của Kênh sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn. Việc tùy chỉnh Theme trên ứng dụng Slack cũng vô cùng đơn giản. Trên Menu Tùy chọn, người dùng chỉ cần chọn thanh chủ đề (chủ đề thanh bên) rồi sử dụng Chủ đề được cung cấp hoặc nhấp vào Tùy chỉnh ở góc dưới cùng để thiết kế một chủ đề riêng.

Ngoài Slack, doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp trao đổi, liên lạc thông tin trong nội bộ doanh nghiệp với Viindoo Discussion. Có thể nói, Viindoo Discussion là nền tảng “mạng xã hội nội bộ” dành riêng cho doanh nghiệp với những tính năng, ưu điểm vượt trội.

Tính năng nổi bật nhất của Viindoo Discussion chính là việc tích hợp giao diện trao đổi công việc và khung chat trên tất cả các phần mềm trong hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp Viindoo. Nhân viên khi thực hiện bất kỳ công việc nào - từ việc tạo đơn mua hàng, đơn bán hàng, thanh toán, hoá đơn,… đều có thể trao đổi trực tiếp tại giao diện quản lý công việc, nhiệm vụ đó. Người dùng cũng có thể gửi email trực tiếp tới khách hàng ngay từ chính giao diện phần mềm. Nhờ đó, mọi trao đổi công việc đều được tập trung, không rải rác hay bỏ sót trên nhiều mạng xã hội.

Ngoài ra, Viindoo Discussion còn có các tính năng khác như:

• Tạo các kênh trò chuyện, phòng ban, dự án và đặt quyền riêng tư hoặc công khai
• Thêm biểu tượng cảm xúc vào tin nhắn, đính kèm tài liệu, hình ảnh, tin nhắn một cách dễ dàng, v.v.
• Kết hợp với ứng dụng quản lý tác vụ Viindoo Project để tối ưu hiệu suất công việc.
• Và rất nhiều tính năng khác đang chờ doanh nghiệp trải nghiệm chỉ với 8$/người dùng/tháng.