Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả, chuẩn xác

Một quy trình quản lý đơn hàng được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa biết cách tối ưu quy trình quản lý như thế nào là chuẩn thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây. Viindoo sẽ hướng dẫn bạn các bước để kiểm soát đơn hàng hiệu quả!

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc tiếp nhận đơn hàng trực tuyến đã trở nên phổ biến và chiếm phần lớn tổng số đơn hàng. Hiện nay, có bốn loại đơn hàng chính:

• Đặt hàng trước (Preorder): Đây là loại đơn hàng được đặt khi sản phẩm chuẩn bị ra mắt thị trường, thường yêu cầu khách hàng thanh toán trước. Hình thức này giúp tạo sự chú ý và gây tiếng vang trước khi sản phẩm chính thức ra mắt.
• Đặt hàng lại (Backorder): Loại đơn hàng này dành cho các sản phẩm đã hết hàng. Các nhà cung cấp nhỏ lẻ sẽ tiếp nhận đơn và liên hệ với nhà cung cấp chính hãng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Hàng order: Khách hàng đặt hàng có thể có sẵn hoặc không trong kho. Nếu sản phẩm không có sẵn, người bán sẽ nhập hàng và bán lại cho khách hàng, đóng vai trò trung gian.
• Đơn đặt hàng (Purchase order): Đây là đơn đặt hàng giữa cửa hàng/công ty và nhà cung cấp, thường dành cho nguyên vật liệu hoặc sản phẩm hoàn thiện.

Hiểu rõ từng loại đơn hàng giúp việc quản lý, giám sát và theo dõi đơn hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng lớn, bạn cần lưu ý:

• Chọn hệ thống thanh toán uy tín: Đảm bảo an toàn và bảo mật cao để tránh bỏ sót đơn hàng chưa thanh toán, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh số.
• Đánh dấu đơn hàng quan trọng: Cần giám sát chặt chẽ quy trình xử lý và thời gian giao nhận.
• Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng thông minh: Giúp lọc và thống kê đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau, nâng cao hiệu quả quản lý và doanh thu tổng thể. 
  

Bước 2: Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là một khâu quan trọng đảm bảo chất lượng hàng hóa đóng gói đáp ứng nhu cầu khách hàng và tiêu chuẩn kiểm định. Hai yếu tố cần chú ý là tốc độ và độ chính xác trong quy trình.

Dựa vào quy mô và nhu cầu, có ba cách quản lý và xử lý đơn hàng:

• Warehouse fulfillment: Doanh nghiệp sở hữu kho hàng riêng, tự quản lý toàn bộ hoạt động hoàn tất đơn hàng, phù hợp cho công ty lớn và công ty mới kinh doanh.
• Dropshipping: Cửa hàng không sở hữu sản phẩm, liên hệ nhà cung cấp chuyển hàng trực tiếp đến người mua. Hình thức này phổ biến trên các kênh thương mại điện tử.
• Third-party fulfillment: Thuê dịch vụ bên ngoài thực hiện các hoạt động xử lý đơn hàng, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mỗi quy trình xử lý đơn hàng gồm ba bước: Lấy hàng, đóng gói sản phẩm và vận chuyển đến khách hàng.

• Lấy hàng: Lấy đúng hàng từ kho là bước đầu tiên. Với số lượng đơn hàng lớn và đa dạng, việc này có thể gặp khó khăn. Có bốn phương pháp:​
• • Single order: Chọn từng đơn hàng một, phổ biến với nhà bán lẻ mới hoặc doanh nghiệp nhỏ có ít đơn hàng hàng ngày.
  • Batch picking: Gom nhiều đơn hàng thành một nhóm, mỗi nhân viên phụ trách một nhóm, thích hợp khi số lượng hàng lớn với ít sản phẩm.
  • Zone picking: Nhân viên phụ trách từng khu vực trong kho, đơn hàng luân chuyển qua các khu vực, phù hợp cho nhà bán lẻ có nhiều đơn với đa dạng sản phẩm.
  • Wave picking: Nhân viên phụ trách khu vực, chọn hàng và chuyển đến khu đóng gói, phù hợp cho nhà bán lẻ cần vận chuyển khối lượng lớn đơn hàng.

• Đóng gói hàng: Đóng gói hàng giúp phân biệt dễ dàng, bảo quản hàng hoá và thuận lợi trong vận chuyển. Quy trình đóng gói đơn hàng bao gồm:
• • Chọn vật liệu bao bì phù hợp kích thước. 
  • Cân hàng hoá. 
  • Dán nhãn vào phiếu đóng gói (thông tin trọng lượng, kích thước, số lượng, chi tiết sản phẩm và SKU). 
• Giao hàng: Giao hàng là bước cuối cùng trong quy trình xử lý đơn hàng. Để giao hàng thành công cần: 
• • In nhãn vận chuyển và hoá đơn.
  • Đánh dấu đơn hàng trong kênh bán hàng hoặc phần mềm quản lý. 
  • Gửi email xác nhận và thông báo tình trạng đơn hàng để khách hàng dễ dàng theo dõi.​

Bước 3: Giải quyết yêu cầu sau bán hàng ​

Để mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu, doanh nghiệp cần xử lý những vấn đề phát sinh sau khi khách hàng đã nhận hàng. Để làm được điều này, doanh nghiệp hãy lắng nghe phản hồi từ khách hàng, hiểu rõ các vấn đề như giao nhầm hàng, thời gian giao hàng chậm, sản phẩm không đúng như mô tả, hoặc thiếu hàng.  

Sau đó, doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa ra các giải pháp xử lý như chính sách hoàn tiền, đổi trả hàng hoặc tặng voucher khuyến mãi. Điều này sẽ giúp xoa dịu khách hàng, đồng thời tăng cường lòng trung thành và sự tín nhiệm đối với thương hiệu.

Quản lý đơn hàng dễ dàng cùng Viindoo Sales 

Phần mềm Quản lý Bán hàng Viindoo Sales là giải pháp tiên tiến giúp đơn giản hóa các hoạt động bán hàng, từ việc tạo báo giá nhanh chóng đến thúc đẩy đội ngũ kinh doanh đạt mục tiêu và gia tăng doanh số. Viindoo Sales được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý sản phẩm và dịch vụ một cách khoa học, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua các tính năng hiện đại và tiện ích. 

Các tính năng nổi bật của phần mềm Viindoo Sales:

• Quản lý hàng nghìn sản phẩm/SKU bằng cách phân loại theo nhóm và cấu trúc phả hệ 
• Tự động đề xuất các sản phẩm tùy chọn và phụ kiện bổ sung, hiển thị trên báo giá, hỗ trợ tăng doanh số hiệu quả. 
• Tự động tính toán giá theo công thức có sẵn giúp hoạch định chiến lược giá từ chi tiết đến tổng thể 
• Gửi báo giá cho khách hàng tiềm năng chỉ bằng một thao tác đơn giản ​
• Khách hàng có thể xem báo giá, đàm phán trực tiếp, ký xác nhận và thanh toán trực tuyến thông qua nhiều hình thức khác nhau  
• Quản lý đội kinh doanh theo nhóm hoặc khu vực địa lý, thiết lập các mục tiêu doanh số và phân quyền truy cập thông tin khách hàng 
• Số liệu báo cáo được cập nhật theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả và chuẩn xác giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tạo dựng được lòng tin và sự hài lòng từ phía khách hàng. Viindoo Sales chính là giải pháp hảo, giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động bán hàng một cách dễ dàng, không mất quá nhiều thời gian. Liên hệ ngay với Vindoo ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết hơn!