Quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra

Với sự phát triển của công nghệ thông tin như ngày nay, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã trở nên dễ dàng và hiệu quả rất nhiều hơn so với hình thức lưu trữ bằng giấy truyền thống. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn cần phải nắm rõ các yêu cầu và quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, Viindoo sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về các quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả.

Quy định cách lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần thiết yếu trong việc quản lý tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế. Việc lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tuân thủ pháp luật và tránh các hành vi vi phạm. Tìm hiểu chi tiết các quy định về cách lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử ngay dưới đây:

Trước khi lưu trữ hóa đơn điện tử

• Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần có đầy đủ cơ sở pháp lý như sau
• • Có sự đảm bảo đủ tin cậy và toàn vẹn thông tin chứa trong hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn được hiểu là thông tin trong hóa đơn điện tử còn đầy đủ và chưa bị thay đổi (trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử).
  • Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

• Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Cụ thể, các quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn,...

• Hình thức hóa đơn: Hóa đơn được lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc.
• Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Khi lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử: Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần phải tuân thủ theo các quy định sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử
• Các tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
• • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán
  • Hóa đơn điện tử được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu
• Hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì hóa đơn sẽ được phép tiêu hủy.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Khác với hóa đơn giấy chỉ có duy nhất 1 bản thể hiện là bản giấy, hóa đơn điện tử bao gồm 2 file luôn đi kèm là file PDF (Thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn, tương tự như bản giấy, giúp người dùng dễ dàng xem và in ấn) và file XML (Chứa dữ liệu gốc của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi). Người dùng cần lưu ý rằng, file XML có giá trị pháp lý còn file PDF chỉ mang tính chất tham khảo. Do đó, cá nhân hay doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận cả 2 file này để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định

Ngoài ra, phòng khi bị mất dữ liệu do sự cố máy tính, người dùng nên sao lưu cả 2 file XML và PDF vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, ổ cứng di động hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.

Đối với hóa đơn điện tử đầu vào

Dưới đây là chi tiết các bước lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào nhằm hỗ trợ người dùng quản lý lưu trữ một cách dễ dàng nhất

Bước 1: Tạo Email riêng biệt

• Thiết lập một email riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử
• Thông báo email này cho tất cả nhà cung cấp để họ gửi hóa đơn đến đúng địa chỉ
• Cài đặt chuyển tiếp email này đến email của cấp quản lý để theo dõi

Bước 2: Tạo thư mục Google Drive

• Tạo thư mục Google Drive riêng cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử tương ứng với email lưu trữ
  

Bước 3: Tải xuống và lưu trữ hóa đơn​

• Khi nhận được email có hóa đơn, kế toán tải xuống và lưu trữ file hóa đơn vào thư mục đã tạo trên máy tính
• Đổi tên file theo quy tắc thống nhất bao gồm mã số thuế, tên nhà cung cấp, số hóa đơn để dễ dàng tra cứu

Bước 4: Kiểm tra và cập nhật thông tin​

• Mở hóa đơn để kiểm tra sơ bộ thông tin
• Cập nhật thông tin cần thiết như mã số thuế nhà cung cấp, mã tra cứu hóa đơn vào file Excel.
• Chèn link trong file hóa đơn tương ứng để thuận tiện cho việc tra cứu sau này

Bước 5: Đồng bộ hóa dữ liệu

• Đồng bộ các thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive để sao lưu và lưu trữ an toàn
  

Đối với hóa đơn điện tử đầu ra

Thực hiện lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu ra hiệu quả với các bước sau đây:

Bước 1: Lưu trữ hóa đơn và cập nhật thông tin

• Tạo thư mục trên máy tính để lưu trữ hóa đơn điện tử
• Tải xuống hóa đơn từ email và lưu trữ vào thư mục đã tạo
• Cập nhật thông tin quan trọng từ hóa đơn điện tử vào file Excel như: Tên khách hàng, Mã số thuế, Số tiền trước/sau VAT và Mã tra cứu hóa đơn

Bước 2: Đồng bộ hóa dữ liệu:

• Sao lưu file Excel chứa thông tin hóa đơn điện tử lên Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu
• Đồng bộ hóa thư mục lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính với Google Drive để có thể truy cập và quản lý dữ liệu mọi lúc mọi nơi

Lưu trữ hóa đơn điện tử với phần mềm Viindoo Invoicing

Phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử với phần mềm Vindoo Invoicing mang đến nhiều lợi ích nổi bật, giúp người dùng có thể tối ưu hóa hiệu quả trong quản lý và lưu trữ hóa đơn.

• Phần mềm Viindoo Invoicing tự động hóa toàn diện cho việc quản lý hóa đơn, giúp người dùng giảm đến 80% thời gian hoàn thành công việc so với phương pháp thủ công. 
• Thay vì lưu trữ hóa đơn rải rác trên nhiều thiết bị và phần mềm khác nhau, hệ thống cho phép lưu trữ và đồng bộ hóa tất cả hóa đơn trên một nền tảng duy nhất

• Tối ưu hóa công việc kế toán với phần mềm quản lý hóa đơn. Tự động ghi nhận, lọc và tìm kiếm thông minh giúp người dùng kiểm soát hóa đơn chặt chẽ, hạn chế sai sót.
• Quản lý tiến trình xuất hóa đơn

• • Chỉ với một cú nhấp chuột, hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng sẽ được tự động tạo từ đơn hàng tương ứng. Có thể hạn chế những sai sót do nhập liệu thủ công và đảm bảo tính chính xác của thông tin hóa đơn
  • Hệ thống cung cấp công cụ lọc, tìm kiếm thông minh giúp người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm hóa đơn cụ thể dựa trên tên khách hàng, mã số thuế, số hóa đơn,..
  • Cho phép thiết lập quy tắc tự động thông báo cho các cá nhân/khách hàng liên quan, khách hàng khi hóa đơn được ghi nhận. 
  • Theo dõi tăng giảm doanh thu ghi nhận trên hóa đơn, là cơ sở giúp người Quản lý tính toán, dự đoán xu hướng của những tuần, tháng tiếp theo.

Hy vọng bài viết này của Viindoo đã cung cấp cho độc giả những thông tin hữu ích về quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về lưu trữ hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ pháp luật.