OmniApproval™ - Phê duyệt chi trả lương
| Số dòng Code | 1484 |
| Tên kỹ thuật | viin_approval_hr_payroll |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_approval_hr_payroll |
| Đọc mô tả cho | v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Time Off (hr_holidays) Invoicing (account) Discuss (mail) Calendar (calendar) Employees (hr) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Bảng lương Kế toán lương Người thân của nhân viên Mô-đun Cơ Sở OmniApproval™: Một nền tảng, mọi phê duyệt Nền tảng Kế toán Quản trị Nhân sự Nâng cao Hợp đồng Lao động (Viindoo) Nhật ký Công việc Hợp đồng - nhật ký công việc Kế toán Nhân sự OmniApproval™ - Phê duyệt Kế toán Viin - Thời Gian Nghỉ Ứng dụng Phụ lục Cơ sở Viin - Nhật ký công việc nghỉ Quản lý lịch làm việc & ngày nghỉ OmniApproval™ - Phê duyệt kế toán quản trị Proxy metadata IR an toàn |
Không bao giờ chi lương khi chưa có người duyệt
Dành cho bộ phận tài chính và nhân sự lương của doanh nghiệp đang tăng trưởng, chi lương theo đợt
Yêu cầu phê duyệt đợt chi trả lương trước khi thực hiện thanh toán.
Bạn có gặp tình huống này?
Một khoản chi lương lớn đã đi ra mà chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc tài chính chỉ biết sau đó.
Việc duyệt nằm trong tin nhắn và email nên không ai chứng minh được ai đã đồng ý điều gì.
Một đợt chi sai rất khó sửa: đã thanh toán, đã đối soát, rồi phải gỡ thủ công.
Bộ phận lương không nhìn được ngay đợt chi nào đang chờ quyết định.
Điều thay đổi
→ Chỉ chi khi đã được duyệt
Nút Thực hiện bị chặn cho tới khi người phê duyệt duyệt đợt giải ngân.
→ Dấu vết quyết định rõ ràng
Mỗi đề nghị ghi rõ ai duyệt hoặc từ chối và khi nào.
→ Đợt đã trả thuộc về người chi trả lương
Phê duyệt của đợt đã trả không thể bị từ chối hay hủy cho đến khi người chi trả lương hủy đợt đó, việc này thu hồi các khoản thanh toán và không đụng tới bút toán phiếu lương.
→ Nhìn một lần thấy cả hàng đợi
Bảng điều khiển bảng lương đếm số đợt đã trình và đang chờ quyết định, đã duyệt, và bị từ chối hoặc đã hủy.
Cách hoạt động
Thiết lập
Quản trị viên chọn đợt giải ngân nào cần phê duyệt và ai là người duyệt.
Đề nghị
Kế toán lương trình đợt giải ngân để phê duyệt.
Quyết định
Người phê duyệt xem số tiền và các phiếu lương liên quan, rồi duyệt hoặc từ chối.
Chi trả
Khi đã duyệt, kế toán lương thực hiện đợt giải ngân; quản trị viên bảng lương theo dõi hàng đợi trên bảng điều khiển.
Tính năng chính
Duyệt trước khi chi
Đợt giải ngân lương không thể thực hiện cho tới khi đề nghị phê duyệt được duyệt.
Thanh toán chỉ thay đổi qua người chi trả lương
Chỉ người chi trả lương mới hủy được đợt đã trả; sau đó phê duyệt của đợt mới có thể bị từ chối hoặc hủy.
Bạn chọn cái gì cần duyệt
Đặt quy tắc, ví dụ mọi đợt hoặc chỉ các khoản trên một mức tiền, và chọn người phê duyệt.
Chi tiết tới từng phiếu lương
Đề nghị liệt kê các phiếu lương của đợt để người duyệt biết chính xác mình đang duyệt gì.
Hiển thị trên bảng điều khiển
Cán bộ bảng lương thấy các đợt đã trình và đang chờ quyết định, đã duyệt, và bị từ chối hoặc đã hủy trên bảng điều khiển.
Tách bạch nhiệm vụ
Người đề nghị không tự duyệt được trừ khi là người phê duyệt; buộc phê duyệt chỉ dành cho quản trị viên phê duyệt và được ghi lại.
Dành cho ai
Giám đốc tài chính / chủ doanh nghiệp
Muốn biết và duyệt trước khi tiền ra khỏi công ty. Nhận được quyết định có xác nhận cho mỗi đợt chi.
Kế toán lương
Cần chi đúng hạn mà không phải đuổi theo phê duyệt qua tin nhắn. Có một đề nghị cho mỗi đợt và trạng thái rõ ràng.
Quản trị viên bảng lương
Cần biết đợt nào đang bị chặn. Có thẻ hàng đợi trên bảng điều khiển.
Kiểm soát nội bộ / kiểm toán
Cần bằng chứng. Có phê duyệt được ghi lại, và đợt đã trả chỉ người chi trả lương mới thu hồi được, phiếu lương giữ nguyên.
Phù hợp nhất với: doanh nghiệp chi lương theo bảng lương, phòng ban hoặc toàn công ty và muốn có phê duyệt trước khi tiền ra đi.
Chọn đợt giải ngân nào cần phê duyệt
Trình đợt giải ngân và gắn vào đề nghị phê duyệt
Chưa duyệt thì không thực hiện được
Người phê duyệt quyết định về đề nghị
Đợt giải ngân đã duyệt sẵn sàng thực hiện
Người chi trả lương hủy đợt đã trả, sau đó phê duyệt được hủy
Theo dõi hàng đợi trên bảng điều khiển bảng lương
Câu hỏi thường gặp
Mọi đợt giải ngân lương đều cần phê duyệt?
Chỉ những đợt khớp với quy tắc bạn đặt trên loại phê duyệt. Khi chưa đặt quy tắc, không đợt nào bị chặn.
Ai là người phê duyệt?
Những người được liệt kê trên loại phê duyệt. Mặc định là các quản trị viên bảng lương lúc cài đặt; bạn có thể đổi danh sách bất cứ lúc nào.
Nếu phê duyệt bị từ chối sau khi đã chi lương thì sao?
Phê duyệt không thể bị từ chối nữa. Người chi trả lương hủy đợt chi trả trước, việc này thu hồi các khoản thanh toán và mở lại số lương chưa trả; sau đó phê duyệt mới có thể bị từ chối. Phiếu lương và bút toán của chúng không bị tác động.
Một đề nghị có thể bao gồm nhiều đợt giải ngân không?
Không. Một đề nghị chỉ phê duyệt đúng một đợt giải ngân.
Ai chi trả được lương?
Người được công ty cấp cả quyền bảng lương lẫn quyền Kế toán / Hóa đơn. Họ cũng thấy tab giải ngân trên đề nghị và nút Xem xét phê duyệt trên bảng điều khiển; người chỉ có quyền bảng lương hoặc chỉ có quyền kế toán được tách bạch có chủ đích.
Cần trợ giúp về Phê duyệt chi trả lương?
Yêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Community, Enterprise
- Mô-đun yêu cầu: HR Payroll Accounting, Approval, Approval Accounting
- Giấy phép: OPL-1
OmniApproval - Phê duyệt chi trả lương
Note
Tài liệu này dành cho: kế toán lương (người chi trả lương và xin phê duyệt trước khi chi), những người phê duyệt, Quản trị viên Bảng lương theo dõi tình hình phê duyệt trên bảng điều khiển, và Quản trị viên hệ thống (người bật quy tắc phê duyệt).
Note
Mở rộng HR Payroll Accounting - xem tài liệu của ứng dụng này về giải ngân lương, phiếu lương và thanh toán.
Tổng quan
Chi trả lương là quyết định không nên phụ thuộc vào một người. Với Phê duyệt chi trả lương, một đợt giải ngân lương (chi trả cho một bảng lương, một phòng ban hoặc toàn công ty) không thể được thực hiện cho tới khi đề nghị phê duyệt của đợt đó được duyệt. Khi đợt giải ngân đã được chi trả, phê duyệt của nó không còn bị từ chối hay hủy được nữa: chỉ người chi trả lương mới thay đổi sổ sách, bằng cách hủy đợt giải ngân trước. Bút toán của phiếu lương không bị tác động.
Quy trình, theo từng giai đoạn:
- Thiết lập (Quản trị viên): chọn đợt giải ngân nào cần phê duyệt và ai là người phê duyệt.
- Đề nghị (kế toán lương): tạo đợt giải ngân lương rồi trình phê duyệt.
- Quyết định (người phê duyệt): xem xét đề nghị, duyệt hoặc từ chối.
- Chi trả (kế toán lương): khi đợt giải ngân đã được duyệt, thực hiện đợt giải ngân.
- Theo dõi (Quản trị viên Bảng lương): xem số đợt chờ duyệt, đã duyệt và bị từ chối trên bảng điều khiển bảng lương.
| Vai trò | Công việc | Quyền truy cập cần gán |
|---|---|---|
| Quản trị viên hệ thống | Quyết định đợt giải ngân nào cần phê duyệt và ai là người phê duyệt. | Phê duyệt / Quản trị viên |
| Kế toán lương | Tạo đợt giải ngân lương, trình phê duyệt và thực hiện khi đã được duyệt. | Bảng lương / Cán bộ, cùng với Kế toán / Hóa đơn (để chi trả). Liên kết người này với một hồ sơ nhân viên. |
| Người phê duyệt | Duyệt hoặc từ chối đề nghị phê duyệt giải ngân lương. | Được liệt kê là người phê duyệt của loại phê duyệt; Phê duyệt / Cán bộ trở lên |
| Quản trị viên Bảng lương | Theo dõi tình trạng phê duyệt của mọi đợt giải ngân trên bảng điều khiển bảng lương; mặc định là người phê duyệt. | Bảng lương / Quản trị viên |
Note
Lương và kế toán được tách biệt có chủ đích. Người chỉ có quyền bảng lương không thấy số tiền chi trả và bút toán nên không mở được danh sách Giải ngân lương, và trên đề nghị phê duyệt không thấy tab Giải ngân lương, nút Giải ngân lương cũng như các nút Chọn Giải ngân lương và Xem Giải ngân lương; người chỉ có quyền kế toán không thấy phiếu lương. Vì vậy người chi trả lương cần cả hai nhóm quyền và làm việc từ danh sách Giải ngân lương. Chỉ người này tạo đề nghị phê duyệt giải ngân lương; người khác thử tạo, ví dụ từ Phê duyệt > Tổng quan, sẽ nhận thông báo về điều đó.
Ảnh chụp trong tài liệu này lấy từ cơ sở dữ liệu có dữ liệu mẫu, công ty dùng đô la Mỹ và biểu đồ tài khoản chung do Odoo cung cấp.
Thiết lập (dành cho Quản trị viên)
Cài đặt ứng dụng
- Vào Ứng dụng.
- Tìm OmniApproval - Phê duyệt chi trả lương.
- Bấm Cài đặt. Ứng dụng cần HR Payroll Accounting và các ứng dụng phê duyệt; Odoo tự cài khi còn thiếu. Một loại phê duyệt Phê duyệt giải ngân lương được tạo cho mỗi công ty.
Gán quyền truy cập
- Vào Cài đặt > Người dùng & Công ty > Người dùng và mở người dùng.
- Gán cho mỗi người các quyền truy cập nêu trong bảng trên, rồi lưu.
- Liên kết người đề nghị và chi trả lương với một hồ sơ nhân viên (Nhân viên, trường Người dùng liên quan), để họ theo dõi được các đề nghị của mình.
Chọn đợt giải ngân cần phê duyệt
Mặc định không đợt giải ngân nào bị chặn: chỉ những đợt khớp với quy tắc do bạn đặt mới bắt buộc phê duyệt.
- Vào Phê duyệt > Cấu hình > Loại phê duyệt và mở Phê duyệt giải ngân lương.
- Mở tab Bật phê duyệt cho mô hình, mục Miền điều kiện.
- Tại Miền điều kiện bắt buộc trước phê duyệt, xác định các đợt giải ngân phải được duyệt trước khi thực hiện. Ví dụ, quy tắc ID không bằng 0 bắt buộc mọi đợt giải ngân phải phê duyệt; quy tắc theo Số tiền giải ngân chỉ bắt buộc với các khoản chi lớn.
- Lưu.
Chọn người phê duyệt
- Trên cùng loại phê duyệt, mở tab Quy trình phê duyệt.
- Tại Các bước phê duyệt bổ sung, dòng Người phê duyệt cụ thể liệt kê những người duyệt. Khi cài đặt ứng dụng, dòng này chứa những người dùng đang có quyền Bảng lương / Quản trị viên vào thời điểm đó.
- Thêm hoặc bớt người trên dòng này khi quản trị viên bảng lương thay đổi, rồi lưu. Người phê duyệt cần có tối thiểu quyền Phê duyệt / Cán bộ.
Kế toán lương: xin phê duyệt rồi chi trả
Trình đợt giải ngân để phê duyệt
- Vào Bảng lương > Phiếu lương > Giải ngân lương và mở đợt giải ngân, hoặc tạo mới.
- Đợt giải ngân cần phê duyệt hiển thị dải ruy băng đỏ Thiếu phê duyệt. Khi một đồng nghiệp đã xin phê duyệt, dải ruy băng hiển thị trạng thái của đề nghị đó (ví dụ Đang chờ duyệt) và Xin phê duyệt không được đề xuất; bản thân đề nghị chỉ hiển thị với người đề nghị và những người phê duyệt.
- Mở menu Tác vụ (biểu tượng bánh răng cạnh mã tham chiếu) và bấm Xin phê duyệt.
- Trong cửa sổ Gửi phê duyệt, kiểm tra loại phê duyệt Phê duyệt giải ngân lương, tiêu đề, tham chiếu, ngày, nhân viên (tùy chọn; người đề nghị, mặc định là bạn) và số tiền, rồi bấm Tạo đề nghị phê duyệt. Đề nghị được tạo kèm đợt giải ngân.
- Trong đề nghị phê duyệt, mở tab Giải ngân lương. Kiểm tra đợt giải ngân của bạn có trong danh sách; nếu tab trống, bấm Thêm dòng và chọn đợt giải ngân. Danh sách đưa ra các đợt giải ngân ở trạng thái nháp của công ty trên đề nghị. Một đề nghị chỉ phê duyệt đúng một đợt giải ngân. Tab này, nút Giải ngân lương và các nút Chọn Giải ngân lương, Xem Giải ngân lương chỉ hiển thị với người có cả quyền bảng lương lẫn quyền Kế toán / Hóa đơn.
- Lưu rồi bấm Trình. Đề nghị chuyển sang trạng thái chờ duyệt và người phê duyệt được yêu cầu quyết định. Chỉ đợt giải ngân còn ở trạng thái Nháp mới trình được; đề nghị cho đợt đã duyệt, đã chi trả hoặc đã hủy sẽ bị từ chối kèm thông báo.
Điều gì xảy ra nếu thực hiện quá sớm
Khi phê duyệt còn thiếu hoặc đang chờ, bấm Thực hiện trên đợt giải ngân sẽ bị từ chối kèm thông báo đợt giải ngân phải được phê duyệt trước. Không có khoản nào được chi.
Thực hiện đợt giải ngân đã được duyệt
- Khi đề nghị được duyệt, đợt giải ngân hiển thị dải ruy băng Đã duyệt.
- Mở đợt giải ngân và bấm Thực hiện, sau đó Ok. Các khoản thanh toán lương được tạo và phiếu lương được đối soát, như mô tả trong tài liệu HR Payroll Accounting.
Phê duyệt áp dụng cho đợt giải ngân như lúc được trình: Số tiền giải ngân, phòng ban và các phiếu lương đến hạn của đợt. Khi một trong các giá trị đó đã thay đổi, bấm Thực hiện sẽ bị từ chối kèm thông báo. Hãy đưa giá trị về như lúc được duyệt, hoặc xin duyệt nội dung mới (xem bên dưới).
Nếu phê duyệt bị từ chối hoặc hủy
Đề nghị có đợt giải ngân đã được chi trả thì không thể bị từ chối hay hủy, kể cả bởi người phê duyệt hay người có quyền Phê duyệt / Quản trị viên: thao tác đó bị từ chối kèm thông báo. Người chi trả lương (Bảng lương / Cán bộ cùng Kế toán / Hóa đơn) mở đợt giải ngân, bấm Hủy rồi xác nhận trước. Các khoản thanh toán được thu hồi, số lương chưa trả được mở lại và đợt giải ngân chuyển sang Đã hủy; phiếu lương và bút toán của chúng giữ nguyên. Sau đó đề nghị mới có thể bị từ chối hoặc hủy.
Đợt giải ngân chưa được chi trả vẫn ở Nháp và hiển thị phê duyệt đã bị từ chối hoặc đã hủy.
Để chi trả lại một đợt giải ngân đã thu hồi:
- Trên đợt giải ngân Đã hủy, bấm Đặt lại về nháp. Số tiền giải ngân đề xuất toàn bộ số tiền còn phải trả; khi phê duyệt chỉ cho một phần, hãy nhập lại số tiền đã được duyệt.
- Khi số tiền, phòng ban và các phiếu lương đúng như đã được duyệt, bấm Thực hiện. Phê duyệt vẫn áp dụng cho đợt giải ngân, ví dụ để thực hiện lại một khoản thanh toán bị ngân hàng trả về.
- Để chi trả nội dung khác, đề nghị phê duyệt phải được hủy trước, bởi người đã đề nghị hoặc người có quyền Phê duyệt / Quản trị viên (kể cả đề nghị bị từ chối). Sau đó bất kỳ người chi trả lương nào dùng Tác vụ > Xin phê duyệt trên đợt giải ngân, và thực hiện đợt khi đề nghị mới được duyệt. Đợt giải ngân theo đề nghị mới; đề nghị đã hủy không còn được tính.
Người phê duyệt: quyết định về đề nghị
Xem xét và duyệt
- Vào Phê duyệt > Tổng quan. Thẻ Phê duyệt giải ngân lương đếm số đề nghị đang chờ bạn.
- Mở đề nghị. Kiểm tra số tiền, ngày và, trong tab Phiếu lương, các phiếu lương nằm trong đề nghị. Dùng Xem Giải ngân lương để xem chính đợt giải ngân; nút này chỉ hiển thị với người có cả quyền bảng lương lẫn quyền Kế toán / Hóa đơn.
- Bấm Duyệt, hoặc Từ chối để bác bỏ. Đề nghị chuyển sang Đã duyệt và kế toán lương có thể thực hiện đợt giải ngân.
Note
Người trình đề nghị không thể tự duyệt trừ khi họ cũng là một trong những người phê duyệt. Chỉ người có quyền Phê duyệt / Quản trị viên mới dùng được Buộc phê duyệt để duyệt mà không chờ những người khác; thao tác này được ghi lại.
Quản trị viên Bảng lương: theo dõi phê duyệt
Trên bảng điều khiển bảng lương
- Vào Bảng lương > Bảng điều khiển và cuộn tới thẻ Phê duyệt giải ngân lương.
- Xem số đợt giải ngân, và bao nhiêu đợt Chờ phê duyệt, Đã duyệt và Bị từ chối / Đã hủy. Chờ phê duyệt chỉ đếm các đợt giải ngân đã được trình và đang chờ quyết định; đợt chưa được trình không nằm trong ba nhóm này.
- Bấm Xem xét phê duyệt để mở danh sách Giải ngân lương, nơi bạn mở từng đợt. Nút này chỉ hiển thị với người có cả quyền bảng lương lẫn quyền Kế toán / Hóa đơn; chỉ có quyền bảng lương thì bạn thấy thẻ mà không có nút.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
