Các giai đoạn chuyển đổi số hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) được hiểu là áp dụng những tiến bộ về công nghệ số như điện toán đám mây (cloud), dữ liệu lớn (Big data),… vào mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu suất cao, thúc đẩy phát triển doanh thu và thương hiệu.

Chuyển đổi số doanh nghiệp không phải đơn thuần thay đổi cách thực hiện công việc từ thủ công truyền thống (ghi chép trong sổ sách, họp trực tiếp,…) sang vận dụng công nghệ để giảm thiểu sức người. Trên thực tế, chuyển đổi số đóng vai trò thay đổi tư duy kinh doanh, phương thức điều hành, văn hóa tổ chức,...

Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh

Thực trạng chuyển đổi số ở Việt Nam ngày càng trở nên phổ biến. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, 92% doanh nghiệp đã quan tâm hơn về vấn đề này. Thậm chí nhiều doanh nghiệp trong đó đã ứng dụng chuyển đổi số vào hoạt động kinh doanh của mình.

Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp Việt Nam thuộc dạng vừa và nhỏ, chưa có hiểu biết sâu sắc về chuyển đổi số và không biết bắt đầu từ đâu. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp lầm tưởng bản thân đã hoàn thành xong lộ trình chuyển đổi khi chỉ mới áp dụng một phần công nghệ. Đó là lý do mà số lượng doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công được ước tính chưa đến 10%.

3 Giai đoạn chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu rõ về chuyển đổi số thì làm thế nào để thực hiện việc đó? Hãy xem xét 3 giai đoạn chuyển đổi số dưới đây.

Giai đoạn 1: Digitization - Số hóa thông tin

Giai đoạn đầu tiên trong các giai đoạn của chuyển đổi số liên quan đến việc số hóa thông tin. Số hóa thông tin có nghĩa là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Điều này có thể được hiểu đơn giản là việc scan các loại tài liệu và thông tin ở dạng giấy sang lưu trữ trên hệ thống máy tính hoặc các file điện tử như excel, PDF.

Bằng cách này, dữ liệu tại doanh nghiệp sẽ được tập hợp và lưu trữ tập trung giúp dễ dàng cho quá trình tra cứu hơn. Do mức độ phát sinh dữ liệu chưa nhiều nên các doanh nghiệp nhỏ và vừa khá phù hợp với việc số hóa thông tin. Giai đoạn này đóng vai trò là nền tảng để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình chuyển đổi số.

3 giai đoạn của chuyển đổi số

Ví dụ thực tế:

Các tài liệu ở dạng giấy sẽ được chuyển đổi thành dạng các file điện tử trên các nền tảng trực tuyến phổ biến như Google Drive hay Microsoft 365. Từ đây, tài liệu được chia sẻ trong toàn bộ doanh nghiệp để sử dụng dễ dàng và tìm kiếm nhanh chóng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp:

Bước quan trọng đầu tiên trong các giai đoạn chuyển đổi số mà doanh nghiệp cần chú trọng đó là số hóa thông tin. Nếu muốn thực hiện tốt giai đoạn này, doanh nghiệp nên xác định lộ trình sớm và nghiêm túc thực hiện cho mỗi giai đoạn.

Giai đoạn 2: Digitalization - Số hóa quy trình

Sau khi hoàn thành việc số hóa thông tin, tiếp theo các doanh nghiệp cần thực hiện số hóa quy trình. Đó là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình hiện tại. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp giảm chi phí vận hành mà còn làm tăng hiệu quả kinh doanh.

Với giai đoạn này, doanh nghiệp có thể cải tiến các quy trình vận hành hiện tại nhưng không còn hiệu quả nhờ vào việc phân tích thông tin ở dạng điện tử. Thêm vào đó, doanh nghiệp còn có thể khai thác nhiều công nghệ mới để áp dụng vào quy trình vận hành kinh doanh.

Giai đoạn số hóa quy trình

Ví dụ thực tế:

Ví dụ về chuyển đổi số ở giai đoạn này đó là các hình thức chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử,… trở nên phổ biến trong giai đoạn dịch bệnh. Thông qua các quy trình đã được tự động hóa, doanh nghiệp có thể duy trì các hoạt động này bình thường dù có sự giãn cách xã hội.

Lời khuyên cho doanh nghiệp:

Mặc dù có nhiều lợi ích khi số hóa quy trình, tuy nhiên điều này chỉ mới giúp doanh nghiệp ở những mảng riêng lẻ, chưa có sự chuyển đổi số toàn diện. Do đó, các doanh nghiệp nên tham khảo thêm các giải pháp về bức tranh số toàn diện để đạt được giá trị kinh doanh tối đa.

Giai đoạn 3: Digital Transformation - Số hóa toàn diện

Giai đoạn cuối cùng trong các giai đoạn chuyển đổi số đó là số hóa toàn diện hay còn gọi là chuyển đổi số. Đây chính là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và tâm lý. Giai đoạn này sẽ tạo ra sự đột phá và sự chuyển đổi quy trình bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp và xã hội. Do đó, lợi ích mà việc số hóa toàn diện đem lại sẽ liên quan đến cả ba đối tượng: doanh nghiệp, các đối tác và khách hàng.

Để thành công, một chiến lược chuyển đổi số phải có sự nhất quán với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giai đoạn số hóa toàn diện, doanh nghiệp phải tạo ra những thay đổi về cả lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Như vậy thì việc chuyển đổi số mới tạo ra được sự đột phá.

Chuyển đổi số là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp lớn có tầm nhìn dài hạn mới thật sự nghiêm túc theo đuổi quy trình chuyển đổi số. Bởi vì những doanh nghiệp này luôn hướng đến đích đến lâu dài và bền vững.

Quy trình số hóa toàn diện

Ví dụ thực tế:

Ví dụ điển hình về câu chuyện chuyển đổi số thành công đó đến từ nhà bán lẻ nổi tiếng Amazon. Đây là nền tảng bán hàng trực tuyến phổ biến nhất thế giới. Amazon bắt đầu dịch vụ bán sách trực tuyến của mình vào năm 1995. Sau đó, công ty tiếp tục nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới như Amazon Web Services và dịch vụ điện toán đám mây.

Với sự phát triển không ngừng về công nghệ, Amazon đã trở thành công ty thứ ba trên thế giới đạt giá trị vốn hóa 1000 tỷ USD cùng với việc đứng đầu trong nhiều ngành kinh doanh của mình vào tháng 9/2020.

Lời khuyên cho doanh nghiệp:

Doanh nghiệp cần có một kế hoạch dài hạn cho lộ trình chuyển đổi số. Không chỉ ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động, mà còn phải biết kết hợp với mục tiêu kinh doanh. Để thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều yếu tố khác nhau như:

• Ý chí của nhà lãnh đạo trong việc thúc đẩy hoạt động chuyển đổi số.
• Sự tham gia đầy đủ của các phòng ban và các đơn vị trên chuỗi giá trị.
• Các nguồn lực chịu trách nhiệm cho hoạt động chuyển đổi số.

5 Bước chuyển đổi số hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn còn đang loay hoay trong việc tìm kiếm phương pháp để thực hiện chuyển đổi số hiệu quả. Dưới đây là 5 bước chuyển đổi số mang lại hiệu quả giúp cho các doanh nghiệp giải quyết được vấn đề khó khăn trên.

Bước 1: Định hướng chiến lược

Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định chính xác chiến lược kinh doanh và chiến lược chuyển đổi số của mình. Việc này đảm bảo cho lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp đi đúng hướng đã đề ra.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng liên quan đến mọi mặt về tài chính, nhân lực, công nghệ và văn hóa. Điều này giúp doanh nghiệp thấu hiểu về khả năng của mình để xây dựng các giải pháp phù hợp trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

5 bước chuyển đổi số hiệu quả  

Bước 3: Dự toán ngân sách đầu tư

Việc dự toán ngân sách đầu tư trong quá trình chuyển đổi số giúp doanh nghiệp chủ động hơn với các lựa chọn của mình.Doanh nghiệp sẽ biết phương án nào là phù hợp nhất với tình hình hiện tại của chính mình.

Bước 4: Xây dựng lộ trình chuyển đổi số, xác định các hành động cần tiến hành, nguồn nhân lực cần thiết

Đến với bước này, các doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho lộ trình chuyển đổi số của mình. Tại đây doanh nghiệp sẽ xác định các hành động cần thực hiện, nguồn nhân lực cần thiết, thời gian tiến độ hoàn thành cũng như dự kiến về kết quả. Việc làm này nhằm giảm thiểu tối đa thời gian, công sức, ngân sách trong quá trình triển khai thực hiện.

Bước 5: Thực hiện triển khai và đánh giá hiệu quả

Bước cuối cùng là tiến hành thực hiện theo đúng như lộ trình đã đề ra. Việc đánh giá hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những yếu tố không đúng mục tiêu ban đầu. Doanh nghiệp cũng xác định được các rủi ro và các thay đổi gây ảnh hưởng đến việc triển khai lộ trình chuyển đổi số. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các cải tiến phù hợp.