Chào bạn,

Để kiểm soát việc mua hàng vượt ngân sách hoặc vượt định mức đã được phê duyệt trong quy trình cung ứng, bên mình thường triển khai theo 2 lớp: 

• kiểm soát theo ngân sách (cảnh báo + báo cáo) 
• chặn vượt bằng phê duyệt bổ sung trước khi cho Xác nhận đơn mua.​

1. Thiết lập ngân sách theo phòng ban/dự án (ngân sách là “trần” kiểm soát)

• Cài và cấu hình ứng dụng Quản lý Ngân sách, lập ngân sách theo “Kiểu ngân sách” hoặc theo “Tài khoản kế toán quản trị” (phòng ban/dự án/cost center).
• Ngân sách này sẽ là cơ sở để đối chiếu các phát sinh mua hàng theo kỳ.

2. Gắn ngân sách vào mua hàng để hệ thống tự cảnh báo khi vượt

• Khi tạo Yêu cầu báo giá/Đơn mua, gán “phân bổ kế toán quản trị” cho dòng mua (đúng dự án/phòng ban). Khi đó hệ thống sẽ hiện nút Budget để truy cập báo cáo ngân sách liên quan, và dòng mua vượt ngân sách sẽ được cảnh báo (tô nổi bật) để người dùng nhận biết ngay.

3. Chặn vượt ngân sách/vượt định mức bằng OmniApproval trước khi Xác nhận

• Thiết lập OmniApproval và luồng “Procurement Approvals” để mọi đề nghị mua/đơn mua phải qua phê duyệt theo hạn mức, nhóm hàng, hoặc tình trạng vượt ngân sách; chỉ khi được duyệt mới cho phép Xác nhận và đi tiếp quy trình.
• Cách này giúp bạn kiểm soát “vượt” theo đúng chính sách: vượt ngân sách thì tự động đẩy lên cấp cao hơn (kế toán trưởng/CFO/BGĐ), vượt định mức thì yêu cầu giải trình hoặc duyệt ngoại lệ.

4. Theo dõi và audit minh bạch (ai duyệt, duyệt lúc nào, vì sao vượt)

• Với OmniApproval, bạn theo dõi được trạng thái đang chờ ai duyệt, lịch sử duyệt/từ chối, ghi chú và các chứng từ liên quan (đề nghị mua, đơn mua, hóa đơn…) trên cùng một luồng.

Nếu bạn muốn, bạn cho mình biết “định mức” ở đây là theo số lượng, theo giá trị, hay theo danh mục hàng (và theo phòng ban/dự án nào), mình sẽ gợi ý mẫu rule phê duyệt + cấu trúc ngân sách để triển khai gọn mà vẫn dễ mở rộng.

Bạn có thể trải nghiệm demo tại đây: Link demo ( Tài khoản: ceo | Mật khẩu: ceo )