Thời gian gần đây, ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp. Vậy ERP là gì? Vì sao hệ thống ERP lại thu hút sự chú ý đặc biệt đến như vậy? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu về hệ thống quản lý ERP và những sức mạnh vượt trội của nó.
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một giải pháp quản lý toàn diện, tích hợp các phần mềm và quy trình để quản lý các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, sản xuất, kho vận,... Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn tổng thể và giúp tối ưu hóa các nguồn lực và quy trình kinh doanh.
Sử dụng ERP cho doanh nghiệp giúp tăng tính minh bạch, nâng cao hiệu suất làm việc
Lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình.
- Quản lý dữ liệu tập trung, thống nhất: Khi triển khai ERP, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được tổ chức và quản lý một cách toàn diện và thống nhất. Việc quản lý cơ sở dữ liệu tập trung giúp nhân viên có khả năng truy cập các báo cáo nhanh chóng, giảm thiểu việc giải quyết vấn đề chậm trễ khi tổng hợp thông tin, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp.
- Chuẩn hóa thông tin, hạn chế tối đa các sai sót khi nhập dữ liệu: Với ERP, dữ liệu chỉ cần nhập 1 lần duy nhất, các thông tin sẽ tự động lưu trữ đồng bộ giữa các phòng ban, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu.
- Thu thập số liệu nhanh chóng, tăng tốc dòng công việc: So với việc thực hiện các quy trình bằng cách thủ công, các chứng từ phải được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, thì việc áp dụng giải pháp ERP giúp tăng cường tốc độ làm việc. Hơn nữa, ERP giải quyết vấn đề "điểm nghẽn" trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát hoạt động dễ dàng, quản lý doanh nghiệp hiệu quả: ERP có tính năng "tìm vết" (Audit Track) giúp quản lý kiểm tra hoạt động của nhân viên trên hệ thống. Nhờ đó, các nhà quản lý nhanh chóng xác định những giao dịch cần kiểm tra và theo dõi toàn bộ quá trình, thực hiện kiểm soát nội bộ một cách dễ dàng.
Phần mềm quản trị ERP cung cấp nhiều chức năng giải quyết vấn đề trong doanh nghiệp
Hệ thống ERP được chia làm 3 loại, bao gồm: Cloud ERP (ERP điện toán đám mây), On-premise ERP (ERP tại chỗ) và Hybrid ERP (ERP kết hợp). Dưới đây là bảng so sánh giữa các loại ERP:
Tiêu chí | Cloud ERP (ERP điện toán đám mây) | On-premise ERP (ERP tại chỗ) | Hybrid ERP (ERP kết hợp) |
Cơ sở hạ tầng | Máy chủ và phần mềm được lưu trữ trên đám mây | Máy chủ và phần mềm được cài đặt tại doanh nghiệp | Kết hợp cả máy chủ đám mây và tại chỗ |
Chi phí đầu tư ban đầu | Thấp (trả phí theo mô hình thuê bao) | Cao (yêu cầu đầu tư phần cứng và phần mềm) | Trung bình (kết hợp giữa chi phí thuê bao và đầu tư cơ sở hạ tầng nội bộ) |
Chi phí vận hành và bảo trì | Thấp (nhà cung cấp quản lý và bảo trì) | Cao (doanh nghiệp tự quản lý và bảo trì) | Trung bình (phụ thuộc vào phần hệ thống triển khai trên đám mây hoặc tại chỗ) |
Khả năng tùy chỉnh | Hạn chế (nhà cung cấp quy định các tùy chỉnh) | Cao (toàn quyền tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp) | Trung bình (tùy chỉnh dễ dàng trên hệ thống tại chỗ, hạn chế trên đám mây) |
Khả năng truy cập | Truy cập từ bất kỳ đâu có internet | Chỉ truy cập từ trong mạng nội bộ hoặc thông qua VPN | Truy cập từ cả internet và mạng nội bộ |
Phù hợp với doanh nghiệp | Doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu | Doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu bảo mật cao, khả năng tùy chỉnh phức tạp | Doanh nghiệp có nhu cầu đa dạng và muốn kết hợp các ưu điểm của cả hai mô hình |
Các phân hệ trong ERP
Hệ thống quản lý ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ đảm nhiệm một chức năng cụ thể trong quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là các phân hệ chính trong ERP:
Quản lý tài chính
Phân hệ quản lý tài chính giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính một cách hiệu quả. Nó bao gồm việc lập báo cáo tài chính, kiểm soát ngân sách và phân tích hiệu suất tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tài chính chính xác và kịp thời.
Quản lý nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin nhân viên, quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Nó cũng giúp theo dõi đánh giá hiệu suất và chế độ đãi ngộ, từ đó nâng cao sự hài lòng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Quản lý sản xuất
ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động sản xuất hiệu quả, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát sản xuất, quản lý kho và quản lý thiết bị. Từ việc lên kế hoạch, quản lý đơn hàng, nguyên vật liệu đến theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng và quản lý hàng tồn kho, ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí.
Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau
Quản lý bán hàng
Phân hệ quản lý bán hàng theo dõi đơn hàng, quản lý thông tin khách hàng và lập báo cáo doanh thu. Nó giúp doanh nghiệp phân tích thị trường và nhu cầu khách hàng, từ đó xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.
Quản lý quan hệ khách hàng CRM
CRM giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, từ khâu tiếp thị, bán hàng, đến dịch vụ sau bán hàng. Phân hệ này cung cấp các công cụ để xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, tăng cường sự hài lòng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Quản lý chuỗi cung ứng
Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua sắm, cung ứng và vận chuyển hàng hóa. Nó đảm bảo rằng nguyên liệu và sản phẩm được cung cấp đúng thời gian và địa điểm, từ đó tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng.
Mỗi phân hệ trong ERP đảm nhiệm một chức năng cụ thể trong quản lý doanh nghiệp
Làm thế nào để chọn được hệ thống quản lý ERP phù hợp?
Chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của tổ chức. Dưới đây là các yếu tố cần cân nhắc khi chọn ERP:
- Nhu cầu doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu. Cần phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại, xác định những điểm yếu và tìm hiểu các chức năng cụ thể mà hệ thống ERP cần có để đáp ứng nhu cầu.
- Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP nên có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Doanh nghiệp cần xem xét liệu hệ thống có thể dễ dàng thêm các phân hệ mới hoặc mở rộng quy mô mà không gặp khó khăn.
- Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Hệ thống ERP cần linh hoạt để có thể tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng tùy chỉnh của phần mềm để đảm bảo rằng nó có thể điều chỉnh theo quy trình và yêu cầu kinh doanh riêng.
- Chi phí: Chi phí không chỉ bao gồm chi phí đầu tư ban đầu mà còn cả chi phí bảo trì, nâng cấp và đào tạo nhân viên. Doanh nghiệp nên đánh giá xem liệu hệ thống có mang lại giá trị tương xứng với chi phí hay không.
- Bảo mật và tuân thủ: Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng trong việc chọn hệ thống ERP. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hệ thống có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo vệ dữ liệu.
- Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng: Đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp là cần thiết. Doanh nghiệp nên tìm hiểu về dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo và bảo trì để đảm bảo rằng họ có thể nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
- Tích hợp với hệ thống hiện tại: Hệ thống ERP cần có khả năng tích hợp tốt với các phần mềm và hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. Việc tích hợp dễ dàng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
>>> Tìm hiểu thêm: Top các nhà cung cấp ERP uy tín
Chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp là một quyết định quan trọng
Các tính năng quan trọng của hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP mang đến một loạt các tính năng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số tính năng nổi bật:
- Tích hợp dữ liệu: ERP tập trung tất cả dữ liệu của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, giúp loại bỏ sự trùng lặp và không nhất quán.
- Tự động hóa quy trình: Các quy trình được tối ưu hóa, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn.
- Phân tích dữ liệu: ERP cung cấp các báo cáo chi tiết về các hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và đưa ra quyết định chính xác.
- Quản lý nguồn lực: Quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý dự án,...
- Khả năng tùy biến: ERP có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
ERP cần tập trung tất cả dữ liệu của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất
Chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu?
Chi phí triển khai hệ thống ERP là một câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi muốn nâng cấp quy trình quản lý của mình. Tuy nhiên, không có một con số cụ thể nào cho câu trả lời này bởi chi phí sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Dưới đây là các thành phần chi phí chính mà doanh nghiệp cần cân nhắc:
- Chi phí phần mềm: Bao gồm giấy phép sử dụng tính phí một lần hoặc phí định kỳ cho việc sử dụng phần mềm ERP và chi phí để tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Chi phí phần cứng: Nếu hệ thống ERP được triển khai trên máy chủ nội bộ, doanh nghiệp cần tính toán chi phí mua sắm và bảo trì phần cứng.
- Chi phí triển khai: Bao gồm dịch vụ tư vấn, cài đặt và cấu hình để phù hợp với quy trình kinh doanh.
- Chi phí đào tạo: Chi phí đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống ERP hiệu quả.
- Chi phí bảo trì và hỗ trợ: Chi phí cho dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì hệ thống sau khi triển khai ERP.
- Chi phí nâng cấp: Chi phí cho việc nâng cấp phần mềm ERP khi có phiên bản mới hoặc khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Có nhiều thành phần chi phí khi áp dụng hệ thống ERP
Do đó có thể ước tính tổng chi phí triển khai hệ thống quản lý ERP cho từng loại doanh nghiệp như sau:
- Doanh nghiệp nhỏ: Chi phí triển khai có thể từ vài ngàn đến vài chục ngàn USD.
- Doanh nghiệp vừa: Chi phí có thể dao động từ 50,000 đến 250,000 USD.
- Doanh nghiệp lớn: Chi phí triển khai có thể lên đến hàng triệu USD tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của hệ thống.
Viindoo - Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp của bạn
Viindoo là một giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tích hợp nhiều module trong cùng một hệ thống, giúp quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của doanh nghiệp từ bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, tài chính, nhân sự,... trên một nền tảng thống nhất. Với Viindoo, mọi dữ liệu đều được kết nối và chia sẻ, giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
Viindoo giúp tích hợp nhiều module trong một hệ thống ERP
Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh với Viindoo
- Tăng hiệu quả hoạt động: Vindoo giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu lỗi thủ công, tối ưu hóa luồng công việc, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
- Cải thiện quản lý thông tin: Vindoo cung cấp một hệ thống quản lý thông tin tập trung, giúp doanh nghiệp truy cập và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng, chính xác và hiệu quả.
- Nâng cao khả năng ra quyết định: Vindoo cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
- Giảm chi phí: Vindoo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất lao động.
- Tăng doanh thu: Vindoo giúp doanh nghiệp tăng doanh thu bằng cách cải thiện dịch vụ khách hàng, nâng cao hiệu quả tiếp thị, tối ưu hóa quản lý bán hàng.
- Thích ứng với sự thay đổi: Vindoo là một giải pháp linh hoạt, có thể dễ dàng tùy chỉnh và nâng cấp để phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Khám phá Viindoo ERP
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP - Quản lý tất cả trong một dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đơn giản hóa quá trình vận hành, nâng cao hiệu quả và tăng năng suất cho doanh nghiệp của bạn.
Hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý thông tin, mà còn là công cụ mạnh mẽ cho sự phát triển và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Để lựa chọn hệ thống quản lý ERP phù hợp, doanh nghiệp cần hiểu sâu các quy trình hoạt động trong công ty. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý ERP hiệu quả, hãy liên hệ với Viindoo tại website viindoo.com hoặc liên hệ ngay hotline 02257309838.
>>>> Tiếp tục với:
