Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao
| Số dòng Code | 1482 |
| Tên kỹ thuật | to_hr_expense |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/to_hr_expense |
| Đọc mô tả cho | v 13.0 v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Expenses (hr_expense) Invoicing (account) Discuss (mail) Employees (hr) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Nền tảng Kế toán |
| Các mở rộng | Tích hợp Chi tiêu nhân sự và Bảng lương |
Chi tiêu trở thành hóa đơn nhà cung cấp, không chỉ là bút toán
Đánh dấu chi tiêu "Tạo hóa đơn" kèm nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn: khi ghi sổ, hệ thống tạo hóa đơn nhà cung cấp đã vào sổ của nhà cung cấp đó và, khi nhân viên đã trả, chuyển khoản phải trả từ nhà cung cấp sang nhân viên, rồi hoàn trả cho nhân viên ngay từ chi tiêu.
Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao (tên kỹ thuật to_hr_expense) là ứng dụng Odoo 19.0 cho Odoo Community, Odoo Enterprise và Viindoo Cloud, dành cho nhân viên, kế toán, quản lý và kiểm toán viên.
Tóm Tắt Nhanh
Thông tin của Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao, phiên bản 0.3.8, gói gọn một chỗ. Phát hành bởi Viindoo.
Cách Hoạt Động
Đánh dấu Tạo hóa đơn trên chi tiêu, nhập nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn; gửi duyệt, duyệt, ghi sổ.
Chi tiêu
Nhân viên đánh dấu Tạo hóa đơn và nhập nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn.
Ghi sổ
Sau khi được duyệt, kế toán ghi sổ chi tiêu chỉ bằng một cú bấm.
Hóa đơn
Một hóa đơn đã vào sổ của nhà cung cấp, với mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn của chính nhà cung cấp.
Chuyển khoản phải trả
Khi nhân viên đã trả, khoản phải trả chuyển từ nhà cung cấp sang nhân viên, người sẽ được hoàn trả tiếp theo.
Đã thanh toán
Nhân viên được hoàn trả ngay từ chi tiêu, và chi tiêu chuyển sang Đã thanh toán khi bút toán của nó đã ghi sổ và đã thanh toán. Kế toán chỉ có quyền Hóa đơn thanh toán được biên lai của các chi tiêu thông thường.
Chỉnh sửa chi tiêu đã ghi sổ
Chi tiêu đã ghi sổ khóa nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn. Để chỉnh, kế toán hủy bút toán, hoặc đảo bút toán rồi xác nhận bút toán đảo, thao tác này giải phóng chi tiêu; quản trị viên chi phí sau đó đặt chi tiêu về nháp.
Bạn Nhận Được
Nhà cung cấp, mã/số hóa đơn, ngày hóa đơn và Tạo hóa đơn trên từng chi tiêu
Hóa đơn nhà cung cấp đã vào sổ gộp theo nhân viên / nhà cung cấp / ngày / mã hóa đơn
Khoản phải trả chuyển từ nhà cung cấp sang nhân viên khi nhân viên đã trả
Hoàn trả nhân viên ngay từ chi tiêu
Bắt buộc có ngày hóa đơn trước khi ghi sổ chi tiêu có hóa đơn
Chi tiêu đã ghi sổ bị khóa: nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn chỉ đổi được sau khi bút toán được đảo hoặc hủy và chi tiêu được đặt về nháp, và thông báo trên màn hình chỉ ra lối đi đó
Nút Đặt lại của kế toán đi theo bút toán: hiện khi bút toán đang ở nháp hoặc sau khi bút toán được đảo hoặc hủy, không bao giờ hiện khi bút toán đã ghi sổ
Kế toán chỉ có quyền Hóa đơn thanh toán, hủy hoặc đảo được biên lai, giúp giải phóng chi tiêu để quản trị viên chi phí đặt lại
Chi tiêu chỉ được hoàn trả khi bút toán của nó đã ghi sổ
Thêm Màn Hình
Hai màn hình dưới đây chụp trên cơ sở dữ liệu Odoo 19.0 có dữ liệu nghiệp vụ, không phải ảnh minh họa.
Bút toán chuyển khoản phải trả
Hóa đơn nhà cung cấp của chi tiêu do công ty trả
Ứng Dụng Này Không Làm Gì
Hãy đọc trước khi mua. Mọi điều dưới đây là việc ứng dụng chủ ý để cho ứng dụng khác hoặc để bạn tự làm.
Odoo giữ một bút toán cho mỗi chi tiêu do công ty trả.
Khi ghi sổ, hệ thống cho biết chi tiêu nào còn thiếu.
Xác nhận hóa đơn điều chỉnh giảm của hóa đơn cũng đảo luôn bút toán chuyển khoản phải trả.
Dùng mã hóa đơn khác nhau để tách hóa đơn.
Hãy đảo hoặc hủy bút toán rồi đặt chi tiêu về nháp; sau đó mới đổi được nhà cung cấp và thông tin hóa đơn.
Kết Hợp Tốt Với
Các ứng dụng cùng bộ, được xây dựng để khớp với ứng dụng này:
Ai Nên Dùng Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao?
Nhân viên
Nhập nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn ngay khi tạo chi tiêu.
Kế toán
Một hóa đơn thật trong sổ nhật ký mua hàng, không phải bút toán chung chung. Biên lai được thanh toán và đảo chỉ với quyền Hóa đơn.
Quản lý
Duyệt chi tiêu của nhóm như trước, và đặt lại chi tiêu khi bút toán của nó đã được hoàn tác.
Kiểm toán viên
Nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn trên mọi chi tiêu có hóa đơn.
Câu Hỏi Thường Gặp
Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao làm được gì?
Đánh dấu chi tiêu "Tạo hóa đơn" kèm nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn: khi ghi sổ, hệ thống tạo hóa đơn nhà cung cấp đã vào sổ của nhà cung cấp đó và, khi nhân viên đã trả, chuyển khoản phải trả từ nhà cung cấp sang nhân viên, rồi hoàn trả cho nhân viên ngay từ chi tiêu.
Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao không làm gì?
Mỗi chi tiêu có hóa đơn do công ty trả có một hóa đơn riêng. Odoo giữ một bút toán cho mỗi chi tiêu do công ty trả. Chi tiêu có hóa đơn cần có ngày hóa đơn trước khi ghi sổ; khi ghi sổ, hệ thống cho biết chi tiêu nào còn thiếu. Chi tiêu do nhân viên trả: một hóa đơn cho mỗi bộ nhân viên + nhà cung cấp + ngày + mã hóa đơn; dùng mã hóa đơn khác nhau để tách hóa đơn. Chi tiêu đã ghi sổ không sửa trực tiếp: hãy đảo hoặc hủy bút toán rồi đặt chi tiêu về nháp.
Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao dành cho ai?
Nhân viên: nhập nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn ngay khi tạo chi tiêu. Kế toán: một hóa đơn thật trong sổ nhật ký mua hàng, không phải bút toán chung chung; biên lai được thanh toán và đảo chỉ với quyền Hóa đơn. Quản lý: duyệt chi tiêu của nhóm như trước, và đặt lại chi tiêu khi bút toán của nó đã được hoàn tác. Kiểm toán viên: nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn trên mọi chi tiêu có hóa đơn.
Hỗ trợ phiên bản và ấn bản Odoo nào?
Odoo 19.0 - Odoo Community, Odoo Enterprise, Viindoo Cloud. Nâng cấp lên dòng Odoo mới hơn là một giao dịch mua riêng cho dòng đó.
Phụ thuộc vào gì?
Được cài trên nền: hr_expense, viin_account. Odoo cài chúng cùng với mô-đun.
Thiết lập thế nào?
Đánh dấu Tạo hóa đơn trên chi tiêu, nhập nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn; gửi duyệt, duyệt, ghi sổ.
Chi tiêu đã ghi sổ được chỉnh sửa thế nào?
Chi tiêu đã ghi sổ khóa nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn. Kế toán hủy bút toán của chi tiêu, hoặc đảo bút toán rồi xác nhận bút toán đảo (kế toán chỉ có quyền Hóa đơn hủy hoặc đảo được biên lai, và đảo được hóa đơn nhà cung cấp, từ danh sách hóa đơn mua hàng), thao tác này giải phóng chi tiêu. Quản trị viên chi phí, hoặc người duyệt của nhóm, sau đó bấm Đặt lại và chi tiêu trở về nháp. Chi tiêu chỉ được hoàn trả khi bút toán của nó đã ghi sổ.
Kết hợp tốt với ứng dụng nào?
Chi Tiêu - Tạm Ứng Nhân Viên (to_hr_expense_employee_advance): quyết toán chi tiêu với khoản tạm ứng. Chi Tiêu - Tính Lương (to_hr_expense_payroll): hoàn trả trên phiếu lương. Công Tác - Chi Tiêu (viin_business_trip_hr_expense): chi tiêu từ các chuyến công tác.
Có thể dùng thử trước khi mua không?
Có - nút Live Preview ở đầu trang này mở màn hình của chính mô-đun trên một cơ sở dữ liệu đang chạy.
Nhận hỗ trợ thế nào?
Gửi phiếu hỗ trợ tại https://viindoo.com/ticket kèm phiên bản Odoo và tên kỹ thuật to_hr_expense.
Xem Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao Hoạt Động
Dùng thử trực tiếp: v19demo-vn.viindoo.com/web#action=hr_expense.hr_expense_actions_all
Cần hỗ trợ về Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao?
Nếu có câu hỏi, cần hỗ trợ triển khai hoặc tính năng riêng, hãy liên hệ Viindoo.
Tư Vấn Trước Bán & Hợp Tác
https://viindoo.com/contactusNâng cấp lên dòng Odoo mới hơn là một giao dịch mua riêng cho dòng đó.
Tất cả ứng dụng Viindoo: Viindoo Apps
Yêu Cầu Kỹ Thuật
Nhật ký thay đổi
0.3.8 - Odoo 19.0
- Nâng cấp lên Odoo 19.0.
- Nhân viên được hoàn trả bằng nút Ghi nhận thanh toán ngay trên chi tiêu.
Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao
Tài liệu này dành cho: nhân viên đề nghị thanh toán chi phí, các cấp quản lý duyệt chi phí, và bộ phận kế toán ghi sổ, hoàn trả chi phí.
Note
Mở rộng Chi phí và Viindoo Accounting - xem tài liệu của hai mô-đun này để biết quy trình chi phí chuẩn.
Tổng quan
Nhiều khoản chi là hóa đơn của nhà cung cấp: bữa tiếp khách, mua đồ văn phòng, hóa đơn khách sạn. Với mô-đun này, một chi phí có thể được ghi nhận thành hóa đơn nhà cung cấp của chính nhà cung cấp đó, kèm mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn của nhà cung cấp, thay vì chỉ là một bút toán thông thường. Khi nhân viên tự bỏ tiền ra trả, khoản công ty phải trả được chuyển từ nhà cung cấp sang nhân viên, và nhân viên được hoàn trả ngay từ chi phí.
Hành trình của một chi phí:
- Nhân viên tạo chi phí, đánh dấu Tạo hóa đơn, nhập nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn, rồi gửi duyệt.
- Người duyệt của nhóm hoặc quản trị viên chi phí xem xét và duyệt.
- Kế toán ghi sổ. Hóa đơn nhà cung cấp đã vào sổ được tạo ra và, với chi phí do nhân viên trả, khoản phải trả được chuyển sang nhân viên.
- Kế toán ghi nhận khoản thanh toán hoàn trả cho nhân viên (hoặc thanh toán cho nhà cung cấp với chi phí do công ty trả).
| Vai trò | Công việc | Quyền truy cập cần gán |
|---|---|---|
| Nhân viên | Tạo và gửi duyệt chi phí của mình, kèm thông tin hóa đơn nhà cung cấp. | Nhân viên (mọi người dùng nội bộ) |
| Người duyệt của nhóm | Duyệt hoặc từ chối chi phí của nhóm mình. | Chi phí: Người duyệt của nhóm |
| Quản trị viên chi phí | Duyệt chi phí của mọi nhân viên và quản lý toàn bộ chi phí. | Chi phí: Quản trị viên |
| Kế toán | Ghi sổ các chi phí đã duyệt thành hóa đơn nhà cung cấp và ghi nhận khoản hoàn trả cho nhân viên. | Kế toán: Kế toán chứng từ (hoặc cao hơn), hoặc Kế toán: Hóa đơn cùng với Chi phí: Người duyệt tất cả |
| Người thanh toán | Thanh toán biên lai của chi phí và, khi cần chỉnh một chi phí đã ghi sổ, đảo hoặc hủy bút toán của chi phí đó từ phân hệ Kế toán. | Kế toán: Hóa đơn |
Cài đặt (dành cho Quản trị viên)
- Mở Ứng dụng, tìm Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao rồi bấm Cài đặt. Các ứng dụng cần thiết là Chi phí và Kế toán sẽ được cài cùng.
- Mở Cài đặt > Người dùng & Công ty > Người dùng và gán cho mỗi người quyền truy cập theo vai trò, như bảng trên.
- Kiểm tra những gì việc ghi sổ cần:
- mỗi nhân viên có Liên hệ làm việc, vì khoản công ty nợ nhân viên được hạch toán trên liên hệ này;
- công ty có sổ nhật ký mua hàng, nơi các hóa đơn nhà cung cấp được ghi; khi công ty có nhiều sổ nhật ký mua hàng, sổ được chọn ở Sổ nhật ký chi phí nhân viên trong Chi phí > Cấu hình > Cài đặt (phần Kế toán) được đề xuất cho các bút toán chuyển khoản phải trả, còn hóa đơn nhà cung cấp được ghi vào một sổ nhật ký mua hàng khác;
- các nhà cung cấp sẽ chọn đã có trong Liên hệ.
Nhân viên: ghi nhận chi phí thành hóa đơn nhà cung cấp
- Mở Chi phí > Chi phí của tôi và bấm Mới.
- Nhập Mô tả, Danh mục, Tổng và chọn ai là người trả ở Người chi trả: Nhân viên (được hoàn trả) hoặc Công ty.
- Đánh dấu Tạo hóa đơn. Ba trường nữa xuất hiện.
- Nhập Nhà cung cấp (bắt buộc), Mã/Số Hóa đơn (số trên hóa đơn của nhà cung cấp) và Ngày hóa đơn. Ngày hóa đơn ban đầu bằng ngày chi.
- Bấm Gửi duyệt.
Sau khi chi phí đã gửi duyệt, Tạo hóa đơn và mã/số hóa đơn bị khóa; nhà cung cấp và ngày hóa đơn vẫn sửa được cho đến khi chi phí được ghi sổ. Muốn đổi mã/số hóa đơn, nhờ người duyệt bấm Đặt lại để đưa chi phí về nháp.
Sau khi chi phí đã ghi sổ (Đã ghi sổ, đang thanh toán hoặc Đã thanh toán), không ai đổi được nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn hay ngày hóa đơn nữa - cả nhân viên, người duyệt, quản trị viên chi phí lẫn kế toán. Các trường này chỉ đọc, và thay đổi được lưu từ một biểu mẫu đã mở trước khi ghi sổ sẽ bị từ chối với thông báo:
Nhà cung cấp và chi tiết hóa đơn của các chi phí sau là của các bút toán đã đăng của chúng. Hãy đặt các chi phí về nháp trước khi thay đổi: <chi phí>
Thông báo chỉ ra cách xử lý: phải đặt chi phí về nháp trước. Chi phí đã ghi sổ không đặt lại được khi bút toán của nó còn ở trạng thái đã ghi sổ, nên bút toán được hoàn tác trước - xem Chỉnh sửa chi phí đã ghi sổ.
Người duyệt của nhóm: duyệt chi phí của nhóm
Mở Chi phí > Báo cáo > Phân tích Chi phí, lọc Chờ duyệt, rồi mở một chi phí của nhóm mình. Nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn hiển thị đúng như nhân viên đã nhập. Bấm Duyệt để chấp nhận hoặc Từ chối để bác bỏ chi phí.
Quản trị viên chi phí làm tương tự cho mọi nhân viên, với cùng các nút, và còn có thể tạo chi phí thay cho bất kỳ nhân viên nào.
Kế toán: ghi sổ chi phí
Note
Một số màn hình dưới đây hiển thị trường Tài khoản và thẻ Phát sinh kế toán. Các tính năng kế toán đầy đủ như vậy đi kèm mô-đun tùy chọn Kế toán & Tài chính; cài từ Ứng dụng nếu bạn cần.
- Mở Chi phí > Báo cáo > Phân tích Chi phí, lọc Cần ghi sổ và mở một chi phí đã duyệt. Bạn thấy nhà cung cấp, mã/số hóa đơn, ngày hóa đơn và tài khoản chi phí.
- Bấm Ghi sổ bút toán.
Bước tiếp theo tùy vào Người chi trả:
Nhân viên (được hoàn trả): hộp thoại hỏi Sổ nhật ký và Ngày hạch toán. Sổ nhật ký được đề xuất là Sổ nhật ký chi phí nhân viên của công ty (Chi phí > Cấu hình > Cài đặt) và, khi chưa chọn sổ nào, là sổ nhật ký mua hàng đầu tiên của công ty. Bấm Ghi sổ chi phí. Hóa đơn nhà cung cấp được tạo và ghi sổ trong một sổ nhật ký mua hàng của công ty: khi công ty có nhiều sổ, đó là sổ khác với Sổ nhật ký chi phí nhân viên. Bút toán chuyển khoản phải trả cho nhân viên được ghi sổ trong sổ nhật ký đã chọn ở hộp thoại. Các chi phí cùng nhân viên, nhà cung cấp, ngày hóa đơn và mã/số hóa đơn được ghi vào một hóa đơn.
Hóa đơn mở ra, hiển thị nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn của chi phí.
Công ty: không có hộp thoại. Chi phí được ghi sổ ngay và mỗi chi phí có một hóa đơn nhà cung cấp riêng, trong một sổ nhật ký mua hàng chọn như trên và theo loại tiền công ty đã thanh toán. Mở hóa đơn bằng nút Bút toán trên chi phí. Hóa đơn vẫn mở cho đến khi bạn thanh toán cho nhà cung cấp từ đó bằng nút Thanh toán.
Kế toán: hoàn trả cho nhân viên
Với chi phí do nhân viên trả, khoản phải trả cho nhà cung cấp được chuyển sang nhân viên bằng một bút toán chuyển khoản phải trả. Chi phí lúc này có nút Chuyển khoản phải trả, mở bút toán đó, và nút Ghi nhận thanh toán.
Bút toán liệt kê khoản được rút khỏi nhà cung cấp và chuyển cho nhân viên, cùng một số tiền.
Để hoàn trả cho nhân viên:
- Trên chi phí, bấm Ghi nhận thanh toán.
- Chọn Sổ nhật ký, kiểm tra Số tiền và Ngày thanh toán, rồi bấm Tạo thanh toán.
Chi phí chuyển sang Đã thanh toán ngay khi có một khoản thanh toán được ghi nhận cho nó. Khi nhân viên mới được hoàn trả một phần, nút Ghi nhận thanh toán vẫn còn trên chi phí để trả phần còn lại.
Nhân viên chỉ được hoàn trả qua bút toán đã ghi sổ. Chi phí có bút toán đang trở lại nháp vẫn ở Đã ghi sổ và không bao giờ chuyển sang Đã thanh toán, kể cả khi đã ghi nhận một khoản thanh toán cho nó; khi bút toán được ghi sổ lại, chi phí mới theo khoản thanh toán.
Người thanh toán: thanh toán biên lai của chi phí
Chi phí không dùng Tạo hóa đơn được ghi thành biên lai đứng tên nhân viên. Biên lai được hoàn trả từ phân hệ Kế toán, và quyền Kế toán: Hóa đơn là đủ để làm việc này:
- Mở Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng, tìm biên lai (số tham chiếu là mô tả của chi phí) và đánh dấu chọn.
- Bấm Thanh toán, chọn Sổ nhật ký, kiểm tra Số tiền và Ngày thanh toán, rồi bấm Tạo thanh toán.
Chi phí chuyển sang Đã thanh toán cùng với khoản thanh toán. Như mọi chi phí, biên lai phải được ghi sổ thì nhân viên mới được hoàn trả: khi biên lai còn ở nháp, chi phí vẫn là Đã ghi sổ. Nút Ghi nhận thanh toán trên chi phí dành cho các chi phí ghi thành hóa đơn nhà cung cấp, và do kế toán ở phần trước dùng.
Chỉnh sửa chi phí đã ghi sổ
Chi phí đã ghi sổ được chỉnh sửa qua hai bước. Bộ phận kế toán hoàn tác bút toán của chi phí trước; sau đó người quản lý chi phí đặt chi phí về nháp. Chỉ sau cả hai bước mới đổi được nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn.
Khi bút toán còn ở trạng thái đã ghi sổ, nút Đặt lại trên chi phí bị từ chối, và thông báo chỉ ra lối đi:
Chi phí <chi phí> được ghi nhận trong bút toán đã đăng <bút toán>. Để đặt lại về nháp, hãy nhờ kế toán hủy bút toán đó, hoặc đảo bút toán đó rồi đăng bút toán đảo.
Bước 1 - Hoàn tác bút toán (Kế toán: Hóa đơn hoặc cao hơn). Cách làm tùy theo bút toán:
Hóa đơn nhà cung cấp của chi phí có Tạo hóa đơn. Mở hóa đơn bằng nút Bút toán của chi phí, hoặc từ Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng. Đặt lại về nháp bị từ chối vì khoản phải trả đã chuyển sang nhân viên:
Khoản phải trả của các hóa đơn nhà cung cấp này đã được chuyển sang cho nhân viên đã thanh toán. Hãy đảo hoặc hủy các hóa đơn nhà cung cấp thay vì đặt lại về nháp.
Bấm Hóa đơn điều chỉnh giảm, rồi Đảo: hóa đơn điều chỉnh giảm được tạo ở nháp.
Khi hóa đơn điều chỉnh giảm còn ở nháp, chi phí vẫn là Đã ghi sổ và vẫn gắn với hóa đơn; xóa hóa đơn điều chỉnh giảm nháp thì chi phí và hóa đơn giữ nguyên như cũ. Bấm Xác nhận hóa đơn điều chỉnh giảm: hóa đơn hiện Đã đảo, khoản chuyển cho nhân viên được đảo cùng, và chi phí trở lại Đã duyệt. Với quyền Kế toán: Hóa đơn đơn thuần, làm tương tự từ Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng: đánh dấu chọn hóa đơn, chọn Tác vụ > Đảo, bấm Đảo, rồi xác nhận hóa đơn điều chỉnh giảm đang ở nháp bằng Tác vụ > Xác nhận bút toán.
Khi nhân viên đã được hoàn trả, dù chỉ một phần, việc xác nhận hóa đơn điều chỉnh giảm bị từ chối:
Nhân viên đã được hoàn trả các chi phí <chi phí>. Hãy hủy các khoản hoàn trả đó trước khi hủy các hóa đơn nhà cung cấp.
Mở khoản thanh toán trong Kế toán > Nhà cung cấp > Thanh toán, bấm Đặt lại về nháp rồi Hủy: chi phí về lại Đã ghi sổ; xác nhận lại hóa đơn điều chỉnh giảm.
Biên lai của chi phí không có Tạo hóa đơn. Mở biên lai bằng nút Bút toán của chi phí (quyền Kế toán: Kế toán chứng từ hoặc cao hơn), hoặc từ Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng (quyền Kế toán: Hóa đơn hoặc cao hơn), bấm Đặt lại về nháp, rồi Hủy: chi phí được giải phóng ngay. Cũng có thể đảo biên lai: trong Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng, đánh dấu chọn biên lai và chọn Tác vụ > Đảo, rồi bấm Đảo; hóa đơn điều chỉnh giảm được tạo ở nháp, chi phí vẫn là Đã ghi sổ cho đến khi hóa đơn điều chỉnh giảm được xác nhận bằng Tác vụ > Xác nhận bút toán, rồi trở lại Đã duyệt.
Bút toán đã trở lại nháp. Hủy bút toán nháp bằng Hủy. Kế toán có thêm quyền Chi phí: Quản trị viên có thể bấm Đặt lại ngay trên chi phí, thao tác này xóa bút toán nháp; khi bút toán đã có số và không phải bút toán cuối của dãy số, thao tác bị từ chối (Bạn không thể xóa bút toán này, vì nó đã sử dụng một số thứ tự và không phải là bút toán cuối cùng trong chuỗi thứ tự. Thay vào đó, bạn có thể đảo nó.) và bút toán được hủy thay vào đó.
Bước 2 - Đặt lại chi phí (quyền truy cập Chi phí). Khi bút toán đã được hủy, hoặc đã được đảo và hóa đơn điều chỉnh giảm đã xác nhận, chi phí không còn liên kết với nó và trở lại Đã duyệt. Quản trị viên chi phí, người có quyền Chi phí: Người duyệt tất cả và người duyệt của nhóm của nhân viên lúc này thấy nút Đặt lại; bấm để đưa chi phí về Nháp, chỉnh sửa rồi gửi duyệt, duyệt và ghi sổ lại. Nhân viên, và kế toán không có quyền Chi phí, không thấy nút Đặt lại: họ nhờ quản trị viên chi phí hoặc người duyệt của nhóm.
Nút Đặt lại của chi phí đã ghi sổ đi theo bút toán:
| Bút toán của chi phí | Ai thấy nút Đặt lại |
|---|---|
| Đã ghi sổ (kể cả khi bút toán đảo của nó còn ở nháp) | Không ai. Yêu cầu đặt lại từ một biểu mẫu đã mở trước khi ghi sổ bị từ chối, với thông báo nêu tên chi phí và bút toán và nhờ kế toán hủy bút toán đó, hoặc đảo bút toán đó rồi đăng bút toán đảo. |
| Nháp | Chỉ kế toán có thêm một quyền truy cập Chi phí. |
| Đã đảo (bút toán đảo đã xác nhận) hoặc đã hủy | Quản trị viên chi phí, Chi phí: Người duyệt tất cả, người duyệt của nhóm của nhân viên, và kế toán có thêm một quyền truy cập Chi phí. |
Để xem các phát sinh kế toán của chi phí, mở danh sách Phát sinh kế toán của Kế toán rồi dùng bộ lọc Chi phí hoặc nhóm theo Chi phí.
Xử lý sự cố
- "Vui lòng nhập Nhà cung cấp của các chi phí sau trước khi ghi sổ ..."
- Chi phí đã đánh dấu Tạo hóa đơn chưa có nhà cung cấp. Nhờ nhân viên hoặc người duyệt nhập vào.
- "Không tìm thấy liên hệ công việc của nhân viên ..."
- Nhân viên chưa có liên hệ làm việc. Nhập liên hệ trên hồ sơ nhân viên rồi ghi sổ lại.
- "Không tìm thấy sổ nhật ký mua hàng nào trong công ty ..."
- Tạo sổ nhật ký mua hàng cho công ty trong phần cài đặt Kế toán.
- "Bạn không có quyền tạo bút toán kế toán."
- Ghi sổ cần quyền Kế toán: Kế toán chứng từ (hoặc cao hơn), hoặc Kế toán: Hóa đơn cùng với Chi phí: Người duyệt tất cả. Quyền Kế toán: Hóa đơn đơn thuần không cho truy cập chi phí của người khác. Quản trị viên chi phí duyệt được mọi chi phí nhưng không thể ghi sổ nếu thiếu quyền kế toán.
- "Nhân viên đã được hoàn trả các chi phí ..."
- Không thể xác nhận hóa đơn điều chỉnh giảm của hóa đơn vì nhân viên đã được trả, dù chỉ một phần. Mở khoản thanh toán trong Kế toán > Nhà cung cấp > Thanh toán, bấm Đặt lại về nháp rồi Hủy, sau đó xác nhận lại hóa đơn điều chỉnh giảm.
- "Nhà cung cấp và chi tiết hóa đơn của các chi phí sau là của các bút toán đã đăng của chúng ..."
- Nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn hoặc ngày hóa đơn của chi phí đã ghi sổ bị sửa. Hãy hoàn tác bút toán và đặt chi phí về nháp trước: xem Chỉnh sửa chi phí đã ghi sổ.
- "Chi phí ... được ghi nhận trong bút toán đã đăng ... Để đặt lại về nháp, hãy nhờ kế toán hủy bút toán đó, hoặc đảo bút toán đó rồi đăng bút toán đảo."
- Yêu cầu đặt lại được gửi trong khi bút toán của chi phí còn ở trạng thái đã ghi sổ. Kế toán hủy bút toán, hoặc đảo bút toán và xác nhận bút toán đảo; chi phí khi đó trở lại Đã duyệt và đặt lại được: xem Chỉnh sửa chi phí đã ghi sổ.
- "Khoản phải trả của các hóa đơn nhà cung cấp này đã được chuyển sang cho nhân viên đã thanh toán ..."
- Hóa đơn nhà cung cấp của chi phí do nhân viên trả không đặt lại về nháp được. Hãy đảo hóa đơn bằng Hóa đơn điều chỉnh giảm.
Câu hỏi thường gặp
- Ai xem được nhà cung cấp, mã/số hóa đơn và ngày hóa đơn?
- Nhân viên, người duyệt, quản trị viên chi phí và kế toán, trên chi phí.
- Chi phí do công ty trả có hiện đã thanh toán ngay không?
- Có: chi phí ở trạng thái Đã thanh toán ngay khi ghi sổ, nhưng nhà cung cấp vẫn được nợ cho đến khi kế toán thanh toán hóa đơn nhà cung cấp.
- Nhiều chi phí có vào chung một hóa đơn được không?
- Được, khi cùng một nhân viên trả và các chi phí có cùng nhà cung cấp, ngày hóa đơn và mã/số hóa đơn.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
