Cách quản lý nhân viên từ xa: Những thách thức và 5 bí quyết thành công

Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, hình thức làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến. Tuy nhiên, vấn đề được đặt ra là doanh nghiệp cần phải tìm ra cách quản lý nhân viên từ xa để đảm bảo hiệu quả của công việc. Thấu hiểu được vấn đề đó, Viindoo xin chia sẻ đến quý doanh nghiệp 5 bí quyết để quản lý nhân viên từ xa ngay trong bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu nhé!

>>>> Tham Khảo Ngay: Phần mềm quản lý nhân sự online

1. Các thách thức thường gặp khi quản lý nhân viên từ xa

Thông thường, các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp sẽ phải đối diện với bốn thách thức chính khi quản lý nhân lực làm việc từ xa.

• Không có nhiều thời gian gặp mặt đồng nghiệp và leader/ người quản lý: Tương tác trực tiếp là yếu tố quan trọng trong văn hóa công ty và các cuộc gặp tại nơi làm việc. Tuy nhiên, nhân viên làm việc từ xa thường thiếu đi quá trình giao tiếp trực tiếp.
• Khó khăn trong giao tiếp: Khi làm việc từ xa, chúng ta không thể biết được liệu đồng nghiệp hoặc leader có sẵn sàng để trả lời câu hỏi ngay lập tức hay không. Ngoài ra, các tin nhắn và email có thể bị trễ và không được chú ý.
• Các yếu tố gây phiền nhiễu: Khi làm việc từ xa, bạn có thể gặp các yếu tố phiền nhiễu, làm ảnh hưởng đến khu vực làm việc như: Công trình xây dựng gần nhà, trẻ em vui đùa,...

Như vậy, có những giải pháp, cách quản lý nhân viên từ xa nào hiệu quả để doanh nghiệp có thể hạn chế các nhược điểm của việc làm việc từ xa, nâng cao hiệu suất nhân sự? Tìm hiểu ngay dưới đây.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Ưu và nhược điểm của làm việc từ xa

2. 5 cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

2.1 Thiết lập mục tiêu, yêu cầu của công việc rõ ràng ngay từ đầu

Trong quá trình quản lý nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp cần tập trung vào mục tiêu và kết quả hơn là vấn đề quản lý thời gian làm việc. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu cụ thể và rõ ràng. Đây chính là tiền đề quan trọng cho việc xây dựng kế hoạch thực thi và đạt được mục tiêu dễ dàng trong công việc.

Khi mục tiêu rõ ràng, nhân viên sẽ có động lực và mục tiêu cụ thể trong công việc của mình. Dựa vào đó, nhân viên cũng có thể xác định kế hoạch rõ ràng để hoàn thành mục tiêu đặt ra.. Đồng thời, nhân viên cũng phải cam kết với các mục tiêu được đặt ra để công việc đạt được hiệu quả.

Tuy nhiên, quy chuẩn năng suất có thể biến đổi linh hoạt tùy thuộc vào tính chất công việc, mặc dù vẫn có một vài quy chuẩn được áp dụng như một tiêu chuẩn chung cho toàn bộ công ty. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể đề ra quy định rằng tất cả email từ khách hàng phải được trả lời trước khi kết thúc ngày làm việc hoặc yêu cầu nhân viên sẵn sàng tham gia các cuộc họp bất kỳ vào thời gian từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều.

Đối với những tiêu chuẩn riêng biệt, ban lãnh đạo cần tiến hành một quá trình phân tích tỉ mỉ và ban hành thành quy chuẩn riêng.

Trong quá trình quản lý nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu tài liệu về những tiêu chuẩn năng suất để nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề cần được giải quyết, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục và tối ưu hiệu suất làm việc.

>>>> Tham Khảo Ngay: 13 cách quản lý công việc hiệu quả, hạ gục mọi deadline

2.2 Có những buổi meeting, cập nhật về tình hình và khó khăn khi làm việc của nhân viên

Doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các cuộc meeting cố định vào từ 1-2 tuần. Những cuộc họp này sẽ là lúc nhân viên và người quản lý có thể chia sẻ những khó khăn, trở ngại trong lúc làm việc từ xa. Điều này giúp các công ty xem xét các giải pháp hợp lí để giải quyết những vấn đề của nhân viên, tránh những vấn đề bị tồn đọng trong thời gian dài, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân sự.

2.3 Không quản lý vi mô (micromanagement) nhân viên

Quản lý vi mô (Micromanagement) là một phương pháp quản lý nhân sự tập trung vào việc kiểm soát từng chi tiết nhỏ. Phong cách quản lý Micromanagement đặt nặng vào việc giám sát công việc của nhân viên, thay vì giao quyền cho họ để tự hoàn thành công việc. Theo đó, cách quản lý này sẽ theo dõi mọi hành động của nhân viên và chỉ dẫn từng bước để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo yêu cầu.

Tuy nhiên, nếu sự tin tưởng bị mất đi hoặc suy yếu, việc khôi phục lại niềm tin sẽ trở nên rất khó khăn. Khi nhân viên không tin tưởng vào sếp của mình, họ sẽ cảm thấy không an toàn và bắt đầu tác phong duy trì công việc thay vì làm việc hiệu quả.

Hiện nay, có rất nhiều nhà quản lý có xu hướng quản lý Micromanagement như vậy. Đáng tiếc, nhiều doanh nghiệp lại đề cao những người quản lý này vì cho rằng họ có thể kiểm soát mọi khía cạnh. Tuy có thể đạt được kết quả ngắn hạn, nhưng theo thời gian, phương pháp này gây ra hậu quả đáng kể, thậm chí là làm tổn thương tinh thần của nhân viên.

Vậy nên, thay vì giám sát và kiểm soát từng chi tiết nhỏ, doanh nghiệp nên tìm kiếm phong cách quản lý phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và nhân sự của mình, tạo động lực cho nhân viên để họ có thể làm việc hiệu quả.

2.4 Tạo cảm giác nhân viên là một phần quan trọng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thể hiện sự công nhận đối với những đóng góp của nhân viên. Hãy để mỗi cá nhân trong tổ chức nhận thấy rằng bạn đang tôn trọng và đánh giá cao công việc mà họ đang làm. Đặc biệt, doanh nghiệp đừng ngại ngần đưa ra các lời khen cho nhân viên của mình bởi điều này sẽ làm tăng sự khích lệ và cải thiện hiệu suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể thường xuyên cập nhật thông tin và tin tức cho nhân viên để họ có thể nắm bắt những thông tin mới nhất. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy rằng doanh nghiệp luôn quan tâm đến mình. Từ đó, một mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp sẽ trở nên thân thiết hơn.

2.5 Cung cấp những tài liệu, công cụ, ứng dụng làm việc phù hợp

Để quản lý nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên được trang bị đầy đủ các công cụ hỗ trợ để dễ dàng liên lạc khi cần thiết. Để làm được điều này, đòi hỏi cấp lãnh đạo và đội nhóm phải trao đổi, phối hợp để tìm ra các giải pháp giúp chuyển đổi hoạt động của doanh nghiệp sang mô hình làm việc trực tuyến.

Các nhân viên làm việc từ xa cần có quyền tiếp cận các nguồn tài nguyên quan trọng như khi làm việc tại văn phòng, bao gồm:

• Hướng dẫn về quy trình làm việc và các chính sách của doanh nghiệp
• Mẫu văn bản, biểu mẫu công việc phù hợp
• Cung cấp đầy đủ vật phẩm văn phòng cần thiết như bút, giấy, hộp thư… để hỗ trợ công việc hàng ngày.
• Chương trình phần mềm cần thiết để thực hiện công việc và tương tác với đồng nghiệp, khách hàng.
• Laptop cá nhân

Một công cụ, phần mềm quản lý nhân viên từ xa mà doanh nghiệp có thể tham khảo là Viindoo Project. Viindoo Project không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý công việc và dự án, mà còn là một giải pháp tối ưu để doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối đa trong việc lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc.

Viindoo Project cung cấp cho doanh nghiệp khả năng kiểm soát tiến độ công việc của từng nhân viên, từ nhiệm vụ cụ thể, thời gian thực hiện, ngày đến hạn cho đến các công việc đã quá hạn. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc mất kiểm soát, vì mọi thông tin quan trọng đều sẽ được hiển thị một cách rõ ràng và dễ dàng trên giao diện của Viindoo Project. Hãy trải nghiệm ngay để tận hưởng sự tiện ích và hiệu quả mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Trên đây là 5 cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả mà Viindoo muốn chia sẻ đến quý doanh nghiệp. Hy vọng thông qua những cách trên, doanh nghiệp có thể tìm ra giải pháp quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

>>>> Đừng Bỏ Qua:​

• Quản trị nhân sự Gen Z - Bài toán mới đặt ra cho các doanh nghiệp
• 7 cách quản lý nhân viên cứng đầu, không hợp tác