Quy trình quản lý kho theo ISO chi tiết nhất

ISO là gì??

ISO viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế - một tổ chức độc lập, phi chính phủ, có trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ. Hiện nay, có hơn 164 quốc gia trên toàn thế giới là thành viên chuẩn của ISO.

Tổ chức tập trung vào phát triển hai lĩnh vực chính là thương mại và sản xuất. Các thành viên của tổ chức chia sẻ kiến thức và phát triển kiến thức chung này thành các tiêu chuẩn quốc tế. Điều này sau đó trở thành một giải pháp tích hợp quốc tế cho các quốc gia. 

ISO là viết tắt của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa

Khi đã phát triển, các tiêu chuẩn ISO sẽ được chuẩn hóa quốc tế và áp dụng ở hầu hết các quốc gia. Các sản phẩm được sản xuất phải đáp ứng tất cả các yêu cầu về chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Điều này cho phép mọi tổ chức áp dụng tiêu chuẩn để cải thiện chất lượng và phát triển bền vững.

Doanh nghiệp cảm thấy an tâm hơn khi sử dụng các sản phẩm tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn ISO. Đến nay, ISO đã ban hành hơn 22.919 tiêu chuẩn ISO và tài liệu liên quan trên nhiều lĩnh vực công nghiệp, từ nông nghiệp đến sản xuất công nghiệp, dịch vụ y tế và thực phẩm. Nói chung, quá trình quản lý hàng tồn kho theo tiêu chuẩn ISO đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh.

>>>> Đọc thêm: Phần mềm quản trị kho hàng

Phân loại các quy trình quản lý hàng tồn kho theo tiêu chuẩn ISO 9001

Quá trình quản lý hàng tồn kho áp dụng các tiêu chuẩn ISO rất chi tiết với nhiều loại khác nhau. Nếu quá trình không tuân thủ đúng mực, doanh nghiệp sẽ không đạt được kết quả tốt nhất. Do đó, các phân loại sau sẽ giúp doanh nghiệp chọn phương pháp phù hợp với điều kiện kinh doanh. Có hai tiêu chí cho quá trình này:

Qua các giai đoạn của quá trình sản xuất

Quá trình sản xuất diễn ra qua nhiều giai đoạn khác nhau. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần xây dựng các loại kho hàng cho tất cả các giai đoạn. Dựa trên đặc điểm này, có các loại quy trình quản lý hàng tồn theo tiêu chuẩn ISO, bao gồm:

• Quy trình quản lý nguyên liệu: Quản lý nguyên liệu là bước chính trong quá trình sản xuất. Nguyên liệu có những đặc tính đặc biệt và yêu cầu bảo quản. Điều này đòi hỏi các điều kiện khác nhau cho việc sắp xếp và lưu trữ theo các tiêu chí khác nhau.
• Quy trình quản lý nguyên liệu: Quản lý nguyên liệu là bước chính trong quá trình sản xuất. Nguyên liệu có những đặc tính đặc biệt và yêu cầu bảo quản khác nhau. Điều này đòi hỏi các điều kiện khác nhau cho việc sắp xếp và lưu trữ theo các tiêu chí khác nhau.
• Quy trình quản lý hàng hoá thành phẩm: Sản phẩm đã được sản xuất sẽ tiếp tục được chuyển đến kho hàng cho hàng hoá thành phẩm. Đây là nơi mà sản phẩm "tạm thời lưu trú" trước khi được giao cho khách hàng.
• Quy trình quản lý bảo dưỡng, sửa chữa và đại tu: Kho hàng ở giai đoạn này là vị trí cuối cùng. Hơn nữa, quy trình này đóng vai trò quan trọng trong chuỗi quản lý hàng tồn kho. Áp dụng các tiêu chuẩn ISO về quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp trong việc Kiểm kê hàng tồn kho để đảm bảo sản xuất và phân phối liên tục.
  

>>>> Đọc thêm: Quản lý kho dropshipping:  Hướng dẫn cơ bản

Theo loại hình kinh doanh

Quy trình quản lý hàng tồn kho theo tiêu chuẩn ISO tuân theo nguyên tắc chung nhất. Trong thực tế, quy trình này có thể không phù hợp với một số doanh nghiệp cụ thể. Do đó, việc phân loại và áp dụng linh hoạt là cần thiết cho các loại hình kinh doanh khác nhau với các đặc điểm khác nhau. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp tối đa hóa năng lực và hiệu quả.  

Áp dụng linh hoạt quy trình quản lý hàng tồn kho theo tiêu chuẩn ISO là cần thiết

>>>> Đọc thêm: Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho: Lợi ích và cách áp dụng 

Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001

Dưới đây là quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO cơ bản dành cho các đơn vị sản xuất.

Quá trình nhập khẩu hàng hóa và nguyên liệu

Theo tiêu chuẩn ISO 9001, việc lưu trữ hàng hóa là bước quản lý quan trọng và quen thuộc nhất trong quản lý hàng hóa và nguyên liệu. Cơ bản, quản lý quá trình lưu trữ hàng hóa sẽ bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Ký duyệt và thông báo kế hoạch nhập khẩu nguyên liệu với các quản lý

Quá trình sẽ diễn ra khi có nhu cầu về nguyên liệu. Lúc này, bộ phận chiến lược hoặc kế toán sẽ đặt mua hàng hóa/nguyên liệu thêm. Sau đó, họ sẽ nộp lên lãnh đạo để duyệt và thông báo cho các bộ phận liên quan. Quản lý sẽ tiếp tục theo dõi, giao hàng và đảm bảo thời gian và quy trình phù hợp.

• Bước 2: Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa và so sánh chúng với điều kiện thực tế

Khi nhận thông báo về biên nhận kho, người quản lý phải tiến hành so sánh với số lượng thực tế. Bước này nhằm xác định tình trạng cạn kiệt hoặc thiếu hụt bất kỳ sản phẩm nào. Sản phẩm còn lại trong kho sẽ được ưu tiên sử dụng để sản xuất để tránh lãng phí.

Người quản lý kho sẽ đóng dấu và thêm thông tin vào hệ thống khi nhận được số lượng hàng hóa chính xác vào kho. Đây là bước cơ bản để quy trình theo dõi diễn ra một cách trơn tru. Khi có vấn đề với hàng tồn kho, nhân viên cần lập bản ghi kèm xác nhận của người phát hiện để nộp cho cấp trên.

• Bước 3: Chuẩn bị biên nhận kho và hoàn tất các thủ tục liên quan

Các sản phẩm nhập kho phải đáp ứng các yêu cầu và có đầy đủ tất cả các tài liệu liên quan cần thiết. Sau đó, người quản lý kho có thể tạo biên nhận kho và gửi cho kế toán kiểm tra và kế toán. 

Quy trình quản lý kho vật liệu theo tiêu chuẩn ISO

>>>> Xem Thêm: Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Quy trình quản lý xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hóa bao gồm 4 nhóm dựa trên 4 mục đích khác nhau. Những mục đích này bao gồm bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc giao hàng đến một địa điểm khác. Nói chung, quy trình quản lý hoạt động tương tự với 4 bước:

• Bước 1: Nhận yêu cầu xuất khẩu từ các phòng ban

Thường thì yêu cầu này đến từ phòng kinh doanh hoặc phòng quản lý chiến lược. Dựa trên yêu cầu cụ thể, người quản lý kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện xác thực.

• Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho hiện tại

Quản lý kho cần xem xét tất cả dữ liệu của các mặt hàng tương ứng với yêu cầu. Điều này giúp xác minh tình trạng thực tế của mặt hàng. Do đó, bộ phận kho có thể đảm bảo mức độ thích nghi với yêu cầu xuất khẩu của hàng hóa.

• Bước 3: Tạo phiếu giao nhận kho và hóa đơn kinh doanh theo quy định

Khi hàng hóa đáp ứng yêu cầu, người quản lý kho cần tạo phiếu giao nhận kèm theo hóa đơn kinh doanh. Tài liệu sẽ được in thành nhiều bản cho tất cả các phòng ban liên quan. Đối với các đơn vị nhỏ và trung bình, thường chỉ cần 2 bản sao.

• Bước 4: Xuất hàng và cập nhật thông tin mới nhất

Theo tiêu chuẩn ISO về quy trình quản lý hàng tồn kho, số lượng xuất khẩu phải giống với số lượng trong các tài liệu đã chuẩn bị. Nhân viên kho sẽ tiếp theo cập nhật dữ liệu xuất khẩu vào hệ thống. Điều này giúp các phòng ban liên quan theo dõi tình trạng mới của mã sản phẩm để xây dựng chiến lược sản xuất phù hợp hơn. 

Quy trình quản lý kho hàng tuân thủ các tiêu chuẩn ISO

Lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO 9001

Mặc dù ISO là một tiêu chuẩn quốc tế, vẫn có rất nhiều doanh nghiệp chọn bỏ qua quy trình quản lý hàng tồn kho theo ISO 9001. Trong thực tế, nếu thiếu quy trình này, hệ thống kho hàng sẽ không được kiểm soát chặt chẽ và rủi ro có thể xảy ra dễ dàng. Quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp thực sự mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp.

• Việc áp dụng ISO giúp quá trình vận hành kho hàng diễn ra một cách suôn sẻ và kỹ lưỡng.
• Quá trình quản lý hàng tồn theo tiêu chuẩn ISO 9001 giúp theo dõi tình trạng hàng tồn kho dễ dàng hơn.
• Doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung vào những vấn đề quan trọng khác.
• Trách nhiệm và chuyên nghiệp của nhân viên được đẩy mạnh.
• Tiêu chuẩn hỗ trợ việc rút ngắn thời gian vận hành.
• Các doanh nghiệp có thể có được sự tin tưởng của khách hàng và đối tác.

Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO Trên đây là tất cả thông tin về quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001. Quy trình này thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp với hoạt động kho. Từ đó, các hoạt động của doanh nghiệp có thể diễn ra một cách trơn tru, đơn giản và hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp quản lý kho như Viindoo Inventory để nâng cao hiệu quả quản lý kho và chuỗi cung ứng.

>>>> Đọc thêm: 

• Quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả cho doanh nghiệp
  
• Quản lý kho sản xuất là gì? Tầm quan trọng và giải pháp tối ưu