Quản lý dự án phần mềm | Quy trình và công cụ quản trị hiệu quả

Quản trị dự án phần mềm là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời đại công nghệ số hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có kiến ​​thức và gặp nhiều khó khăn khi quản lý dự án này. Hiểu được điều đó, bài viết này Viindoo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin như quy trình, mô hình cũng như cách thức kiểm soát hiệu quả dự án này.

1. Quản lý dự án phần mềm là gì?

Quản lý dự án phần mềm là công việc quản trị chuyên môn liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện và quản lý các dự án phát triển phần mềm. Vậy quản trị dự án phần mềm bao gồm những công việc và yếu tố gì? Các công cụ quản lý dự án phần mềm nào tốt? Cùng Viindoo tìm hiểu ở phần tiếp theo nhé

2. Các yếu tố quan trọng trong quản trị dự án phần mềm

2.1 Yếu tố con người

Yếu tố con người là nhóm đóng vai trò quan trọng nhất trong quản lý dự án phần mềm. Con người chính là yếu tố trực tiếp chỉ đạo, vận hành và thực hiện các quy trình trong dự án. Yếu tố con người bao gồm các thành phần liên quan như:

• Quản lý cấp cao: Đây là những người quyết định vấn đề nghiệp vụ và có ảnh hưởng lớn tới dự án.
• Quản lý dự án: Đây là những người lên kế hoạch, động viên, tổ chức và kiểm soát các nhân viên thực hiện phần mềm.​
• Người thực hiện: Đây là những người có kỹ năng kỹ thuật để thiết kế sản phẩm hoặc ứng dụng.
• Khách hàng: Đây là những người đưa ra yêu cầu cho phần mềm được thiết kế.
• Người sử dụng cuối cùng: Đây là những người trực tiếp sử dụng khi phần mềm đã được phát hành.

2.2 Yếu tố sản phẩm

Bên cạnh yếu tố con người thì yếu tố sản phẩm cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý phần mềm dự án. Nhìn chung, chất lượng sản phẩm chính là yếu tố quyết định đến sự hài lòng của khách hàng và doanh thu mà doanh nghiệp đạt được.

• Hoàn cảnh: Đầu tiên, chúng ta cần hiểu rõ hoàn cảnh kinh doanh lớn hơn, hệ thống hoặc sản phẩm mà phần mềm sẽ phục vụ. Điều này bao gồm việc xác định các ràng buộc và yêu cầu cụ thể từ hoàn cảnh này.
• Mục tiêu thông tin: Mục tiêu của phần mềm là gì? Đây là các sản phẩm đầu ra mà khách hàng sẽ nhận được từ phần mềm. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần hiểu rõ dữ liệu đầu vào yêu cầu để xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng mục tiêu này.
• Chức năng và hiệu suất: Phần mềm phải thực hiện các chức năng cụ thể để biến đổi dữ liệu đầu vào thành kết quả mong muốn. Doanh nghiệp cũng cần xác định và giải quyết tất cả các trường hợp đặc biệt mà phần mềm có thể gặp phải trong quá trình thực hiện chức năng này.

3. Quy trình 5 bước trong quy trình quản lý dự án phần mềm

Quy trình quản lý dự án phần mềm sẽ gồm 5 giai đoạn, bao gồm:

• Khởi đầu dự án (Initiation): Giai đoạn này bao gồm việc xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, phân tích nhu cầu của các bên liên quan, xác định các rủi ro, thách thức và Project milestones.
• Lập kế hoạch dự án (Planning): Giai đoạn này bao gồm việc xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dự án, và lập lịch trình và ngân sách cho dự án.
• Thực hiện dự án (Execution): Giai đoạn này bao gồm việc thực hiện các nhiệm vụ được xác định trong kế hoạch dự án.
• Theo dõi và kiểm soát dự án (Monitoring and Controlling): Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi tiến độ của dự án, giải quyết các vấn đề và rủi ro, và đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng.
• Kết thúc dự án (Closing): Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ còn lại của dự án, chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng, và thu thập phản hồi về dự án.

3.1 Giai đoạn 1: Khởi đầu dự án

Giai đoạn khởi đầu dự án trong quản trị dự án phần mềm là giai đoạn đầu tiên của dự án, trong đó các bên liên quan xác định mục tiêu của dự án và xác định xem dự án có khả thi hay không. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng hướng và đạt được mục tiêu.

Giai đoạn này đòi hỏi người quản lý và team dự án phải thực hiện một số công việc quan trọng như sau:

• Xác định mục đích phát triển dự án phần mềm cho doanh nghiệp và khách hàng. Đồng thời, liệt kê rõ những lợi ích mà phần mềm này cung cấp.
• Lập kế hoạch dự án (project charter) để xác định rõ quyền hạn và vị trí của người quản lý trong dự án.
• Xác định các bên liên quan sẽ được hưởng lợi từ dự án để xác định phạm vi thực hiện.
• Đánh giá văn hóa và quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp, xem xét xem chúng có phù hợp với mục tiêu của dự án không. Nếu không phù hợp, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo, cải tổ và tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp cho dự án, bao gồm chuyên viên thiết kế, lập trình, kiểm thử, chăm sóc khách hàng,..
• Phân chia dự án thành các giai đoạn nhỏ hơn để phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng nhân viên và phòng ban liên quan.
• Nghiên cứu và thu thập dữ liệu về hiện tại và quá khứ liên quan đến dự án cần khởi tạo, để đưa ra giả định về các vấn đề như rủi ro, ràng buộc và thỏa thuận.
• Đánh giá hạn chế và tính khả thi của phần mềm đối với nhu cầu thị trường và thực tế.

3.2 Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án

Giai đoạn lập kế hoạch dự án yêu cầu doanh nghiệp phải tận tâm và cẩn trọng để xác định lộ trình của dự án. Trừ khi doanh nghiệp sử dụng một phương pháp quản lý dự án hiện đại như quản lý dự án linh hoạt (Agile), giai đoạn thứ hai của quản lý dự án dự kiến sẽ chiếm gần một nửa thời gian tổng của dự án.

Trong giai đoạn này, các nhiệm vụ chính bao gồm xác định các yếu tố, yêu cầu kỹ thuật, xây dựng lịch trình dự án chi tiết, tạo kế hoạch và thiết lập mục tiêu/các sản phẩm cuối cùng. Có một số phương pháp để thiết lập mục tiêu của dự án, nhưng S.M.A.R.T và C.L.E.A.R là hai phương pháp phổ biến nhất.

Mục tiêu S.M.A.R.T: Tiêu chí "SMART" đảm bảo rằng các mục tiêu mà doanh nghiệp đặt cho dự án được phân tích một cách khách quan nhất có thể. Đây là một phương pháp đã được thiết lập giúp giảm thiểu rủi ro từ các yếu tố chủ quan và cho phép các nhà quản lý dự án đặt ra mục tiêu rõ ràng và có tính khả thi.

Mục tiêu C.L.E.A.R: Phương pháp mục tiêu C.L.E.A.R là một phương pháp giúp bạn thiết lập và đạt được các mục tiêu của mình. Phương pháp này dựa trên năm nguyên tắc: Cụ thể, Có thể đạt được, Có liên quan, Có thời hạn, Đo lường được.

Ngoài Mục tiêu của dự án , đây là những nhiệm vụ cần thực hiện trong giai đoạn này:

• Xác định yêu cầu của dự án: Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ xác định các yêu cầu chính cho dự án, bao gồm ngân sách thực hiện, số lượng nhân sự cần thiết và mốc thời gian để hoàn thành dự án.
• Phác thảo phạm vi và tham số của dự án: Tiếp theo, người quản lý dự án sẽ tạo ra một bản phác thảo về quy mô của dự án, nguồn lực cần có và mức độ phức tạp của phần mềm mà doanh nghiệp sẽ phát triển.
• Chia nhỏ lịch trình và tạo các nhiệm vụ công việc: Để tối ưu hóa quản lý, theo dõi và thúc đẩy tiến độ công việc, người quản lý sẽ chia nhỏ lịch trình thành các nhiệm vụ cụ thể và tạo ra danh sách các công việc cần thực hiện.
• Thiết lập chỉ số đo lường tiến độ và chất lượng: Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý dự án, người quản lý sẽ thiết lập các chỉ số để đo lường tiến độ và chất lượng cho từng nhiệm vụ công việc cụ thể.
• Lập kế hoạch công việc với các bên liên quan: Chúng ta sẽ làm việc chặt chẽ với tất cả các bên liên quan đến dự án để lên kế hoạch thực hiện công việc một cách hiệu quả và đảm bảo sự hợp tác tốt nhất.

3.3 Giai đoạn 3: Thực hiện dự án

Bước thực hiện dự án là giai đoạn mà nhóm của bạn thực sự thực hiện công việc. Là một quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là thiết lập quy trình làm việc hiệu quả và theo dõi tiến độ của nhóm một cách cẩn thận.

Giai đoạn thực hiện dự án trong quản lý dự án phần mềm là giai đoạn mà các hoạt động được thực hiện để đạt được các mục tiêu của dự án. 

Một số nhiệm vụ chính được thực hiện trong giai đoạn thực hiện dự án bao gồm:

• Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dự án dự trên kế hoạch đã định sẵn.
• Theo dõi tiến độ của dự án và đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng.
• Giải quyết các vấn đề và rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
• Cập nhật các bên liên quan về tiến độ của dự án.
• Thu thập phản hồi từ các bên liên quan và sử dụng phản hồi để cải thiện dự án.
• Phân tích và xác định các rủi ro có thể xảy ra, đồng thời đưa ra các thay đổi cần thiết để đảm bảo chất lượng ứng dụng và tiến độ không bị ảnh hưởng.
• Viết báo cáo tiến độ cho cấp trên và các bên liên quan. Trong báo cáo, cần nêu rõ các vấn đề phát sinh và đề xuất giải pháp cho cấp trên, như vấn đề về ngân sách, nhân sự, kiến thức…

Trách nhiệm quan trọng của quản lý dự án trong giai đoạn này thiết lập quy trình làm việc hiệu quả, theo dõi tiến độ của nhóm một cách cẩn thận, duy trì sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan đến dự án. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nắm vững thông tin và dự án diễn ra một cách trôi chảy mà không gặp vấn đề gì.

3.4 Giai đoạn 4: Giám sát và quản lý dự án

Trong quá trình quản lý dự án, giai đoạn thứ ba và thứ tư không phải là hai giai đoạn tuần tự. Giai đoạn 4 Giám sát và quản lý dự án diễn ra đồng thời với thực hiện dự án, đảm bảo rằng các mục tiêu và sản phẩm cuối cùng của dự án đều đạt yêu cầu.

Trong giai đoạn này, người quản lý dự án cần đảm bảo rằng không mục tiêu nào sai lệch khỏi kế hoạch ban đầu bằng cách thiết lập các Yếu tố Thành công Quan trọng (Critical Success Factors - CSF) và Chỉ số Hiệu suất Chính (Key Performance Indicators - KPI).

Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Đánh giá hiệu suất công việc bằng cách sử dụng chỉ số trong kế hoạch quản lý để đo lường thực tế.
• Ghi chép và phân tích tất cả các thay đổi xảy ra trong dự án cùng với nguyên nhân gây ra và các đề xuất thay đổi đã thực hiện.
• Chỉnh sửa kế hoạch quản lý theo từng nhiệm vụ một cách chi tiết và cụ thể.
• Xử lý các đề xuất thay đổi từ cấp dưới và hiểu rõ về việc chấp thuận hoặc từ chối chúng.
• Giám sát và thu thập ý kiến từ các bên liên quan để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
• Đánh giá rủi ro liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, chức năng và đầu ra của ứng dụng, và đưa ra các phương án xử lý cho từng vấn đề.
• Thường xuyên kiểm thử phần mềm và ứng dụng để đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Quản lý và kiểm soát tất cả các thủ tục liên quan đến thử nghiệm và mua bán sản phẩm phần mềm

3.5 Giai đoạn 5: Kết thúc dự án

Giai đoạn kết thúc dự án là giai đoạn cuối cùng của dự án, trong đó các hoạt động được thực hiện để kết thúc dự án và chuyển giao sản phẩm phần mềm cho khách hàng.

Trong giai đoạn kết thúc dự án, có một số công việc cần thực hiện như sau:

• Hoàn tất các vấn đề: Đây là giai đoạn để kiểm thử chất lượng sản phẩm, cho phép khách hàng dùng thử và đối soát kỹ thuật để đảm bảo tính hoàn thiện của sản phẩm.
• Bàn giao sản phẩm và cập nhật nền tảng: Sau khi hoàn thành, sản phẩm cần được bàn giao và cập nhật lên nền tảng hoặc môi trường sử dụng thích hợp.
• Thu thập phản hồi từ khách hàng: Để tiếp tục cải thiện, chúng ta cần lắng nghe ý kiến và đánh giá từ khách hàng về ứng dụng, từ đó điều chỉnh sản phẩm nếu cần thiết.
• Báo cáo hiệu suất và kết quả: Để đánh giá thành công của dự án, chúng ta cần báo cáo về hiệu suất và ghi chép các kết quả, thành công đã đạt được.
• Rút kinh nghiệm từ dự án: Cuối cùng, từ kinh nghiệm của dự án hiện tại, chúng ta cần điều chỉnh và bổ sung kế hoạch cho các dự án tiếp theo để nâng cao hiệu quả.

4. Các mô hình công cụ quản lý dự án phần mềm hiệu quả 

4.1 Scrum

Scrum là gì? Đây là một dạng quy trình linh hoạt được sử dụng rất phổ biến trong các dự án phát triển sản phẩm và phần mềm. Ngoài các dự án phần mềm, Scrum là mô hình quản lý có thể áp dụng ở nhiều dự án khác nhau. Quá trình này cung cấp thông tin phản hồi liên tục và Đánh giá vào cuối mỗi sprint nên phù hợp với những dự án quan tâm đến việc cải tiến.

4.2 Waterfall

Một mô hình khác cũng thường được sử dụng để quản lý dự án chính là Waterfall (mô hình thác nước). Các hạng mục công việc trong kế hoạch đều được chia thành các chuỗi tuyến tính khác nhau. Các giai đoạn đều có mối liên hệ lẫn nhau. Theo cách tiếp cận này, mỗi hoạt động đều sẽ thực hiện sau khi giai đoạn trước hoàn thành. Vì vậy, phương pháp này sẽ phù hợp với các dự án có mục tiêu cụ thể, rõ ràng và ít bị thay đổi. Độc giả có thể đọc bài viết So sánh sự khác biệt giữa Agile và Waterfall trong quản lý dự án  để tham khảo thêm nhiều thông tin chi tiết hơn.

5. Công cụ quản lý dự án phần mềm

5.1 Biểu đồ Gantt

Đây là một công cụ được áp dụng nhiều trong việc quản lý dự án với lịch trình cụ thể. Sơ đồ Gantt này ra đời năm 1917 bởi Henry Gantt. Công cụ này sẽ hỗ trợ người quản lý kiểm soát hợp lý các hoạt động và thời gian thực hiện trong dự án. Biểu đồ bao gồm các thanh ngang thể hiện thời gian lên lịch và hoạt động của một dự án. Dựa vào biểu đồ này, người quản lý sẽ kiểm soát được lịch trình của các công việc cũng như các mốc thời gian của dự án.

Hiện nay, biểu đồ Gantt không chỉ được sử dụng phổ biến trong công việc quản lý dự án mà còn trong quản lý hoạt động các doanh nghiệp. Viindoo là đơn vị tiên phong trong việc tích hợp Gantt vào trong phần mềm quản lý lịch trình công việc. Nếu bạn đang có ý định, mong muốn áp dụng biểu đồ GANTT vào việc quản trị của mình thì đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với Viindoo, hoặc tham khảo một số ví dụ sơ đồ Gantt trong phần mềm Viindoo nhé.

5.2 Sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT là một dạng sơ đồ mạng nhện đang được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án. Biểu đồ này diễn tả tất cả hoạt động của dự án theo cách liên tiếp hay song song. Các sự kiện này biểu diễn dưới dạng sơ đồ thể hiện mối liên hệ lẫn nhau. Các sự kiện chính trong dự án được thực hiện một cách liên tiếp/song song trong biểu đồ, sự kiện sau sẽ phụ thuộc vào hoạt động phía trước trong sơ đồ. Mỗi sự kiện xảy ra đều được đánh số và nối với nhau bởi mũi tên để mô tả trình tự xảy ra.

6. Cách quản trị dự án phần mềm thành công, hiệu quả

Với hơn 10 năm kinh nghiệm nghiên cứu, phát triển giải pháp quản trị cho doanh nghiệp, sau đây là một số phương pháp để quản trị dự án phần mềm mà Viindoo đã áp dụng thành công

• Loại bỏ những công việc không cần thiết để tập trung nguồn lực vào sản phẩm.
• Bám sát kế hoạch dự án đã được đề ra.
• Tạo động lực cho nhân viên trong dự án.
• Ủy quyền cho nhân viên để gia tăng năng suất làm việc.
• Xây dựng mối liên hệ trong nhóm.
• Hạn chế sự thay đổi trong nhiệm vụ được giao.
• Chia nhỏ nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể.

Quản lý dự án phần mềm là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp sẽ cần kiến ​thức và kỹ năng để quản lý hiệu quả Phân bổ nguồn lực, dòng tiền hoặc kế hoạch thực hiện. Tuy nhiên, việc có được những kiến thức, kỹ năng như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian, chi phí và chi phí. Vì vậy, người quản trị có thể lựa chọn phần mềm quản lý thay thế để rút ngắn thời gian cũng như đẩy nhanh tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

Viindoo Project là một Công cụ quản lý dự án phần mềm trong Giải pháp quản trị do đội ngũ Viindoo phát triển. Đây là phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát các công việc, lập kế hoạch công việc, dự án và theo dõi tiến độ hiệu quả hơn. Từ đó, các doanh nghiệp có thể quản lý công việc một cách "nhẹ nhàng" hơn. Hiện nay, Công cụ quản lý dự án phần mềm Viindoo Project đã được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng lựa chọn để cùng đồng hành trong việc quản trị dự án.

Trong bài viết trên,​ Viindoo đã tổng hợp đến bạn những thông tin chi tiết về quản lý dự án phần mềm. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả hơn. Hãy theo dõi trang web của chúng tôi để tìm hiểu thêm các kiến thức quản lý hiệu quả.

>>>> Đọc Thêm Về:

• Quản lý dự án Agile bằng công nghệ số hiệu quả
• Chứng chỉ PMP là gì? Thông tin chi tiết về kỳ thi PMP