Kiểm soát chi phí và hiệu quả Triển khai Phần mềm bằng Phương pháp Viindoo KPI-Based Design

Trong các dự án chuyển đổi số và triển khai phần mềm, đặc biệt tại các doanh nghiệp quy mô lớn, một vấn đề phổ biến là các yêu cầu phần mềm thường bị phát sinh tràn lan từ nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi phòng ban, mỗi cá nhân đều có những mong muốn riêng, những ý tưởng để cải thiện công việc của mình. Điều này hoàn toàn dễ hiểu, nhưng nếu không được kiểm soát chặt chẽ, hệ quả là ngân sách dự án đội lên đáng kể, tiến độ triển khai kéo dài, các tính năng phần mềm có thể bị dư thừa hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thực tế, và cuối cùng, hiệu quả đạt được không như mong đợi.

Theo McKinsey (2022), hơn 70% dự án chuyển đổi số không đạt được kỳ vọng. Báo cáo của Panorama Consulting (2021) cũng cho thấy: 54% dự án ERP bị trễ tiến độ hoặc vượt ngân sách, và tới 21% thất bại hoàn toàn. Dù nguyên nhân cụ thể khác nhau, nhưng mẫu số chung đều nằm ở việc:

• Thiếu tiêu chí rõ ràng để đánh giá và ưu tiên yêu cầu phần mềm
• Mỗi phòng ban theo đuổi mục tiêu riêng, khó tìm được sự đồng thuận
• Quyết định triển khai thường dựa trên cảm tính hoặc áp lực nội bộ

Để giải quyết bài toán khó cho doanh nghiệp khi đứng giữa các lựa chọn nên làm tính năng nào, “yêu cầu nào là cần thiết” và “cái nào chỉ là mong muốn”, phương pháp Viindoo KPI-Based Design được áp dụng giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những gì thực sự tạo ra giá trị.

Phương pháp Viindoo KPI-Based design là gì?

Viindoo KPI-based Design là bộ phương pháp do Viindoo nghiên cứu và phát triển để đo lường, đánh giá hiệu quả chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Từ thiết kế phần mềm, tính năng, công cụ đến cách thức triển khai, tất cả đều tuân theo nguyên tắc "thiết kế có thể đo lường được", đảm bảo mỗi bước thực hiện đều gắn với mục tiêu rõ ràng và có thể đánh giá kết quả cụ thể.

Khác với cách tiếp cận truyền thống dựa vào cảm tính hoặc mô tả chức năng chung chung, Viindoo KPI-Based Design giúp:

• Xác định KPI dự án và các chỉ số đo lường giúp doanh nghiệp theo dõi rõ ràng tiến độ, chất lượng và hiệu quả đầu tư
• Liên kết hệ thống công nghệ với mục tiêu kinh doanh.
• Tối ưu hóa nguồn lực bằng cách ưu tiên theo mức độ ảnh hưởng và nỗ lực triển khai;
• Thống nhất định hướng chung cho toàn bộ phòng ban, toàn bộ dự án. Tất cả đều dựa trên dữ liệu.

Phương pháp Viindoo KPI - based design không chỉ là một ý tưởng lý thuyết, mà được hình thành từ thực tiễn sâu sắc, với hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn triển khai phần mềm quản trị tại nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực và quy mô khác nhau. Bên cạnh đó, Viindoo cũng tiến hành khảo sát và phân tích nhiều báo cáo quốc tế uy tín về nguyên nhân thất bại trong các dự án chuyển đổi số và triển khai ERP.

Viindoo KPI-Based Design kết hợp ba công cụ phân tích thực tế: phân loại yêu cầu theo mức độ cần thiết (MoSCOW), tính toán tỷ suất hoàn vốn (ROI) và ma trận Tác động - Nỗ lực (Impact-Effort Matrix).  

Mỗi yêu cầu phần mềm, khi được phân tích bằng phương pháp KPI-based design, sẽ được đánh giá theo ba chiều: Mức độ cần thiết (MOSCOW), ROI, và sự cân bằng giữa tác động và nỗ lực (Impact-Effort Matrix). Các thông số này sau đó sẽ được biểu diễn bằng biểu đồ "bong bóng", giúp trực quan hóa và đưa ra quyết định một cách dễ dàng.

Áp dụng phương pháp Viindoo KPI-Based Design trong kiểm soát chi phí & tối ưu hiệu quả đầu tư phần mềm

Viindoo KPI-Based Design không chỉ là phương pháp thiết kế

Phương pháp này là xương sống trong mọi dự án tư vấn và triển khai phần mềm. Toàn bộ quy trình này được vận hành bài bản qua từng bước cụ thể như sau:

MoSCOW phân loại yêu cầu theo mức ưu tiên

Trong giai đoạn này, nhóm dự án Viindoo sẽ cùng các bên liên quan phân loại các yêu cầu dựa trên mức độ thiết yếu của chúng. ​

Việc phân loại rõ ràng giúp tập trung nguồn lực vào những gì cốt lõi nhất, tránh lãng phí vào các yêu cầu thứ yếu.

ROI (Return on Investment) - Tỷ suất hoàn vốn

Sau khi đã phân loại mức độ ưu tiên, bước tiếp theo là tính toán lợi ích tài chính mà mỗi tính năng mang lại, so với chi phí đầu tư để phát triển nó. Điều này đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng về các chi phí liên quan (phát triển, triển khai, bảo trì) và các lợi ích dự kiến (tăng doanh thu, giảm chi phí vận hành, nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót).  

Một tính năng có thể rất "hot", “bắt trend” công nghệ, nhưng nếu ROI thấp hoặc âm, nó có thể không phải là lựa chọn tối ưu. Việc tính toán ROI giúp biến các quyết định từ cảm tính sang định lượng, dựa trên dữ liệu và con số cụ thể.

>>>> Đọc thêm: Quy trình phân tích ROI tại Viindoo

Ma trận Tác động - Nỗ lực (Impact-Effort Matrix)

Ma trận Tác động - Nỗ lực (Impact-Effort Matrix) giúp đo lường độ ảnh hưởng của tính năng đến toàn hệ thống. Cụ thể, cần xem xét:

Bằng cách lập biểu đồ các yêu cầu trên một ma trận với Tác động ở một trục và Nỗ lực ở trục còn lại, các nhóm có thể phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ thành các góc phần tư, ví dụ:

Ma trận Tác động - Nỗ lực giúp các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, phân bổ nguồn lực hiệu quả và tập trung vào các sáng kiến mang lại lợi tức đầu tư tốt nhất về thời gian và nguồn lực.

Ngoài Viindoo KPI-Based Design, trong các dự án quy mô lớn hoặc có nhiều rủi ro tích lũy, Viindoo kết hợp thêm các phương pháp khác để tăng độ chắc chắn cho quyết định:

• Quản trị rủi ro theo ISO ISO 31000:2018: nhận diện và kiểm soát các rủi ro trong quá trình triển khai dự án.
• Khung đánh giá mức độ trưởng thành số Viindoo 7DX: Giúp xác định mức độ sẵn sàng của tổ chức và các “nút thắt” trong vận hành có thể được ưu tiên xử lý bằng công nghệ.

Đây đều là những phương pháp được áp dụng xuyên suốt trong Dịch vụ Tư vấn Chiến lược và Triển khai Chuyển đổi Số của Viindoo.

Biểu đồ Bubble trong phương pháp Viindoo KPI-Based Design

Để trực quan hóa kết quả phân tích và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, phương pháp Viindoo KPI-Based Design sử dụng biểu đồ “bubble chart” (biểu đồ bong bóng) - thể hiện đồng thời ba yếu tố cốt lõi trên một mặt phẳng hai chiều:

• Trục tung (Y) biểu thị Mức độ tác động (Impact) từ thấp đến cao
• Trục hoành (X) biểu thị Tỷ suất hoàn vốn (ROI) từ thấp đến cao
• Kích thước bóng là Nỗ lực triển khai - bong bóng càng lớn, nỗ lực càng nhiều

Các yêu cầu “Must-have” sẽ được đánh dấu bằng màu sắc riêng biệt (ví dụ: màu đỏ), giúp người dùng dễ dàng nhận biết đâu là các tính năng bắt buộc dù ROI hoặc Impact có thể chưa nổi bật.

Minh họa Phương pháp Viindoo KPI Based-Design biểu diễn trên biểu đồ Bubble

Dựa trên biểu đồ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện và đưa ra quyết định, ví dụ:

1. Góc trên phải, bong bóng nhỏ (ROI cao, Impact mạnh, Effort thấp): Ưu tiên triển khai sớm. Đây là những tính năng "vàng" mang lại giá trị cao nhất với chi phí tối ưu, tốn ít nguồn lực để thực hiện. 
   
2. Góc trên phải, bong bóng to (ROI cao, Impact mạnh, Effort cao): Đây là những sáng kiến chiến lược lớn, cần được ưu tiên nhưng đi kèm kế hoạch triển khai cẩn trọng bởi nó đòi hỏi nguồn lực lớn, phù hợp triển khai theo lộ trình trung - dài hạn với cam kết cấp cao. Viindoo thường gọi đây là "Big Bets" hoặc “High-Stake Items”.
3. Góc dưới trái, bong bóng to (ROI thấp, Impact nhỏ, Effort cao): Xem xét loại bỏ hoặc hoãn lại bởi doanh nghiệp tốn nhiều nguồn lực nhưng hiệu quả lại thấp.
4. Bong bóng “Must-have”: Dù ở đâu trên biểu đồ, đều cần được xem xét trong lộ trình triển khai vì tính chất bắt buộc của nó.

Biểu đồ bong bóng không chỉ giúp ban lãnh đạo và đội triển khai có cái nhìn toàn cảnh, mà còn hỗ trợ thống nhất ưu tiên giữa các bên liên quan, dựa trên dữ liệu chứ không cảm tính. Đây là một trong những công cụ đặc trưng trong hệ thống triển khai Viindoo KPI-Based Design.

Lợi ích thực tế cho Doanh nghiệp

Việc áp dụng phương pháp Viindoo KPI-based design mang lại nhiều lợi ích thiết thực và bền vững cho doanh nghiệp:

Đánh giá tất cả các yêu cầu/nhu cầu phát triển tính năng từ phía khách hàng bằng Viindoo KPI Based-design là quy trình chuẩn trong tất cả các dự án Triển khai ERP, Tư vấn Chiến lược và Triển khai Chuyển đổi số tại Viindoo, đảm bảo rằng mỗi yêu cầu đưa ra đều có cơ sở định lượng rõ ràng, gắn liền với hiệu quả kinh doanh.

Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm không chỉ đưa ra phương pháp mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước triển khai. Từ việc phỏng vấn, mô hình hóa quy trình, xác định chỉ số KPI trọng yếu, cho đến thiết kế danh mục yêu cầu và lập dự toán ngân sách chi tiết - tất cả đều được thực hiện bài bản và thực tế, thay vì dừng lại ở những khuyến nghị lý thuyết.

Lời kết

Việc đầu tư vào phần mềm không chỉ là câu chuyện về công nghệ, mà còn là một quyết định chiến lược liên quan đến hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa nguồn lực. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang đứng trước bài toán chuyển đổi số bài bản hay triển khai một hệ thống ERP, đừng bắt đầu bằng cảm tính hay sự áp đặt từ từng bộ phận riêng lẻ. Hãy bắt đầu bằng một danh mục yêu cầu đúng chuẩn - được thiết kế dựa trên dữ liệu, KPI và mục tiêu rõ ràng.

Phương pháp Viindoo KPI-Based Design đảm bảo mỗi khoản đầu tư của doanh nghiệp đều có cơ sở, và mỗi tính năng phần mềm đều tạo ra giá trị thật.