Quản lý Tài liệu
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 3909 |
| Tên kỹ thuật | viin_document |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/app/15.0/viin_document |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu (các) app | Discuss (mail) |
| Bao gồm các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Thời hạn Token |
| Các mở rộng | Quản lý Tài liệu Kho Quản lý Tài liệu Kế toán Quản lý Tài liệu Bán Quản lý Tài liệu Dự án Quản lý Tài liệu Nhân sự Quản lý Tài liệu Mua |
Demo video: Quản lý Tài liệu
Vấn đề
Trước đây, các tài liệu đính kèm được tải lên và quản lý rải rác ở nhiều bản ghi thuộc các đối tượng khác nhau giúp cho việc tìm kiếm gặp khó khăn.
Giải pháp
Ứng dụng Quản lý tài liệu hỗ trợ bạn có thể tải các tài liệu lên trên hệ thống, sắp xếp và quản lý theo các thư mục cụ thể giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Tính năng nổi bật
- Cho phép thiết lập cây thư mục để quản lý tài liệu.
- Cho phép phân loại và tìm kiếm tài liệu phi cấu trúc bằng các sử dụng chức năng gắn thẻ.
- Tìm kiếm tài liệu với nhiều tùy chọn.
- Cho phép thiết lập các hành động tự động trên tài liệu. Ví dụ: tự động đưa vào một thư mục bất kỳ, tự động thiết lập chủ sở hữu cho tài liệu,...
- Cho phép chia sẻ tài liệu nội bộ hoặc công khai với các đối tác.
- Cấu hình linh hoạt để tích hợp nhiều phân hệ khác nhau như Bán hàng, Nhân sự, từ đó cho phép tự động tạo tài liệu khi có một hoặc nhiều tệp đính kèm trên một giao diện bất kỳ.
- Gắn sao và cho phép lọc ra các tài liệu có gắn sao.
- Phân quyền linh hoạt bằng cách tổ chức các đội/nhóm với từng thành viên trong đội/nhóm. Mỗi đội/nhóm có quyền tải, đọc, sửa, xóa tài liệu của đội hoặc của chính mình.
Ấn bản được Hỗ trợ
- Ấn bản Community
- Ấn bản Enterprise
Cài đặt
- Truy cập Ứng dụng.
- Tìm từ khóa viin_document.
- Ấn Cài đặt
Hướng dẫn sử dụng
Video hướng dẫn: Quản lý Tài liệu
Sau khi cài đặt, ứng dụng quản lý tài liệu sẽ hiển thị tại giao diện chung của hệ thống.
1. Phân quyền ứng dụng
Truy cập Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng, chọn tài khoản người dùng cần phân quyền. Hệ thống đang phân chia 3 quyền như sau:
- Để trống: Người dùng sẽ không thể thao tác với tài liệu mình không được cấp quyền.
- Cán bộ: Người dùng sẽ có quyền truy cập tất cả tài liệu và tải tài liệu lên.
- Quản trị viên: Người dùng có toàn quyền với ứng dụng Tài liệu.
2. Thiết lập chung
Bạn thực hiện các thiết lập như sau:
- Bước 1: Truy cập Tài liệu > Cấu hình.
- Tên tài liệu là duy nhất: Tích chọn trong trường hợp tên thư mục được tạo mới là duy nhất trên toàn hệ thống.
- Hành động: Các hành động thêm/thay thế thẻ tương ứng.
- Đội nhóm: Đội/nhóm phục vụ cho việc phân quyền truy cập tài liệu cho một nhóm người dùng không có quyền truy cập ứng dụng nhưng có thể xem được tài liệu liên quan được đính kèm ví dụ: nhân viên bán hàng có thể xem được phiếu nhập kho được đính kèm.
- Cơ chế tự động tạo tài liệu: Thiết lập cơ chế để khi đính kèm tài liệu tại giao diện nào đó, hệ thống sẽ tự động tạo một tệp tài liệu và quản lý tại ứng dụng quản lý tài liệu. Trong trường hợp bạn không có nền tảng kỹ thuật và gặp khó khăn trong việc thiết lập các cơ chế, phần mềm hỗ trợ người dùng tạo sẵn các dữ liệu mẫu cụ thể theo từng nghiệp vụ như viin_document_stock cho quản lý tài liệu Kho vận, viin_document_account cho quản lý tài liệu Kế toán, v.v
- Bước 2: Truy cập Tài liệu > Dữ liệu gốc.
3. Luồng hoạt động
Bước 1: Tải tài liệu lên hệ thống.
Bước 2: Chia sẻ tài liệu.
Bước 3: Phê duyệt tài liệu.
Bước 4: Tra cứu tài liệu.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.