Phần mềm ERP là gì? Chức năng và hướng dẫn cách sử dụng

Phần mềm ERP là gì? 

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản lý toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa và kết nối các quy trình kinh doanh quan trọng. ERP hợp nhất các chức năng như kế toán, nhân sự, quản lý kho và bán hàng vào một nền tảng duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và có cái nhìn tổng thể về hoạt động, từ đó hỗ trợ quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Ngoài ra, ERP còn tăng tính minh bạch, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện mối quan hệ với khách hàng nhờ quản lý dữ liệu tập trung và chính xác.

Chức năng của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Phần mềm quản lý ERP cung cấp một loạt các chức năng nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp. Nó bao gồm:

• Quản lý tài chính: Tự động hóa quy trình kế toán, kiểm soát dòng tiền, quản lý sổ sách và lập báo cáo tài chính chi tiết, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính một cách chính xác, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và hiệu quả.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ mua sắm, sản xuất, lưu kho đến phân phối, từ đó theo dõi từng mắt xích trong chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro gián đoạn và tối ưu hóa chi phí vận hành.
• Quản lý nhân sự: Tích hợp các công cụ quản lý nhân sự như theo dõi chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất và quản lý tuyển dụng, giúp tự động hóa các công việc hành chính và hỗ trợ xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch, và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng thông qua phần mềm ERP. Từ đó, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tăng cường sự hài lòng và thúc đẩy doanh thu.
• Quản lý sản xuất: ERP hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng, đến quản lý nguyên vật liệu, giúp đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng thời gian, đúng chất lượng và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu: Khả năng tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, cho phép doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc về hoạt động của mình, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ dựa vào cảm tính.

Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư cho ERP?

Doanh nghiệp nên xem xét đầu tư vào phần mềm ERP khi:

• Tăng trưởng về mặt quy mô: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và số lượng giao dịch tăng, việc quản lý thông tin trở nên phức tạp hơn.
• Quy trình hoạt động không hiệu quả: Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình, dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên. 
• Cần cải thiện khả năng ra quyết định: Khi doanh nghiệp cần dữ liệu chính xác và kịp thời để đưa ra quyết định chiến lược.
• Muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng: Nếu doanh nghiệp muốn cải thiện dịch vụ khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
• Đang sử dụng nhiều phần mềm độc lập: Khi doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau, gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin và phối hợp giữa các bộ phận. 

Các phần mềm ERP tiêu biểu tại thị trường Việt Nam hiện nay

Phần mềm Odoo

Odoo là một giải pháp ERP mã nguồn mở, linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh cao. Nó cung cấp đầy đủ các công cụ hỗ trợ cho quy trình kinh doanh, từ CRM, PoS đến quản lý thời gian nghỉ và báo cáo chi phí. Odoo dễ dàng tích hợp với các ứng dụng phổ biến như Microsoft Office, Google Drive, QuickBooks, Zapier,... và cho phép kết nối với hàng nghìn ứng dụng khác.  

Tuy nhiên, Odoo yêu cầu kiến thức kỹ thuật để triển khai và tùy chỉnh, có thể gặp khó khăn khi tích hợp với các hệ thống hiện tại và một số tính năng cần mua bản quyền hoặc phí sử dụng. Odoo có phiên bản miễn phí, và các phiên bản trả phí bắt đầu từ 180.000 VND/người dùng/tháng. Phần mềm này thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến trung bình, cần quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh và muốn tận dụng mã nguồn mở.

Phần mềm SAP ERP

SAP là phần mềm ERP cung cấp các chức năng quản lý tổng thể như tài chính kế toán, CRM, bán hàng, mua hàng, quản lý kho, sản xuất, dự án và hoạch định nhu cầu vật tư. Với hệ thống chạy online, người dùng có thể quản lý doanh nghiệp từ bất cứ đâu. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả và linh hoạt trong điều hành.

Phần mềm SAP đòi hỏi đầu tư lớn về phần cứng và phần mềm, yêu cầu thời gian và nguồn lực đáng kể để triển khai và có giao diện phức tạp, cần đào tạo chuyên sâu. SAP thích hợp cho các doanh nghiệp lớn hoặc đa quốc gia với nhu cầu quản lý phức tạp, muốn tối ưu hóa hiệu suất và có khả năng đầu tư lớn vào công nghệ thông tin.

Phần mềm Viindoo

Phần mềm Viindoo là bộ giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất, được đánh giá cao dành cho các SME. Viindoo tích hợp 56 ứng dụng trên một nền tảng thay vì các phần mềm rời rạc. Do đó, Viindoo cho phép doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động liền mạch và tùy chỉnh các nghiệp vụ theo nhu cầu, tạo quy trình vận hành hiệu quả và phân quyền người dùng hợp lý.

Phần mềm Viindoo nổi bật với khả năng tùy chỉnh và mở rộng tính năng, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong phát triển. Viindoo còn cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai ERP, hỗ trợ hợp nhất dữ liệu và tối ưu quy trình quản lý trong các lĩnh vực như mua bán, tài chính và nhân sự. Đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ chi phí triển khai hợp lý.

Phần mềm Viindoo mang đến cơ hội trải nghiệm miễn phí trọn đời cho một ứng dụng, giúp người dùng khám phá các tính năng cơ bản mà không phải trả phí. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể thử nghiệm đầy đủ tính năng trong 15 ngày mà không tốn chi phí. Để tìm hiểu thêm và đăng ký tư vấn, hãy điền thông tin vào form tư vấn ngay tại đây. 

Phần mềm ERP Oracle

Oracle ERP là giải pháp phần mềm đám mây dành cho doanh nghiệp đa ngành, giúp quản lý các hoạt động phức tạp với khả năng xử lý dữ liệu lớn. Phần mềm tích hợp các công nghệ hiện đại như Blockchain, Machine Learning và IoT, mang lại khả năng quản lý toàn diện. 

Oracle thích hợp cho các doanh nghiệp cần triển khai nhanh, dễ sử dụng và không yêu cầu tùy chỉnh phức tạp, đồng thời phù hợp với những doanh nghiệp muốn tích hợp nhiều chức năng như tài chính, CRM và quản lý chuỗi cung ứng trong một hệ thống duy nhất. Giá cả thường được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, bao gồm phí cài đặt và phí hàng tháng. Oracle có một số khuyết điểm, như chỉ cung cấp tính năng cơ bản và khả năng tùy chỉnh hạn chế.  

Phần mềm Ecount ERP

Ecount ERP là giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây, lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm cung cấp các tính năng quản lý toàn diện như kho, sản xuất, bán hàng, mua hàng, kế toán và bảng lương, với giao diện trực quan và tích hợp nhiều thiết bị.  

Ecount ERP có chi phí hợp lý và dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, bảo mật dữ liệu an toàn. Tuy nhiên, phần mềm thiếu một số tính năng nâng cao, phụ thuộc vào kết nối internet và khả năng tùy biến có hạn. Ecount ERP phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản xuất, thương mại và những doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí.

Phần mềm ERP Misa

Phần mềm AMIS.VN do MISA phát triển là giải pháp ERP trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí hợp lý. Nó hỗ trợ quản lý từ xa, lý tưởng cho công ty có chi nhánh hoặc nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng. AMIS.VN cung cấp số liệu và báo cáo tài chính, giúp nhà quản lý điều chỉnh hoạt động kinh doanh hiệu quả.  

Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp có quy trình làm việc đơn giản, cần giải pháp quản lý toàn diện và dễ sử dụng. Nhược điểm của phần mềm ERP Misa là khả năng tùy biến hạn chế, chi phí nâng cấp phiên bản mới, cạnh tranh với các giải pháp ERP khác và phụ thuộc vào nhà cung cấp về hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì. 

Phần mềm quản lý ERP Netsuite

NetSuite ERP là giải pháp ERP dựa trên nền tảng đám mây dành cho doanh nghiệp mọi quy mô. NetSuite cung cấp khả năng tùy chỉnh cao và tích hợp đầy đủ các phân hệ như kế toán, tài chính, quản lý đơn hàng, hàng tồn kho, sản xuất, chuỗi cung ứng, và CRM. Do đó, phần mềm này giúp tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp toàn diện.

NetSuite phù hợp với các doanh nghiệp lớn, hoạt động đa quốc gia, cần giải pháp ERP toàn diện và linh hoạt. Nhược điểm của NetSuite chính là chi phí triển khai và bảo trì cao, độ phức tạp trong cấu hình và sử dụng, khả năng tùy biến sâu yêu cầu kiến thức chuyên môn và chi phí.

Phần mềm Epicor

Epicor là phần mềm ERP phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thể triển khai trên máy chủ hoặc nền tảng đám mây. Phần mềm này hỗ trợ quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, sản xuất và nguồn nhân lực, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Được phát triển trên nền tảng công nghệ Microsoft hiện đại, Epicor rất phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất và phân phối với quy trình phức tạp.

Phần mềm cung cấp các module chuyên sâu cho nhiều ngành như hàng tiêu dùng, chế biến thực phẩm và sản xuất thiết bị điện tử, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, Epicor cũng có một số nhược điểm như chi phí triển khai cao, yêu cầu kết nối internet ổn định.

>>>> Tham khảo thêm: Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Công ty cung cấp phần mềm ERP uy tín

Khi chọn đơn vị cung cấp phần mềm ERP, việc lựa chọn một công ty có kinh nghiệm, uy tín và khả năng cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt là rất quan trọng. Một nhà cung cấp đáng tin cậy không chỉ cung cấp phần mềm chất lượng mà còn hỗ trợ triển khai và bảo trì hệ thống hiệu quả, đảm bảo doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm.

Viindoo là một lựa chọn xuất sắc trong số các nhà cung cấp phần mềm ERP. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Viindoo được công nhận qua các giải thưởng uy tín trong lĩnh vực. Năm 2024 là năm thứ 4 liên tiếp Viindoo vinh dự được xướng tên trong Giải thưởng Sao Khuê bởi những sáng kiến và sản phẩm đột phá về công nghệ trong lĩnh vực Quản trị Doanh nghiệp. Những thành tựu này chứng minh sự tin cậy và khả năng của Viindoo trong việc cung cấp giải pháp và tư vấn triển khai ERP toàn diện và chất lượng cao. 

Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP

Để áp dụng phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số yếu tố cơ bản.. 

• Đầu tiên, cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp đối với hệ thống ERP, bao gồm các quy trình cần tối ưu hóa và các chức năng cần thiết.  
• Tiếp theo, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự đủ năng lực để thực hiện triển khai, bao gồm các chuyên gia trong các lĩnh vực tài chính, sản xuất, và quản lý chuỗi cung ứng.  
• Cuối cùng, việc đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin, như máy chủ và kết nối internet ổn định, cũng rất quan trọng.

Sơ đồ quy trình hệ thống của phần mềm ERP, nó thường bao gồm các bước chính như sau:

• Bước 1 - Thu thập dữ liệu: Tất cả thông tin từ các bộ phận khác nhau (tài chính, bán hàng, sản xuất, v.v.) được thu thập vào hệ thống.
• Bước 2 - Xử lý dữ liệu: Dữ liệu được phân tích và xử lý để tạo ra thông tin hữu ích cho việc ra quyết định.
• Bước 3 - Quản lý quy trình: Các quy trình kinh doanh được tự động hóa và tối ưu hóa thông qua phần mềm ERP, giúp cải thiện hiệu suất và giảm thiểu sai sót.
• Bước 4 - Báo cáo và phân tích: Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu để hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định chiến lược.

Dưới đây là các bước hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP Viindoo:  

• Bước 1 - Đăng nhập và cài đặt: Truy cập vào trang web của Viindoo và sử dụng thông tin tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký và được cấp quyền truy cập từ quản trị viên. Sau khi đăng nhập, bạn có thể cần cấu hình các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như thông tin công ty, người dùng và các thiết lập hệ thống.
• Bước 2 - Nhập và quản lý dữ liệu: Sử dụng tính năng nhập dữ liệu để đưa thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ vào hệ thống. Truy cập các module để quản lý và theo dõi dữ liệu, bao gồm quản lý kho, đơn hàng, và thông tin tài chính. Các module này cung cấp các công cụ để tìm kiếm, lọc và phân tích dữ liệu.
• Bước 3 - Sử dụng các chức năng chính: Sử dụng các chức năng chính như quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý bán hàng mua hàng, quản lý nhân sự.
• Bước 4 - Tạo và xem báo cáo: Sử dụng tính năng báo cáo để tạo các báo cáo tùy chỉnh dựa trên dữ liệu trong hệ thống. Truy cập các báo cáo đã tạo và sử dụng chúng để phân tích hiệu suất kinh doanh, theo dõi các chỉ số quan trọng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Với những thông tin được cung cấp ở trên, hy vọng bạn sẽ cân nhắc và tìm được phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý ERP hiệu quả, hãy liên hệ với Viindoo tại website viindoo.com hoặc liên hệ ngay hotline 02257309838.

>>>> Tham Khảo Thêm:

• Bài học ứng dụng ERP thành công tại Việt Nam
• 8 bước triển khai ERP thành công và các lưu ý để giảm rủi ro