Bộ chỉ số cho chủ doanh nghiệp không cần nhiều: vài con số, mỗi số luôn so với một mốc và gắn với một quyết định. Cái khó không phải là biết số nào quan trọng, mà là có thời gian để nhìn chúng, khi mọi chữ ký, mọi phiếu duyệt, mọi câu hỏi vẫn dồn lên bàn mình.
Bài này mở đầu loạt Viindoo theo vai trò. Bài nói hai việc chủ doanh nghiệp cần cùng lúc: bộ số để điều hành công ty, và cách để việc hằng ngày chạy theo quy tắc, nhờ đó có thời gian nhìn những con số ấy. Mời xem video hai phút trước, rồi đọc phần chi tiết bên dưới.
Video: Bớt việc hằng ngày, dành sức cho chiến lược (2 phút).
Video: Bớt việc hằng ngày, dành sức cho chiến lược (2 phút).
Vì sao chủ doanh nghiệp thành điểm nghẽn
Ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ doanh nghiệp vừa đặt chiến lược vừa trực tiếp điều hành. Kinh doanh chờ chốt giá, xưởng chờ lệnh, kế toán chờ chữ ký, báo cáo nào cũng bắt đầu bằng việc có người đi hỏi số. Từng việc đều nhỏ, cộng lại thì hết tuần.
Bạn chỉ giữ hai việc: đặt hướng đi và xử lý chỗ lệch. Mọi việc còn lại nên chạy theo quy tắc bạn đặt ra một lần.
Đây là tinh thần của quản trị theo ngoại lệ (management by exception): chủ doanh nghiệp chỉ nhìn chỗ lệch mốc, không phải mọi việc đang diễn ra. Cách này chỉ chạy được khi có đủ hai thứ: một danh sách ngắn con số có mốc rõ ràng, và một hệ thống tự chuyển việc thường ngày mà không cần qua bạn.
15 chỉ số cho chủ doanh nghiệp, và quyết định đi kèm mỗi số
Ba nguyên tắc giúp bộ chỉ số cho chủ doanh nghiệp này có ích: xem ít số; số nào cũng so với một mốc (kế hoạch, cùng kỳ năm trước, hoặc ngưỡng an toàn); và chỉ đi sâu khi số lệch mốc. Bảng dưới chia các chỉ số thành năm nhóm: kết quả, tiền, khách hàng, vận hành và con người.
| Chỉ số | Đọc thế nào | Dùng để quyết định | Nhịp xem |
|---|---|---|---|
| Doanh thu so với kế hoạch và cùng kỳ | Đúng hướng chưa; tăng nhờ khách cũ hay khách mới | Điều chỉnh mục tiêu bán, dồn nguồn lực | Tháng |
| Biên lợi nhuận gộp: tổng, theo sản phẩm, theo khách | Doanh thu tăng mà biên giảm là đang bán rẻ đi hoặc giá vốn tăng | Giá bán, đàm phán vật tư, cơ cấu sản phẩm | Tháng |
| Lợi nhuận ròng và điểm hòa vốn | Còn cách hòa vốn bao xa; chi phí cố định có phình ra | Cắt hay giữ chi phí, đầu tư thêm | Tháng |
| Tiền hiện có và dòng tiền vào ra | Lãi trên sổ vẫn có thể thiếu tiền | Vay vốn lưu động, giãn chi | Tuần |
| Phải thu, phần quá hạn, số ngày thu tiền bình quân (DSO) | Tiền đang kẹt ở khách nào, bao lâu | Siết thu nợ, hạn mức nợ, điều khoản thanh toán | Tuần |
| Giá trị tồn kho và hàng nằm lâu | Bao nhiêu tiền đang nằm trong kho | Giảm mua, xả tồn, đặt lại mức tồn | Tháng |
| Phải trả và số ngày trả nhà cung cấp (DPO) | Trả nhanh hay chậm so với thu | Cân nhịp thu và chi | Tháng |
| Tỷ trọng 5 khách lớn nhất | Phụ thuộc vài khách là rủi ro | Tìm khách mới, giữ khách lớn | Quý |
| Cơ hội đang mở và tỷ lệ chốt | Doanh thu 1-3 tháng tới có chắc không | Đẩy bán, chuẩn bị năng lực | Tháng |
| Khách quay lại và khiếu nại | Chất lượng quan hệ khách hàng | Xử lý gốc nguyên nhân khách bỏ | Quý |
| Tỷ lệ giao đúng hẹn và đơn đang trễ | Uy tín; trễ vì vật tư, máy hay người | Gỡ nút thắt, phân bổ lại nguồn lực | Tuần |
| Tải xưởng so với công suất | Còn nhận thêm đơn được không | Tăng ca, đầu tư máy, giãn lịch | Tuần |
| Tỷ lệ hàng lỗi và chi phí làm lại | Mất bao nhiêu vì làm sai | Cải tiến công đoạn, đổi nhà cung cấp | Tháng |
| Chi phí nhân công so với doanh thu | Năng suất có theo kịp quy mô | Tuyển thêm hay tăng năng suất | Tháng |
| Tỷ lệ nghỉ việc ở vị trí then chốt | Rủi ro mất người, mất kinh nghiệm | Giữ người, đào tạo người thay | Quý |
Không phải chỉ số cho chủ doanh nghiệp nào cũng cần một màn hình riêng. Điều quan trọng là mỗi chỉ số có người chịu trách nhiệm, có mốc so sánh và có nhịp xem. Doanh nghiệp đặt mục tiêu năm thường chọn vài số quan trọng nhất làm mục tiêu và kết quả then chốt, tức OKR rồi giao xuống từng phòng.
Bốn lớp giải phóng chủ doanh nghiệp
Biết bộ chỉ số cho chủ doanh nghiệp mới là một nửa. Nửa còn lại là có chỗ trống để dùng chúng. Trên Viindoo, chỗ trống ấy đến từ bốn lớp, mỗi lớp dựa trên những tính năng cấu hình một lần.
Bộ máy tự chạy
Chỉ việc lớn tới tay
Biết mà không cần hỏi
Dành thời gian đặt hướng
1. Bộ máy tự chạy
Khi sản phẩm được cấu hình sản xuất theo đơn, kinh doanh xác nhận đơn bán là có ngay lệnh sản xuất và nhu cầu vật tư. Không ai phải lên phòng giám đốc xin ý kiến.
Lệnh sản xuất sinh ra từ đơn bán (dữ liệu mẫu).
Phiếu đề nghị sản xuất, đề nghị xuất kho đi qua ứng dụng Phê duyệt (OmniApproval), mỗi loại phiếu có người duyệt riêng, chẳng hạn trưởng bộ phận. Đơn nghỉ phép theo luồng duyệt của ứng dụng Nghỉ phép. Thiết bị có chu kỳ bảo trì phòng ngừa tự sinh yêu cầu bảo trì đúng hạn, và mỗi cơ hội bán hàng luôn có sẵn việc kế tiếp.
Mỗi loại phiếu có luồng duyệt riêng; phần lớn không cần tới chủ doanh nghiệp.
2. Chỉ việc lớn tới tay bạn
Doanh nghiệp tự quyết loại phiếu nào cần duyệt, từ bao nhiêu tiền, ai duyệt, mấy cấp, và đổi được bất cứ lúc nào. Trong ví dụ dưới (dữ liệu mẫu), đơn mua dưới 100 triệu đồng bộ phận tự xử lý, đến 200 triệu do kế toán trưởng duyệt, trên 200 triệu mới tới giám đốc sau kế toán trưởng.
Đơn mua lớn đang chờ hai cấp duyệt (dữ liệu mẫu).
Bạn cũng ký đơn mua, hợp đồng khi không ở công ty, ngay trên trình duyệt điện thoại hoặc ký số bằng SIM.
3. Biết mà không cần hỏi
Số liệu tự tìm đến bạn. Bản tin số liệu gửi thư theo kỳ tóm tắt khách tiềm năng mới, cơ hội thắng, doanh số và doanh thu. Bảng tin Bán hàng cho thấy doanh thu kèm mức thay đổi so với kỳ trước và xu hướng theo tháng.
Bảng tin Bán hàng: doanh thu, giá trị đơn trung bình, mỗi ô so với kỳ trước (dữ liệu mẫu).
Bảng tin Tài chính đặt biên lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng, dòng tiền vào ra, số ngày thu tiền và số ngày trả tiền bình quân cạnh số năm trước. Báo cáo tuổi nợ phải thu chia phần quá hạn theo từng khách, còn chức năng nhắc nợ theo mức nhắc khách theo từng nấc. Cần biết nhanh thì hỏi trợ lý AI bằng giọng nói; trợ lý chỉ trả lời bằng dữ liệu bạn được quyền xem.
Bảng tin Tài chính: năm nay so với năm trước (dữ liệu mẫu).
4. Dành thời gian đặt hướng đi
Thời gian giải phóng được, bạn dành cho câu hỏi lớn. Trong ứng dụng OKR, mục tiêu công ty giao xuống phòng ban và nhân viên, tiến độ cộng dồn từ các kết quả then chốt theo trọng số. Trong ví dụ, mục tiêu thị trường Mỹ và Úc đang đúng hướng, còn mục tiêu biên lãi gộp đang chậm, nên bạn biết ngay cần ngồi với ai.
Mục tiêu năm theo phòng ban, kèm tiến độ từng mục tiêu (dữ liệu mẫu).
Rồi nhìn công ty bằng những con số đặt hướng: doanh thu theo thị trường qua nhiều quý, lãi gộp theo sản phẩm. Trong ví dụ, doanh thu đang dịch từ Nhật, Hàn sang Mỹ, Úc, và có một mã bán chạy mà lãi mỏng. Đó là lúc quyết dồn sức vào thị trường nào, giữ hay đổi sản phẩm nào.
Doanh thu theo thị trường theo quý, ghim vào trang tổng quan riêng của lãnh đạo (dữ liệu mẫu).
Số nào có sẵn, số nào phải ghép
Nói rõ điều này từ đầu giúp đỡ tốn thời gian khi triển khai. Trên Viindoo, 15 chỉ số cho chủ doanh nghiệp ở trên chia thành ba nhóm:
Có sẵn trên bảng tin
Doanh thu so kỳ trước, biên lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng, dòng tiền, phải thu và số ngày thu tiền, phải trả và số ngày trả tiền, cơ hội đang mở và tỷ lệ chốt, báo cáo tài chính theo chuẩn Việt Nam.
Có dữ liệu, phải ghép
Biên lãi theo sản phẩm hoặc theo khách, tỷ trọng 5 khách lớn, giá trị tồn kho, chi phí nhân công so doanh thu, tải xưởng. Ghim biểu đồ vào trang tổng quan riêng hoặc đặt hai số cạnh nhau.
Chưa tính sẵn
Điểm hòa vốn, số tuần đủ chi, số ngày tồn kho, tỷ lệ giao đúng hẹn cho khách, tỷ lệ hàng lỗi. Đội của bạn tự tính, hoặc dựng thành báo cáo khi triển khai.
Trợ lý AI, kể cả hỏi bằng giọng nói, hiện có trên Viindoo 17 và dùng khóa của nhà cung cấp AI do doanh nghiệp tự đăng ký, tự quản lý. Mọi số liệu trong ảnh chụp màn hình là dữ liệu mẫu.
Câu hỏi thường gặp
Bộ chỉ số cho chủ doanh nghiệp nên có khoảng mười đến mười lăm số, xem theo nhịp khác nhau: tiền và công nợ hằng tuần, kết quả và biên lãi hằng tháng, mức phụ thuộc khách lớn và con người hằng quý. Nhiều số hơn thường đồng nghĩa với ít chú ý hơn cho mỗi số.
Chính doanh nghiệp đặt. Với mỗi loại phiếu, doanh nghiệp khai báo điều kiện (ví dụ khoảng giá trị), người duyệt và số cấp, thường cùng chuyên gia triển khai. Khi tổ chức thay đổi thì đổi quy tắc theo.
Phần lớn dữ liệu đã được ghi lại trong lúc vận hành hằng ngày. Bạn phân tích bằng bảng xoay chiều, biểu đồ rồi ghim kết quả vào trang tổng quan riêng. Chỉ số cần công thức, như điểm hòa vốn, có thể dựng thành báo cáo khi triển khai.
Bài tiếp theo trong loạt Viindoo theo vai trò: Giám đốc kinh doanh: bớt đi hỏi từng cơ hội, dành sức cho thị trường.
Bài viết liên quan
- Không phải dữ liệu càng nhiều càng tốt: Chỉ cần đủ để quản
- Khác nhau giữa OKR và KPI? Nên sử dụng chỉ số nào?
- Tự động hóa nên đi trước hay sau chuẩn hóa?
- Làm sao đo hiệu quả đầu tư số hóa và Kaizen khi doanh nghiệp chưa có số liệu mốc?
- Kiểm soát chi phí và hiệu quả Triển khai Phần mềm bằng Phương pháp Viindoo KPI-Based Design
