Trello là gì? Có phải trả phí không? Hướng dẫn sử dụng Trello hiệu quả

Sau khi đã hiểu chương trình phần mềm quản lý Trello là gì, câu hỏi tiếp theo là cấu tạo các thành phần bên trong của phần mềm này như thế nào?

• Thẻ:

Card là thẻ thông tin chứa trong Title (tiêu đề) và Description (mô tả) có nhiệm vụ lưu trữ tác phẩm. Thẻ sẽ hỗ trợ ghi Nhiệm vụ, Tính năng (tính năng sản phẩm) và Câu hỏi (câu hỏi), bằng Checklist. Thông qua đó, doanh nghiệp chia nhỏ các công việc phù hợp nhất.

• Danh sách:

Đây là danh sách các Thẻ có cùng điều kiện hoặc thuộc tính khác nhau. Cụ thể, List doing bao gồm các thẻ đang tiến hành hoặc List Done chứa các thẻ đã hoàn thành, v.v.

• Ban:

Một bảng giống như một dự án hoặc nhiệm vụ. Một Bảng có thể chứa nhiều Danh sách dùng để phân chia trạng thái thực hiện các nhiệm vụ của dự án. Khi đó, doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn trong việc theo dõi tiến độ của dự án.

• Tổ chức: Nó là một thành phần tổng hợp của Hội đồng quản trị và các thành viên nhóm.
  

Tổ chức là một thành phần tổng hợp của Hội đồng

>>>> Xem Thêm: Asana là gì?

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn khi tạo Trello. Để không mất thời gian ở bước này, bạn hãy tham khảo cách mở tài khoản Trello của Viindoo dưới đây.

Bước 1: Truy cập Trello. com và nhấp vào Đăng ký – Miễn phí.

Truy cập trang web Trello.com

Bước 2: Điền thông tin vào Form rồi nhấn Create New Account.

Điền các thông tin cá nhân như họ tên, Email,…

Bước 3: Mở Mail và nhấn vào Xác nhận địa chỉ email của bạn khi phần mềm Trello sẽ gửi link xác nhận qua Email.

Phần mềm Trello sẽ gửi link xác nhận qua Email.

>>>> Xem Thêm: Quản lý dự án phần mềm

Cách sử dụng Trello hiệu quả

Trong quá trình sử dụng Trello, nhiều doanh nghiệp gặp phải những lỗi khác nhau. Vì vậy, một “cuốn sổ tay” sử dụng Trello hiệu quả là điều cần thiết. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Trello doanh nghiệp có thể tham khảo.

Tạo một bảng

Để tạo một bảng việc làm hoàn chỉnh, doanh nghiệp nên làm theo các bước sau:

Bước 1: Click vào Create New Board ngay bên dưới Personal Boards.

Bước 2: Đặt tiêu đề cho bảng và có thể thay đổi màu nền cũng như kiểu hiển thị của bảng.

Bước 3: Trường hợp có nhiều nhóm thì chọn đúng nhóm mà bạn muốn cấp quyền truy cập vào bảng.

Nếu bạn muốn thêm thành viên nhóm vào bảng của mình, hãy làm như sau:

Bước 1: Trên trang chủ của Trello, mở bảng tác vụ và nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên trái.

Bước 2: Nhập Email hoặc Tên người dùng Trello của thành viên bạn đang tìm kiếm.

Bước 3: Nhập tên đầy đủ các thành viên, nhấn Gửi lời mời.

Thao tác thêm thành viên nhóm vào bảng.

Tạo danh sách

Sau khi tạo bảng thành công, việc tiếp theo doanh nghiệp cần làm là hệ thống hóa và sắp xếp lại các công việc. Trello có sẵn các danh sách để lựa chọn phù hợp với nhiều Nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo danh sách việc cần làm của riêng mình, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Tiến hành mở bảng để tạo danh sách. Ở phía bên phải của danh sách, nhấp vào Thêm danh sách.

Bước 2: Đặt tên cho danh sách, nhấn Add List.

Bước 3: Thêm thẻ ghi chú (Card) bằng nút ở cuối danh sách

Ba bước để tạo danh sách trong Trello

Tạo flashcards

Trường hợp doanh nghiệp muốn thêm flashcards vào danh sách cần thực hiện như sau:

Bước 1: Bấm vào Thêm thẻ a ở cuối danh sách

Bước 2: Nhập tên tiêu đề cho thẻ.

Bước 3: Bấm vào Thêm thẻ.

Tạo flashcards bằng cách thực hiện 3 bước.

Phân công nhiệm vụ và quản lý thời gian hoàn thành

Khi thêm thành viên và đặt thời hạn cho thẻ là hai tính năng hữu ích nhất của flashcards đang sử dụng Trello . Nếu làm việc theo nhóm, doanh nghiệp phân công cho mỗi thành viên một thẻ nhiệm vụ nhất định. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thêm nhiều người dùng vào một thẻ để dễ dàng theo dõi. Do đó, nếu bạn muốn thêm người vào thẻ, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn thẻ ghi chú khi muốn gán cho mọi người trong nhóm.

Bước 2: Bấm vào Thành viên ở phía bên phải thẻ.

Bước 3: Tìm kiếm thành viên trong nhóm và nhấn vào từng người để thêm.

Không những vậy, khi đặt ra deadline công việc và nhắc nhở mọi người, doanh nghiệp chỉ cần làm những việc sau:

Bước 1: Click vào thẻ ghi chú để thiết lập Deadline.

Bước 2: Click vào Due Date ở phía bên phải thẻ.

Bước 3: Chọn Hạn chót từ công cụ lịch, thêm thời gian và nhấp vào.

Các thao tác tạo Deadline cho công việc.

Tìm kiếm bằng phím tắt

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhìn thấy mọi thứ bằng sổ ghi chú cá nhân. Tuy nhiên, với những danh sách có nhiều công việc, đặc biệt là những dự án lớn, nhất định phải sử dụng tính năng tìm kiếm. Dưới đây là một số phím tắt hữu ích để tìm thông tin nhanh hơn:

• B: Mở Menu Bảng tính. Sau đó, doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin và chuyển đổi giữa các bảng.
  

• I: Đây là phím tắt mở hộp tìm kiếm. Điều này sẽ giúp tìm kiếm thẻ ghi nhớ và danh sách để tìm được thẻ bạn đang tìm kiếm.
  
• F: Thao tác mở bộ lọc tìm kiếm. Điều này giúp lọc thẻ ghi chú theo từ khóa và nhãn tùy chỉnh hoặc theo thành viên hoặc theo ngày hết hạn của thẻ.
  

I: Phím tắt mở hộp tìm kiếm.

Giám sát và quản lý công việc

Tính năng thông báo ngày hết hạn của thẻ rất hữu ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tính năng này hiển thị ở dạng xem lịch (Calendar view) thì tuyệt vời hơn. Theo mặc định, phần mềm Trello không có sẵn tính năng này. Vì vậy, doanh nghiệp phải tự kích hoạt thông qua tiện ích mở rộng (Power - Up). Để bật Lịch hoặc các tiện ích mở rộng khác, hãy làm theo các bước bên dưới:

Bước 1: Nhấp vào Hiển thị Menu ở bên phải màn hình và bên dưới biểu tượng Hồ sơ.

Bước 2: Click vào Power – Ups.

Bước 3: Tìm kiếm Lịch và thêm tiện ích này vào Trello.

Các hành động để theo dõi công việc.

Sau đó, trên menu ngang của bảng sẽ xuất hiện nút mới đó là Calendar. Khi nhấp vào nút này, Chế độ xem Lịch sẽ được mở ngay lập tức. Những thẻ đã hết hạn sẽ xuất hiện ở đây.

>>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý tiến độ dự án 

Ưu điểm và nhược điểm của Trello

Như vậy có thể thấy Trello sở hữu rất nhiều tính năng vô cùng hữu ích. Tuy nhiên, để đánh giá trực quan nhất, doanh nghiệp cần nắm rõ ưu, nhược điểm của phần mềm này. Đừng bỏ lỡ nội dung quan trọng dưới đây.

Thuận lợi

Những ưu điểm nổi bật mà phần mềm Trello sở hữu đó là:

• Dễ dàng sử dụng:

Giao diện làm việc của Trello giống hệt với những tờ giấy Note dán trên màn hình. Vì vậy, bất cứ ai nhìn vào cũng sẽ dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao tác thực hiện rất đơn giản, công việc của các màn được chuyển giao linh hoạt chỉ bằng cách kéo thả các Thẻ. Ngoài ra việc lên lịch hay phân công công việc trong Team rất nhanh chóng,…

• Miễn phí:

Trello là phần mềm hiện đang cung cấp sản phẩm dưới dạng Freemium. Doanh nghiệp có thể sử dụng miễn phí các tính năng cơ bản. Tuy nhiên, các tính năng nâng cao của phiên bản Business sẽ phải trả phí. Doanh nghiệp cũng dễ dàng mời đối tác tham gia Trello nhờ tính năng "miễn phí" này. Thông qua đó, Trello đang được các Startup và Freelancer ưa chuộng.

• Theo dõi trực quan:
  

Phần mềm này được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban. Vì vậy, các giai đoạn công việc sẽ được chia thành các danh sách giống như danh sách việc cần làm. Khi đó, chỉ cần nhìn vào giao diện, người quản lý doanh nghiệp đã nắm bắt được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.

• Khả năng tích hợp tuyệt vời:
  

Khi doanh nghiệp sử dụng gói Trello Free , kích thước tệp đính kèm chỉ là 10MB. Tuy nhiên, sử dụng gói Business thì con số đó lên tới 250MB.

Phần mềm Trello có khả năng tích hợp tuyệt vời

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, phần mềm Trello vẫn còn một số hạn chế. Hãy cùng Viindoo tìm hiểu những nhược điểm đó dưới đây nhé.

• Không phân cấp thành viên quản trị:
  

Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, gán và xóa phần đã đánh dấu trước. Sự phân cấp lỏng lẻo như vậy là hoàn toàn không phù hợp. Trong trường hợp có nhu cầu áp dụng Trello ở cấp độ doanh nghiệp - khi cần có những hạn chế về quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp độ nhân viên như trưởng bộ phận, CEO, v.v. Đây chính là điểm yếu lớn nhất của Trello. Kết quả là doanh nghiệp có thể bị phá vỡ sự nghiêm ngặt và bảo mật thông tin.

• Môi trường giao tiếp kém:
  

Mặc dù Trello cho phép các thành viên giao dịch Thẻ. Tuy nhiên, phần mềm thiếu giao diện để nhận xét chung về toàn bộ dự án. Đặc biệt việc bình luận tại Card hiện tại chưa thân thiện, không thể đăng bình luận ngay bằng phím Enter. Thành viên cần sử dụng chuột để bấm “lưu” khi trao đổi. Đây là một lỗi cản trở trải nghiệm kinh doanh.

• Không phù hợp với việc quản lý thời gian:
  

Với một giao diện duy nhất trải dài theo chiều ngang, Trello đã gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc quản lý thời gian công việc một cách chính xác. Thẻ được thiết kế độc lập và cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Chẳng hạn, các thành viên sẽ khó biết được việc gì phải làm trước, việc gì làm sau hoặc việc gì phải làm để có thể làm việc khác. Để tối ưu hóa các yếu tố này, doanh nghiệp cần có tiện ích mở rộng - tích hợp với ứng dụng biểu đồ Gantt (ở phiên bản trả phí của phần mềm).

• Báo cáo công việc còn thiếu:
  

Trello là một công cụ tuyệt vời để làm việc nhóm. Tuy nhiên, phần mềm này thiếu nhiều tính năng cần thiết cho vai trò của người quản lý. Điều này bao gồm báo cáo. Trello chưa có giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay lượng công việc đã hoàn thành so với dự kiến ​​hay cá nhân nào đang đảm bảo tiến độ công việc được giao v.v.

Trello thiếu các tính năng cần thiết cho vai trò của người quản lý

Viindoo Projects - Phần Mềm Quản Lý Dự Án

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Trello để giúp doanh nghiệp của mình tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất thì Viindoo Projects là phần mềm bạn có thể tin tưởng.

Viindoo Projects là một trong những phần mềm đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới. Thông qua đó, phần mềm này sẽ giải quyết được bài toán điều hành doanh nghiệp cũng như dự án. Dự án Viindoo được phát triển bởi Viindoo. Đây là một trong những nền tảng quản trị doanh nghiệp số 1 tại Việt Nam với hàng nghìn khách hàng trải dài từ Bắc tới Nam.

Phần mềm Viindoo Projects kế thừa giao diện Kanban tối ưu như trên Trello. Tuy nhiên, phần mềm này có những tính năng ưu việt đã giải quyết được những nhược điểm của Trello như:

• Lập kế hoạch và quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên.

• Kiểm soát tiến độ công việc của từng nhân viên như nhiệm vụ, thời gian thực hiện và ngày đến hạn, quá hạn,…
  

• Theo dõi thời gian làm việc hữu ích thay vì thời gian có mặt của nhân viên nhờ tính năng chấm công tích hợp ngay trên nhiệm vụ.
  

• Gửi tin nhắn, đính kèm tài liệu và ảnh, ghi chú hoặc thêm người theo dõi ngay trong tác vụ.
  

• Ghi lại lịch sử công việc và các thông tin trao đổi, hợp tác giữa các phòng ban.
  

• Gửi email cộng tác với khách hàng ngay trên giao diện tác vụ mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.

• Tạo hành động tự động để nhắc nhở bạn thực hiện và tránh bỏ sót hoặc quên nhiệm vụ .
  

• Cộng tác thực hiện từng nhiệm vụ trong thời gian thực - Dự án Viindoo tích hợp Etherpad.
• Làm việc trực tuyến trên các thiết bị thông minh.
• Phân bổ nguồn lực và phân công nhiệm vụ theo người hoặc bộ phận.
• Phần mềm cho phép dự báo thời gian và deadline cho từng dự án.
• Tiến độ dự án sẽ được cập nhật đầy đủ trên bảng theo dõi hoặc liên kết với OKR.
• Thời gian dự kiến ​​và thực tế có thể được so sánh để tính toán lợi nhuận.
• Sở hữu hệ thống báo cáo tổng quan và tức thời của phần mềm quản lý công việc Viindoo Project.

Ngoài ra, Viindo Project còn khắc phục được nhược điểm của Trello bằng việc đưa ra mức giá cực kỳ hợp lý. Doanh nghiệp Việt chỉ phải trả mức phí 8$/tháng/1 user để có thể sở hữu những tính năng ưu việt của Viindo Project. Ngay cả các công ty nhỏ vẫn có thể lựa chọn phần mềm này để tăng hiệu suất tổ chức trong khi vẫn giữ chi phí ổn định.

Phần mềm Viindoo Project sở hữu hệ thống báo cáo tổng quan.